设施其他操作
来自WebOffice
设施类别
“设施类别”帮助用户有效的管理各个设施的类别,也可协助用户方便快捷地输入设施资料。
新增设施类别
- 从《WebOffice》右上方选“设定”
- 点选“速查表”,系统打开“设定”画面
- 从“设定”画面左方顺次选“设施”、“设施”、“类别”
- 按右方的“新增”()
- 输入“类别”项目名称
- 在“排序”设定好要显示的位置
- 选择是否需要“显示”
- 最后按“储存”()
提示:
- 若“排序”数值相同,显示时会按项目名称笔划来排列。
- 个别项目内容可能需要设定其他资料,请按画面指示操作。
- 系统预设显示所有设定的项目,若要隐藏个别项目,请取消勾选“显示”。
- 按“取消”()可取消刚输入的资料,不作储存。
修改设施类别
提示:
删除设施类别
提示:
- 记录一旦删除,不能复原。
预约设定
“预约设定”可帮助用户输入资料时更快速及准确。系统提供了四项预约设定:“部门”、“类别”、“组别”及“活动”。各个项目设定方式下述。
预约部门
新增预约部门
- 从《WebOffice》右上方选“设定”
- 点选“速查表”,系统打开“设定”画面
- 从“设定”画面左方顺次选“设施”、“预约”、“部门”
- 按右方的“新增”()
- 在栏位“资料内容”输入部门名称
- 最后按“储存”()
提示:
- 按“取消”可取消刚输入的资料,不作储存。
- 若不需要限制个别用户组别使用这部门,“用户组别”不需要设定。有关“用户组别”的设定,请参阅“用户组别资料”。
- 若不需要指定用户使用这部门,“设施用户”不需要设定。否则,请按以下步骤执行:
- “过滤条件”暂不适用。
修改预约部门
删除预约部门
提示:
- 记录一旦删除,不能复原。
预约类别
新增预别类别
- 从《WebOffice》右上方选“设定”
- 点选“速查表”,系统打开“设定”画面
- 从“设定”画面左方顺次选“设施”、“预约”、“类别”
- 按右方的“新增”()
- 在栏位“资料内容”输入类别名称
- 最后按“储存”()
提示:
- 按“取消”可取消刚输入的资料,不作储存。
- 若不需要限制个别用户组别使用这预约类别,“用户组别”不需要设定。有关“用户组别”的设定,请参阅“用户组别资料”。
- 若不需要指定用户使用这预约类别,“设施用户”不需要设定。否则,请按以下步骤执行:
- “过滤条件”暂不适用。
修改预约类别
删除预约类别
提示:
- 记录一旦删除,不能复原。
预约组别
新增预别组别
- 从《WebOffice》右上方选“设定”
- 点选“速查表”,系统打开“设定”画面
- 从“设定”画面左方顺次选“设施”、“预约”、“组别”
- 按右方的“新增”()
- 在栏位“资料内容”输入组别名称
- 最后按“储存”()
提示:
- 按“取消”可取消刚输入的资料,不作储存。
- 若不需要限制个别用户组别使用这预约组别,“用户组别”不需要设定。有关“用户组别”的设定,请参阅“用户组别资料”。
- 若不需要指定用户使用这预约组别,“设施用户”不需要设定。否则,请按以下步骤执行:
- “过滤条件”暂不适用。
修改预约组别
删除预约组别
提示:
- 记录一旦删除,不能复原。
预约活动
新增预别活动
- 从《WebOffice》右上方选“设定”
- 点选“速查表”,系统打开“设定”画面
- 从“设定”画面左方顺次选“设施”、“预约”、“活动”
- 按右方的“新增”()
- 在栏位“资料内容”输入活动名称
- 最后按“储存”()
提示:
- 按“取消”可取消刚输入的资料,不作储存。
- 若不需要限制个别用户组别使用这预约活动,“用户组别”不需要设定。有关“用户组别”的设定,请参阅“用户组别资料”。
- 若不需要指定用户使用这预约活动,“设施用户”不需要设定。否则,请按以下步骤执行:
- “过滤条件”暂不适用。
修改预约活动
删除预约活动
提示:
- 记录一旦删除,不能复原。
暂停开放规则
“暂停开放规则”让用户设定好某些日子或时间不对外开放,例如公众假期,一经设定,该设施便在指定的时间不容许预约使用,方便管理。
新增暂停开放规则
- 从《WebOffice》右上方选“设施”
- 从左方的功能区选“设施”标签
- 点选左下方“暂停开放规则”
- 按右上方的“新增暂停开放规则”( )
- 从“地点”、“地区”、“设施”选择设备项目
- 选择开始及结束“日期”
- 选择开始及结束“时间”
- 可从“星期”指定一个周日
- 输入暂停开放“原因”
- 完成后按“”
提示:
- 若不指定“日期”,则表示任何日子。
- 间时以半小时为一单位,最短设定时间为半小时。若不指定“时间”,则表示任何时间。
- 按“日期”右方的“取消”()可取消指定的“日期”。
- 按“时间”右方的“取消”()可取消指定的“时间”。
修改暂停开放规则
日历显示模式
《设施》系统提供了不同的日历显示模式,方便用户以不同形式的介面浏漤各项设施的预约状况。系统提供了“日”、“周”、“月”及“时间表”四种颢示模式。各模式功能及操作方式如下:
日
提示:
周
提示:
月
提示:
时间表
提示:
状态
所有/未到期/已到期/未归还/已归还/已取消/待定(等待确定)
提示:
查询已取消之预约
提示:
详解
显 示 意 义 * 设施由系统管理员预约,并会自动确认 R 预约的设施需要人手确认 <空格> 预约的设施已被确认
浏漤不同日子
“<< >>”
提示:
用户自行预约设施
除了系统管理员外,其他授权人士也可透过网页直接预约设施。
- 登入预约设施网址
- 按右上方的“登入”
- 输入“登记帐号”及“密码”,然后按“”
- 按日历右上方的“新增预约记录”( )
- 从“选择设施”清单分别选择“地点”、“分区”及“设施”
- 输入“使用者”姓名或按“”选择一个“使用者”
- 以格式“yyyy/mm/dd”输入日期,也可以按“”选择日期
- 选择开始及结束“时间”
- 选择一个“部门”
- 选择一个“活动类别”
- 选择一个“活动组别”
- 选择一个“活动名称”。若要个别输入“活动名称”,请先勾选“其他活动”,然后可以自定“活动名称”
- 输入“备注”资料
- 完成后按“”
提示:
- 预约设施网址请向系统管理员查询。
- 若忘记了“登记帐号”及“密码”,请与系统管理员联络。
- 所有的预约都需要待确认方可生效。
- 用户只能新增预约设施,不能更改或删除记录。
一次过替换不同设施的负责人
因人手调配或人事变迁,要更替不同设备的负责人是一件磨人的事,尤其是当一位负责人同时兼顾多项设施时,更加重了用户的担子。幸好《设施》系统提供了一个简便的方式让用户弹指之间就可完成这繁锁的操作。
提示:
- 更新的记录会即时生效。