設施設定

《設施》系統的設計包括三部份：

• 地點：建築物或地址

• 地區：各樓層或房間

• 設備：所有需要庫存的項目資料

舉個簡單例子，某教會設有社區中心服務，那麼「地點」就可以設定為「教會」及「社區中心」兩項。「地區」就可按各地點設定在不同的樓層，例如教會是在地下至二樓是教會、三至四樓就是社區中心等；「地區」也可以是各房間：如禮堂、會議室、圖書館、詩班室等。「設備」就是在各「地區」內的物品如樂器、電腦、傢俬、電器等。

地點

新增地點

1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
2. 從左方的功能區選「設施」標籤
3. 點選「地點」，按滑鼠右鍵 (Right-click)，然後選擇「新增地點」
4. 輸入「地點名稱」
5. 選擇這「地點」是否「容許網上預約」
6. 選擇預約的「開始時間」及「結束時間」
7. 選擇日曆顯示時間的「間距(分)」
8. 輸入地點的「排列次序」
9. 完成後按「」

提示：

• 「開始時間」及「結束時間」的預設分別為「08:00」及「23:00」。
• 「間距(分)」預設為「60」分鐘。
• 「排列次序」預設為「0」。若要系統按「地點」名稱的筆劃或字母來排序顯示，只需設定相同的排列次序即可。

更改地點

1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
2. 從左方的功能區選「設施」標籤
3. 點選要更改的「地點」，然後右按滑鼠鍵 (Right-click)，選擇「更改地點」
4. 按需要更改內容
5. 完成後按「」

刪除地點

1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
2. 從左方的功能區選「設施」標籤
3. 點選要更改的「地點」，然後右按滑鼠鍵 (Right-click)，選擇「更改地點」
4. 按「」
5. 按「」確認刪除

提示：

• 記錄一經刪除，就不能再復原 (Undo)。
• 刪除「地點」時會一併刪除「地點」內的所有「地區」記錄及所包含的設施記錄，請小心操作。

設備

新增設備

基本設定

1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
2. 從左方的功能區選「設施」標籤
3. 按右上方的「新增設施記錄」（ ）
4. 輸入設施「編號」及「名稱」
5. 輸入或從清單中選取設施的「類別」
6. 選取「地點」
7. 輸入或從清單中選取設施的「負責職員」
8. 輸入或從清單中選取設施的「地區」
9. 輸入「備註」

提示：

• 「地區」可以是樓層、房間或擺放、儲存其他設備的地方。例如：地下、二樓、天台、禮堂、雜物房、詩班室等。當「地區」設定好後，系統會自動在左方的「功能區」按「地區」分列資料。若要刪除「地區」，必須要從所有的設備記錄中移除讓「地區」，系統才會自動自動從「地區」清單中刪除該資料。
• 第一次輸入時需要手動輸入「類別」資料，系統會自動把所輸入資料記錄在「類別」清單中，下次就可以從清單中選用「類別」資料。
• 「負職職員」是管理設備的負責人，例如房間開啟、借用、管理等；又或者是設備的保養、維修負責人等。第一次輸入時需要手動輸入「負職職員」資料，系統會自動把所輸入資料記錄在「負職職員」清單中，下次就可以從清單中選用「負職職員」資料。
• 「地區」資料是指設備所在地，例如樓層、房間、儲物櫃、貨架等。第一次輸入時需要手動輸入「地區」資料，系統會自動把所輸入資料記錄在「地區」清單中，下次就可以從清單中選用「地區」資料。
• 設施照片必須在記錄儲存後方可以加入。

預約設定

1. 選擇是否容許：「可供聚會預約」、「可供課堂預約」、「容許預約使用」、「預約必須確定」、「容許借用/歸還」
2. 可從「網上預約期」設定設施容許預約的期限
3. 可點選「標示預約底色」的「調色盤」選擇在日曆上設施顯示的底色
4. 可設定「所有用戶組別」或「指定用戶組別」可預約設施
5. 按「」

提示：

• 必項勾選「容許預約使用」，否則設備不能被預約使用。
• 必須同時勾選「可供聚會預約」及「容許預約使用」，才能在《出席記錄》系統中的「公開聚會」和「小組聚會」使用此地點。
• 必須同時勾選「可供課堂預約」及「容許預約使用」，才能在《主日學》系統中的「班別設定」使用此地點。
• 某些設備如器材、文具等，是需要借用或歸還的，例如電腦、房間（鎖匙）、白板等。若需要記錄設備的借還狀況，則必須要勾選「容許借用/歸還」，否則系統不會記錄設備的借還狀態。
• 若勾選「預約必須確定」，表示設備在預約後需經系統管理員或「確認組別」內的成員確認方可生效。
• 勾選「網上預約期」設定由「今日」、「本月」或「下月」起計的多少個「月內」容許設施預約。也可以點選「」來指定預約期的終止日子。按「」可刪除終止日期。不設定終止期限代表設施永遠容許預約。
• 系統預設「所有用戶組別」皆可預約設施。有關「用戶組別」設定方法請參考「用戶、組別」介紹。

預約時間設定

新增預約時間

系統預設任何時間都可以預約設施，可因應用戶組別設定不同的容許預約時間，方便管理。

1. 按「新增用戶組別預約限制」（）增加一個新的「預約受限組別」
2. 從「受限制組別」清單中選擇要用戶組別
3. 勾選所有容許「預約日子」
4. 在「容許時間」點選可容許預約的開始和結束時間
5. 若個別組別需要確認才可預約，請從「需要組別確認」清單選取確認組別
6. 完成後按「」

提示：

• 要新增用戶組別預約限制，必須要先建立用戶組別，請參考「用戶組別資料」介紹。
• 系統預設了無論任何時間都可以預約設施。
• 若要規範「用戶組別」同一天不同的時段的預約，可按「新增用戶組別預約限制」（）增加一個相同的用戶組別，然後指定容許預約的日期及時間。
• 一旦設定了「需要組別確認」，預約設施時都必須待「需要組別確認」組別的成員確認，方可成功預約。例如「會友」組別預約了房間，需要「行政同工」組別確認，預約方可生效。

更改預約時間

1. 點選要更改時間的用戶組別
2. 按「」
3. 按需要修改時間、日期、確認組別等資料
4. 完成後按「」

刪除預約時間

1. 點選要刪除容許預約時間的用戶組別
2. 按「」
3. 按「」確認刪除

提示：

• 記錄一經刪除，就不能再復原 (Undo)。

匯入預約受限組別

1. 按「預約受限組別」右方的「匯入」（）
2. 從清單中選擇一個要匯入的設施，系統會顯示設施內的用戶組別設定
3. 系統預設了匯入所有設施內的組別設定，用戶也可選擇個別用戶組別設定
4. 按「」確認匯入資料

提示：

• 組別資料匯入後，可透過「更改預約時間」、「刪除預約時間」來修改或刪除匯入資料。

更改設備

1. 按「查詢設備資料」介紹找出要修改旳設備
2. 在需要修改的設備資料上按滑鼠右鍵 (Right-click)，然後選「更改」
3. 按需要修改設備記錄
4. 完成修改後按「」

提示：

• 可直接在要修改的設備記錄上雙按滑鼠左鍵 (Double-click) 來修改設備記錄。

刪除設備

1. 按「查詢設備資料」介紹找出要刪除旳設備
2. 在需要刪除的備資料上按滑鼠右鍵 (Right-click)，然後選「刪除」
3. 按「」確認刪除

提示：

• 記錄一經刪除，就不能再復原 (Undo)。
• 刪除設備時會一併刪除所有的預約記錄及使用記錄，請小心操作。

查詢設備資料

從地點查閱設備資料

1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
2. 從左方的功能區選「設施」標籤
3. 從「地點」清單中點選一個「地區」。右上方顯示這地區內所有設備；右下方顯示地區當月已預留使用的日期、時間和用途
4. 點選一個「地區」內的設備，右下方只會顯示該設備當月的使用或預約狀況

提示：

• 用戶可在此直接辦理借用設備，詳情請參「預約設施」。

從類別查閱設備資料

1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
2. 從左方的功能區選「設施」標籤
3. 從「類別」清單中點選一個類別。右上方顯示這類別內所有設備；右下方顯示當月設備已預留使用的日期、時間和用途
4. 點選一個設備，右下方只會顯示該設備當月的使用或預約狀況

提示：

• 用戶可在此直接辦理借用設備，詳情請參「預約設施」。

從職員查閱設備資料

1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
2. 從左方的功能區選「設施」標籤
3. 從「職員」清單中點選一個職員。右上方顯示這職員所負責的設備；右下方顯示當月設備的已預留使用的日期、時間和用途
4. 點選一個設備，右下方只會顯示該設備當月的使用或預約狀況

提示：

• 用戶可在此直接辦理借用設備，詳情請參「預約設施」。

參見

設施設定