设施设定

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Support（讨论 | 贡献）2015年5月15日 (五) 04:07的版本

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《设施》系统的设计包括三部份：

  • 地点：建筑物或地址
  • 地区：各楼层或房间
  • 设备：所有需要库存的项目资料


举个简单例子，某教会设有社区中心服务，那么“地点”就可以设定为“教会”及“社区中心”两项。“地区”就可按各地点设定在不同的楼层，例如教会是在地下至二楼是教会、三至四楼就是社区中心等；“地区”也可以是各房间：如礼堂、会议室、图书馆、诗班室等。“设备”就是在各“地区”内的物品如乐器、电脑、家俬、电器等。


地点

新增地点

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施”
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 点选“地点”，按滑鼠右键 (Right-click)，然后选择“新增地点”
  4. 输入“地点名称”
  5. 选择这“地点”是否“容许网上预约”
  6. 选择预约的“开始时间”及“结束时间”
  7. 选择日历显示时间的“间距(分)”
  8. 输入地点的“排列次序”
  9. 完成后按“BTN Save (Word).jpg”


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Note 提示：

  • “开始时间”及“结束时间”的预设分别为“08:00”及“23:00”。
  • “间距(分)”预设为“60”分钟。
  • “排列次序”预设为“0”。若要系统按“地点”名称的笔划或字母来排序显示，只需设定相同的排列次序即可。


更改地点

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施”
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 点选要更改的“地点”，然后右按滑鼠键 (Right-click)，选择“更改地点”
  4. 按需要更改内容
  5. 完成后按“BTN Save (Word).jpg”


SCR FAC 02.png


删除地点

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施”
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 点选要更改的“地点”，然后右按滑鼠键 (Right-click)，选择“更改地点”
  4. 按“BTN Word Delete.jpg”
  5. 按“BTN OK.jpg”确认删除


SCR FAC 03.png


Note 提示：

  • 记录一经删除，就不能再复原 (Undo)。
  • 删除“地点”时会一并删除“地点”内的所有“地区”记录及所包含的设施记录，请小心操作。


设备

新增设备

基本设定

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施”
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 按右上方的“新增设施记录”（ BTN Add.jpg）
  4. 输入设施“编号”及“名称”
  5. 输入或从清单中选取设施的“类别”
  6. 选取“地点”
  7. 输入或从清单中选取设施的“负责职员”
  8. 输入或从清单中选取设施的“地区”
  9. 输入“备注”


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Note 提示：

  • “地区”可以是楼层、房间或摆放、储存其他设备的地方。例如：地下、二楼、天台、礼堂、杂物房、诗班室等。当“地区”设定好后，系统会自动在左方的“功能区”按“地区”分列资料。若要删除“地区”，必须要从所有的设备记录中移除让“地区”，系统才会自动自动从“地区”清单中删除该资料。
  • 第一次输入时需要手动输入“类别”资料，系统会自动把所输入资料记录在“类别”清单中，下次就可以从清单中选用“类别”资料。
  • “负职职员”是管理设备的负责人，例如房间开启、借用、管理等；又或者是设备的保养、维修负责人等。第一次输入时需要手动输入“负职职员”资料，系统会自动把所输入资料记录在“负职职员”清单中，下次就可以从清单中选用“负职职员”资料。
  • “地区”资料是指设备所在地，例如楼层、房间、储物柜、货架等。第一次输入时需要手动输入“地区”资料，系统会自动把所输入资料记录在“地区”清单中，下次就可以从清单中选用“地区”资料。
  • 设施照片必须在记录储存后方可以加入。


预约设定

  1. 选择是否容许：“可供聚会预约”、“可供课堂预约”、“容许预约使用”、“预约必须确定”、“容许借用/归还”
  2. 可从“网上预约期”设定设施容许预约的期限
  3. 可点选“标示预约底色”的“调色盘”选择在日历上设施显示的底色
  4. 可设定“所有用户组别”或“指定用户组别”可预约设施
  5. 按“BTN Save (Word).jpg”


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Note 提示：

  • 必项勾选“容许预约使用”，否则设备不能被预约使用。
  • 必须同时勾选“可供聚会预约”及“容许预约使用”，才能在《出席记录》系统中的“公开聚会”和“小组聚会”使用此地点。
  • 必须同时勾选“可供课堂预约”及“容许预约使用”，才能在《主日学》系统中的“班别设定”使用此地点。
  • 某些设备如器材、文具等，是需要借用或归还的，例如电脑、房间（锁匙）、白板等。若需要记录设备的借还状况，则必须要勾选“容许借用/归还”，否则系统不会记录设备的借还状态。
  • 若勾选“预约必须确定”，表示设备在预约后需经系统管理员或“确认组别”内的成员确认方可生效。
  • 勾选“网上预约期”设定由“今日”、“本月”或“下月”起计的多少个“月内”容许设施预约。也可以点选“BTN Calendar.gif”来指定预约期的终止日子。按“BTN Clear Calendar.jpg”可删除终止日期。不设定终止期限代表设施永远容许预约。
  • 系统预设“所有用户组别”皆可预约设施。有关“用户组别”设定方法请参考“用户、组别”介绍。


预约时间设定

新增预约时间

系统预设任何时间都可以预约设施，可因应用户组别设定不同的容许预约时间，方便管理。

  1. 按“新增用户组别预约限制”（BTN Add.jpg）增加一个新的“预约受限组别”
  2. 从“受限制组别”清单中选择要用户组别
  3. 勾选所有容许“预约日子”
  4. 在“容许时间”点选可容许预约的开始和结束时间
  5. 若个别组别需要确认才可预约，请从“需要组别确认”清单选取确认组别
  6. 完成后按“BTN OK.jpg”


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Note 提示：

  • 要新增用户组别预约限制，必须要先建立用户组别，请参考“用户组别资料”介绍。
  • 系统预设了无论任何时间都可以预约设施。
  • 若要规范“用户组别”同一天不同的时段的预约，可按“新增用户组别预约限制”（BTN Add.jpg）增加一个相同的用户组别，然后指定容许预约的日期及时间。
  • 一旦设定了“需要组别确认”，预约设施时都必须待“需要组别确认”组别的成员确认，方可成功预约。例如“会友”组别预约了房间，需要“行政同工”组别确认，预约方可生效。


更改预约时间
  1. 点选要更改时间的用户组别
  2. 按“BTN Edit.jpg”
  3. 按需要修改时间、日期、确认组别等资料
  4. 完成后按“BTN OK.jpg”


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删除预约时间
  1. 点选要删除容许预约时间的用户组别
  2. 按“BTN Delete.jpg”
  3. 按“BTN OK.jpg”确认删除


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Note 提示：

  • 记录一经删除，就不能再复原 (Undo)。


汇入预约受限组别
  1. 按“预约受限组别”右方的“汇入”（BTN Import.png）
  2. 从清单中选择一个要汇入的设施，系统会显示设施内的用户组别设定
  3. 系统预设了汇入所有设施内的组别设定，用户也可选择个别用户组别设定
  4. 按“BTN Save (Word).jpg”确认汇入资料


SCR FAC 09.png


Note 提示：


更改设备

  1. 按“查询设备资料”介绍找出要修改旳设备
  2. 在需要修改的设备资料上按滑鼠右键 (Right-click)，然后选“更改”
  3. 按需要修改设备记录
  4. 完成修改后按“BTN Save (Word).jpg”。


SCR FAC 10.png


Note 提示：

  • 可直接在要修改的设备记录上双按滑鼠左键 (Double-click) 来修改设备记录。


删除设备

  1. 按“查询设备资料”介绍找出要删除旳设备
  2. 在需要删除的备资料上按滑鼠右键 (Right-click)，然后选“删除”
  3. 按“BTN OK.jpg”确认删除


SCR FAC 11.png


Note 提示：

  • 记录一经删除，就不能再复原 (Undo)。
  • 删除设备时会一并删除所有的预约记录及使用记录，请小心操作。


查询设备资料

从地点查阅设备资料

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施”
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 从“地点”清单中点选一个“地区”。右上方显示这地区内所有设备；右下方显示地区当月已预留使用的日期、时间和用途
  4. 点选一个“地区”内的设备，右下方只会显示该设备当月的使用或预约状况


SCR FAC 12.png


Note 提示：

  • 用户可在此直接办理借用设备，详情请参“预约设施”。


从类别查阅设备资料

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施”
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 从“类别”清单中点选一个类别。右上方显示这类别内所有设备；右下方显示当月设备已预留使用的日期、时间和用途
  4. 点选一个设备，右下方只会显示该设备当月的使用或预约状况


SCR FAC 13.png


Note 提示：

  • 用户可在此直接办理借用设备，详情请参“预约设施”。


从职员查阅设备资料

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施”
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 从“职员”清单中点选一个职员。右上方显示这职员所负责的设备；右下方显示当月设备的已预留使用的日期、时间和用途
  4. 点选一个设备，右下方只会显示该设备当月的使用或预约状况


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Note 提示：

  • 用户可在此直接办理借用设备，详情请参“预约设施”。


参见

设施设定

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