预约设施

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Support（讨论 | 贡献）2015年6月2日 (二) 05:15的版本

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新增预约

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施”
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 按日历右上方的“新增预约记录”（ BTN Add.jpg）
  4. 从“选择设施”清单分别选择“地点”、“分区”及“设施”
  5. 输入“使用者”姓名或按“BTN Add.jpg”选择一个“使用者”
  6. 以格式“yyyy/mm/dd”输入日期，也可以按“BTN Add.jpg”选择日期
  7. 选择开始及结束“时间”
  8. 选择一个“部门”
  9. 选择一个“活动类别”
  10. 选择一个“活动组别”
  11. 选择一个“活动名称”。若要个别输入“活动名称”，请先勾选“其他活动”，然后可以自定“活动名称”
  12. 输入“备注”资料
  13. 完成后按“BTN Save (Word).jpg”


SCR FAC 24.png

SCR FAC 25.png


Note 提示：

  • 若是勾选“预留”，则不需输入“使用者”姓名，且系统会在储存后自动确认预认成功。
  • 若要一次过预约多次同一设施，可按以下步骤执行：
  1. 按“日期”旁边的“BTN Add.jpg”
  2. 设定开始日期及结束“日期”
  3. 选择一个“重复”模式：“每日”、“每周”、“每月”
  4. 基于所选的“重复”模式，选择各个细项
  5. 系统会自动按以上所选来自动设定“预约日期”
  6. 完成后按“BTN OK.jpg”
SCR FAC 26.png
  • 系统预设把结束时间定为开始时间后一小时。
  • “部门”必须预先设定，请参考“部门预约设定”介绍。
  • “活动类别”必须预先设定，请参考“活动类别预约设定”介绍。
  • “活动组别”必须预先设定，请参考“活动组别预约设定”介绍。
  • 可预设“活动名称”，请参考“活动名称别预约设定”介绍。
  • 成功预约设施后，该设施在日历上会显示预约状态：在预约时间会左方会显示设施的预约状态，若设定了“标示预约底色”，系统更会以所设定的底色来显示状态资讯。各状态资讯意义如下：
　显　示　 意　　　义
＊ 　设施由系统管理员预约，并会自动确认　
Ｒ 　预约的设施需要人手确认
<空格> 　预约的设施已被确认


更改预约

  1. 按“查询预约”方法找出要更改的预约设施
  2. 点选要更改的设施，系统打开设施设定视窗
  3. 按需要修改内容
  4. 完成后按“BTN Save (Word).jpg”


SCR FAC 27.png


Note 提示：

  • “地点”、“分区”及“设施”这三项不能更改。若有需要，请删除已预约之设施，然后重新预约。
  • 所有预约一经确定，不能更改。若有需要，请删除已确定的预约后再重新预约设施。


删除预约

  1. 按“查询预约”方法找出要删除的预约设施
  2. 点选要删除的设施，系统打开设施设定视窗
  3. 按“BTN Delete (Word).jpg”，系统即时删除记录


SCR FAC 28.png


Note 提示：

  • 预约施无论确认与否，皆可删除。
  • 记录一经删除，就不能再复原 (Undo)。


查询预约

按地点查询

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施”
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 从左方的“地点”点选一个地点
  4. 右上方显示这“地点”内所有的设施
  5. 点选一个设施，右下方显示该施的预约情况
  6. 把滑鼠移至已预约的设施上，系统会自动显示设施的详细预约资料（不用按键）


SCR FAC 29.png


Note 提示：

  • 用户可以“日”、“周”或“月”三种不同模式来显示预约资料。系统预设使用“月”显示模式。
  • 用户可浏漤不同的日子以便了解设施的预约或使用状况，有关操作请参考“浏漤不同日子”介绍。
  • 直接点选预约项目，可打开预约内容，编辑或删除预约项目。


按类别查询

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施”
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 从左方的“类别”点选一个地点
  4. 右上方显示这“类别”内所有的设施
  5. 点选一个设施，右下方显示该施的预约情况
  6. 把滑鼠移至已预约的设施上，系统会自动显示设施的详细预约资料（不用按键）


SCR FAC 30.png


Note 提示：

  • 用户可以“日”、“周”或“月”三种不同模式来显示预约资料。系统预设使用“月”显示模式。
  • 用户可浏漤不同的日子以便了解设施的预约或使用状况，有关操作请参考“浏漤不同日子”介绍。
  • 直接点选预约项目，可打开预约内容，编辑或删除预约项目。


按职员查询

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施”
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 从左方的“职员”点选一个地点
  4. 右上方显示这“职员”内所有的设施
  5. 点选一个设施，右下方显示该施的预约情况
  6. 把滑鼠移至已预约的设施上，系统会自动显示设施的详细预约资料（不用按键）


SCR FAC 31.png


Note 提示：

  • “未分类”类别是那些设施没有设定管理人（即“职员”）。
  • 用户可以“日”、“周”或“月”三种不同模式来显示预约资料。系统预设使用“月”显示模式。
  • 用户可浏漤不同的日子以便了解设施的预约或使用状况，有关操作请参考“浏漤不同日子”介绍。
  • 直接点选预约项目，可打开预约内容，编辑或删除预约项目。


查询已取消预约

请参考“状态”了解如何查询已取消之预约。


Note 提示：

  • 已取消的预约只供查阅，不能修改。


复制预约

  1. 按“查询预约”方法找出要复制的预约设施
  2. 点选设施打设定昼面
  3. 输入预约日期及/或时间，也可更新其他资料
  4. 完成后按“BTN Save As.jpg”
  5. 按“BTN Save (Word).jpg”


SCR FAC 32.png


Note 提示：

  • 只能复制尚待确认的预约，已确认的预约不能复制。


确认预约

  1. 按“查询预约”方法找出尚待确认的预约设施
  2. 点选设施打设定昼面
  3. 按“BTN Confirm Booking.jpg”


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Note 提示：

  • 未经确认的预约设施在日历中显示状态为“Ｒ”。
  • 已经确认的预约设施在日历中显示状态为“<空格>”。
  • 预约一经确认就不能再更改内容。


取消预约

  1. 按“查询预约”方法找出要取消的预约设施
  2. 点选要取消的设施，系统打开设施设定视窗
  3. 按“BTN Delete (Word).jpg”，系统即时移除记录


SCR FAC 34.png


Note 提示：

  • 预约施无论确认与否，皆可取消。
  • 取消预约是把预约设定变为无效，并且会自动稳藏，用户可透过“查询预约状态”来查看已取消的预约，但不能复原 (Undo) 已取消的预约。


借用、归还设施

预约的设施（必须已经确认）在使用前需要先办理借用及使用后办理归还手续。借用及归还操作由系统管理员负责。


借用

  1. 按“查询预约”方法找出要借用的预约设施
  2. 点选要借用的设施，系统打开设施设定视窗
  3. 按“BTN Borrow.jpg”


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Note 提示：

  • 预约的设施必须要先经确认，方可借用。


归还

  1. 按“查询预约”方法找出已借用的预约设施
  2. 点选已借用的设施，系统打开设施设定视窗
  3. 按“BTN Return.jpg”


SCR FAC 36.png


Note 提示：

  • 设施必须已被借用，方可办理归还手续。


参见

设施设定 用户、组别 其他操作

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