预约设施
来自WebOffice
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新增预约
- 从《WebOffice》右上方选“设施”
- 从左方的功能区选“设施”标签
- 按日历右上方的“新增预约记录”( )
- 从“选择设施”清单分别选择“地点”、“分区”及“设施”
- 输入“使用者”姓名或按“”选择一个“使用者”
- 以格式“yyyy/mm/dd”输入日期,也可以按“”选择日期
- 选择开始及结束“时间”
- 选择一个“部门”
- 选择一个“活动类别”
- 选择一个“活动组别”
- 选择一个“活动名称”。若要个别输入“活动名称”,请先勾选“其他活动”,然后可以自定“活动名称”
- 输入“备注”资料
- 完成后按“”
提示:
- 若是勾选“预留”,则不需输入“使用者”姓名,且系统会在储存后自动确认预认成功。
- 若要一次过预约多次同一设施,可按以下步骤执行:
- 系统预设把结束时间定为开始时间后一小时。
- “部门”必须预先设定,请参考“部门预约设定”介绍。
- “活动类别”必须预先设定,请参考“活动类别预约设定”介绍。
- “活动组别”必须预先设定,请参考“活动组别预约设定”介绍。
- 可预设“活动名称”,请参考“活动名称别预约设定”介绍。
- 成功预约设施后,该设施在日历上会显示预约状态:在预约时间会左方会显示设施的预约状态,若设定了“标示预约底色”,系统更会以所设定的底色来显示状态资讯。各状态资讯意义如下:
显 示 意 义 * 设施由系统管理员预约,并会自动确认 R 预约的设施需要人手确认 <空格> 预约的设施已被确认
更改预约
- 按“查询预约”方法找出要更改的预约设施
- 点选要更改的设施,系统打开设施设定视窗
- 按需要修改内容
- 完成后按“”
提示:
删除预约
- 按“查询预约”方法找出要删除的预约设施
- 点选要删除的设施,系统打开设施设定视窗
- 按“”,系统即时删除记录
提示:
- 预约施无论确认与否,皆可删除。
- 若要删除的预约是经系统循环预约的 (Recurring booking),删除预约时可选择要删除“所有记录”或只是“仅此记录”。
- 记录一经删除,就不能再复原 (Undo)。
查询预约
按地点查询
- 从《WebOffice》右上方选“设施”
- 从左方的功能区选“设施”标签
- 从左方的“地点”点选一个地点,右上方显示这“地点”内所有的设施
- 点选一个设施,右下方显示该施的预约情况
- 把滑鼠移至已预约的设施上,系统会自动显示设施的详细预约资料(不用按键)
提示:
- 用户可以“日”、“周”或“月”三种不同模式来显示预约资料。系统预设使用“月”显示模式。
- 用户可浏漤不同的日子以便了解设施的预约或使用状况,有关操作请参考“浏漤不同日子”介绍。
- 直接点选预约项目,可打开预约内容,编辑或删除预约项目。
按类别查询
- 从《WebOffice》右上方选“设施”
- 从左方的功能区选“设施”标签
- 从左方的“类别”点选一个地点,右上方显示这“类别”内所有的设施
- 点选一个设施,右下方显示该施的预约情况
- 把滑鼠移至已预约的设施上,系统会自动显示设施的详细预约资料(不用按键)
提示:
- 用户可以“日”、“周”或“月”三种不同模式来显示预约资料。系统预设使用“月”显示模式。
- 用户可浏漤不同的日子以便了解设施的预约或使用状况,有关操作请参考“浏漤不同日子”介绍。
- 直接点选预约项目,可打开预约内容,编辑或删除预约项目。
按职员查询
- 从《WebOffice》右上方选“设施”
- 从左方的功能区选“设施”标签
- 从左方的“职员”点选一个地点,右上方显示这“职员”负责的所有设施
- 点选一个设施,右下方显示该施的预约情况
- 把滑鼠移至已预约的设施上,系统会自动显示设施的详细预约资料(不用按键)
提示:
- “未分类”类别归纳了那些没有“职员”负责的设施。
- 用户可以“日”、“周”或“月”三种不同模式来显示预约资料。系统预设使用“月”显示模式。
- 用户可浏漤不同的日子以便了解设施的预约或使用状况,有关操作请参考“浏漤不同日子”介绍。
- 直接点选预约项目,可打开预约内容,编辑或删除预约项目。
查询已取消预约
请参考“状态”了解如何查询已取消之预约。
提示:
- 已取消的预约只供查阅,不能修改。
复制预约
- 按“查询预约”方法找出要复制的预约设施
- 点选设施打设定昼面
- 输入预约日期及/或时间,也可更新其他资料
- 完成后按“”
- 按“”确认复制
- 最后按“”
提示:
- 只能复制尚待确认的预约,已确认的预约不能复制。
- “地点”、“分区”及“设施”这三项不能更改。
确认预约
- 按“查询预约”方法找出尚待确认的预约设施
- 点选设施打设定昼面
- 按“”
提示:
- 未经确认的预约设施在日历中显示状态为“R”。
- 已经确认的预约设施在日历中显示状态为“<空格>”。
- 预约一经确认就不能再更改内容。
取消预约
- 按“查询预约”方法找出要取消的预约设施
- 点选要取消的设施,系统打开设施设定视窗
- 按“”,系统即时移除记录
提示:
- 预约施无论确认与否,皆可取消。
- 若要取消的预约是经系统循环预约的 (Recurring booking),取消预约时可选择要取消“所有记录”或只是“仅此记录”。
- 取消预约是把预约设定变为无效,并且会自动稳藏,用户可透过“查询预约状态”来查看已取消的预约,但不能复原 (Undo) 已取消的预约。
借用、归还设施
预约的设施(必须已经确认)在使用前需要先办理借用及使用后办理归还手续。借用及归还操作由系统管理员负责。
借用
- 按“查询预约”方法找出要借用的预约设施
- 点选要借用的设施,系统打开设施设定视窗
- 按“”
提示:
- 预约的设施必须要先经确认,方可借用。
归还
- 按“查询预约”方法找出已借用的预约设施
- 点选已借用的设施,系统打开设施设定视窗
- 按“”
提示:
- 设施必须已被借用,方可办理归还手续。