小组资料

“小组”让用户设定不同的单位、聚会，也可以把会众资料加到“小组”内，方便进行聚会出席点名等操作。

设定小组资料

新增小组

直接新增小组

1. 从《WebOffice》右上方选“会众”
2. 从左方的功能区选“小组”标签
3. 按“小组名单”右上方的“新增小组”（）
4. 输入“小组编号”及“小组名称”
5. 选择“聚会日子”
6. 输入“聚会时间”资料
7. 输入或选择“聚会地点”
8. 输入开始“运作日期”或直接按“日历”（）选取日期
9. 输入或选择“所属部门”
10. 选择一个“登记出席”方式：“无须记录”、“公开聚会”或“小组聚会”
11. 选择“小组聚会类别”（）
12. 选择“小组类别”
13. 输入“简介”资料
14. 完成后按右下方的“储存”

提示：

• “生效”是指该小组是否已启用 (Active)。已“生效”的小组在“小组名单”内名称会以黑色文字显示；未“生效”的小组名称则会以灰色文字显示。
• 若不需要在体系图中显示各小组的职员架构，请取消剔选“在体系图中显示”。有关“体系图”的操作可参考这里。
• “小组名称”栏位必须输入的。
• “登记出席”提供有三项选择：

　－“无须记录”：不用登记出席

　－“公开聚会”：出席者以条码编号 (barcode) 来登记出席

　－“小组聚会”：出席者以固定组员形式来登记出席

“登记出席”一经设定为“公开聚会”或“小组聚会”就不能更改，否则需要删除该小组，再重新建立。

• 有关“小组聚会类别”之预设可参考“速查表”介绍。
• 若小组已完结可输入结束“运作日期”或直接按“日历”（）选取结束日期。
• “聚会日子”预设了“星期日”至“星期六”七个日子。
• 若小组在“登记出席”设定为“无须记录”，则不能加入任何组员。
• 若直接输入“聚会地点”及“小组类别”资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。
• 可按“取消”来取消所输入的资料。注：取消后的资料是不能复原 (Undo) 的。
• “层次”用以表示小组的等级层次，用户不用输入。
• 输入了“聚会地点”及“聚会时间”后，将来制作聚会点名时会自动显示这些资料。
• 有关栏位“聚会地点”及“小组类别”之预设可参考“速查表”介绍。
• 小组建立后会自动排列在架构图的下方，若要改变小组位置，可参阅“更改小组排列次序或从属关系”介绍或直接建立有从属关系的小组。
• “体系图”会显示各小组中的架构图表，方便用户以图表方式浏漤各小组资料，参“体系图”介绍。
• 架构图中最后部份为“<未定义>”代表没有加入任何小组的会众。有关加入会众的操作可参“在小组内增减会众资料”介绍。

建立从属关系的小组

1. 从《WebOffice》右上方选“会众”
2. 从左方的功能区选“小组”标签
3. 点选要建立从属关系的小组名称
4. 右按滑鼠键，从列表中选择“新增小组”
5. 其馀步骤与上文“直接新增小组”相同

提示：

• “小组”能以层叠式的架构 (Hierarchial Style) 来设定。例如要设定各主日学班级，而主日学班级是递属主日学部的，那么便先要设定主日学部，然后才可在主日学部名下设定各主日学班级。可先按“直接新增小组”步骤建立“主日学部”，然后再按本节介绍新增各主日学班别，如此类推。
• 用户也可以透过“更改小组排列次序或从属关系”功能来改变小组间的从属关系。

更改小组资料

1. 从左方的功能区选“小组”标签
2. 在列表上点选要更改的“小组”
3. 右按滑鼠键，然后选择“更改小组”
4. 更新所需资料
5. 最后按右下方的“完成”结束操作

提示：

• 在“名单”的小组名称上直接双按滑鼠左键 (Double-click)，可即时打开编辑画面，更改小组内容。

删除小组

1. 从左方的功能区选“小组”标签
2. 在列表上点选要删除的小组
3. 右按滑鼠键，然后选择“删除小组”，系统显示确认讯息
4. 按“确定”确认删除记录

提示：

• 删除“小组”时系统会自动把小组内的组员资料移除，但不会删除会众资料。

在小组内增减组员资料

加入组员资料

i. 逐一加入

1. 从左方的小组列表中点选要加入会众的小组名称
2. 右按滑鼠键，从列表中选择“更改小组”
3. 按下方组员列表的“新增组员”
4. 在“新增组员”对话匣输入中文或英文“姓名”或/及“电话”号码，然后按“寻找”
5. 从名单中点选要加入的会友资料，然后按“确定”
6. 重复以上步骤 3-5 加入其他会友资料
7. 加入所需组员后按右上方“”
8. 最后按右下方的“完成”结束操作

提示：

• 可直接双按 (Double-click) 滑鼠键来更改小组资料。
• 若小组设定为“限选小姐”，同一个会众不能加入另一组也是设定为“限选小姐”的组别。例如“执行委员会”及“长远发展小组”都定义为“限选小姐”，当会众张天佑加入了“执行委员会”后，他就不能加入“长远发展小组”成为组员。
• 用户也可以在“更改”小组资料时使用上述方法加增会友资料到“小组”内。

ii. 加入“会众”成为组员

1. 按“查询会众资料”介绍列出所需会众资料
2. 在会友列表中勾选要加入“小组”的会友
3. 从右下方的（）选择“小组”
4. 从右下方列表中选择要加入的“小组”名称
5. 按右下方小组名称旁边的“＋”，系统显示确认讯息
6. 最后按“确定”确认加增记录到选定的“小组”

iii.直接从其他名单、小组或以条码汇入资料

1. 从左方的小组列表中点选要加入会众的小组名称
2. 右按滑鼠键，从列表中选择“更改小组”
3. 按萤幕下方的“汇入”
4. 从“资料来源”选择：“名单”、“条码”或“小组”

   甲、名单

   ．从名单列表中选取名单名称

   ．按“确定”汇入名单内资料

   

   乙、条码

   ．从“条码来源”选“记录号码”、“会友编号”或“来宾编号”

   ．以条码阅读器 (Barcode Reader) 读取条码

   ．完成后按“确定”

   

   丙、小组

   ．从小组名单列表中选取小组名称

   ．按“确定”汇入小组名单内资料

   

5. 画面显示名单人数及汇入人数量讯息，查看完毕按“确定”结束操作

提示：

• 可直接双按 (Double-click) 滑鼠键来更改小组资料。
• 汇入资料时若遇有重复的组员，系统会自动跳过该重复资料。
• 不能个别选择汇入的内容，执行汇入操作时会把整个名单、小组等资料汇入，若要筛选个别资料，请在汇入后整理有关记录。
• “私人”及“共用”的名单均可汇入小组内，有关“名单”操作请参考“名单制作”。

设定岗位

用户可为“小组”组员设定为不同的岗位，方便管理或协调小组运作。

1. 在小组组员名单内剔选要设定为岗位的组员
2. 按“设定岗位”
3. 选择“岗位”
4. 若岗位有管理权限，请勾选“管理”
5. 按“确定”，系统显示确认讯息
6. 按“确定”

提示：

• 设定同一岗位时可同时选取多于一位组员。
• 带有岗位的组员姓名右方会以方括号列示其岗位，如“张明娇 [文书]”、“周志钊 [组长]”等。
• 若设定的“岗位”为管理性岗位，会员名称及其岗位会以粗体字显示。会员必须要拥有“系统登入”权限，方可管理该小组。有关登入设定可参阅“系统登入”。
• 有关栏位“岗位”之预设可参考“速查表”介绍。
• “体系图”会显示有管理权限的组员相片。若多于一位管理员拥有管理权限，则体系图会显示姓名笔划最少的组员名称。有关“体系图”的操作请参“这里”。

删除组员资料

i. 更改“小组”资料时删除组员资料

1. 从左方的小组列表中点选要更改的“小组”
2. 右按滑鼠键，然后选择“更改小组”
3. 在小组名单中勾选要删除的会众名称
4. 按右下方的“删除组员”，系统显示确认讯息
5. 按“确定”确认删除记录

提示：

• 可直接双按 (Double-click) 滑鼠键来更改小组资料。
• 删除功能只把会众资料从“小组”中移除，并不会删除资料库中的会众记录资料。

ii. 从“会众”资料直接删除“小组”中的组员资料

1. 从左方的小组列表中点选小组名称
2. 在会友列表中剔选要删除的会友
3. 按右下方的“－”，系统显示确认讯息
4. 按“确定”确认从“小组”删除会友记录

提示：

• 删除功能只把会众资料从“小组”中移除，并不会删除资料库中的会众记录资料。

更改小组排列次序或从属关系

小组资料设定后，可按需要，移至不同的位置来改变排列次序或从属关系。

1. 在“小组”标签下按“整理”
2. 以滑鼠拖曳“小组名称”至合适位置
3. 完成后按“储存”

提示：

• 若没有按“储存”直接关闭视窗或按“取消”，所有设定不会保留。
• 右上方提供开合层次选择：“收合所有”、“第一层”、“第二层”、“第三层”或“展开所有”来快速的显示或隐藏各小组的体系图表。
• 小组内的成员会自动跟随小组一起移到新位置。
• 小组设定内的“小组部门”栏位与体系图没有关连，改变栏位并不会改变体系图之排列位置或从属关系，同样地，改变排列位置也不会自动更改“小组部门”栏位内容。
• 用户也可以透过“建立从属关系的小组”功能直接建立有从属关系的小组架构。

参见

会众／会员资料