设施设定

来自WebOffice
Support讨论 | 贡献2015年5月8日 (五) 04:45的版本

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《设施》系统的设计包括三部份:

  • 地点:建筑物或地址
  • 地区:各楼层或房间
  • 设备:所有需要库存的项目资料


举个简单例子,某某教会设有社区中心服务,那么“地点”就可以设定为“教会”及“社区中心”。“地区”就可按各地点设定在不同的楼层,例如教会在地下至二楼、社区中心在三至四楼等;“地区”也可以是各房间:如礼堂、会议室、图书馆、诗班室等。“设备”就是在各“地区”内的物品如乐器、电脑、家俬、电器等。


地点

新增地点

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 点选“地点”,按滑鼠右键 (Right-click),然后选择“新增地点
  4. 输入“地点名称
  5. 选择这“地点”是否“容许网上预约
  6. 选择预约的“开始时间”及“结束时间
  7. 选择日历显示时间的“间距(分)
  8. 输入地点的“排列次序
  9. 完成后按“BTN Save (Word).jpg


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Note 提示

  • 开始时间”及“结束时间”的预设分别为“08:00”及“23:00”。
  • 间距(分)”预设为“60”分钟。
  • 排列次序”预设为“0”。若要系统按“地点”名称的笔划或字母来排序显示,只需设定相同的排列次序即可。


更改地点

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 点选要更改的“地点”,然后右按滑鼠键 (Right-click),选择“更改地点
  4. 按需要更改内容
  5. 完成后按“BTN Save (Word).jpg


SCR FAC 02.png


删除地点

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 点选要更改的“地点”,然后右按滑鼠键 (Right-click),选择“更改地点
  4. 按“BTN Word Delete.jpg
  5. 按“BTN OK.jpg”确认删除


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Note 提示

  • 记录一经删除,就不能再复原 (Undo)。
  • 删除“地点”时会一并删除“地点”内的所有“地区”记录及所包含的设施记录,请小心操作。


设备

新增设备

基本设定

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 按右上方的“新增设施记录”( BTN Add.jpg
  4. 输入设施“编号”及“名称
  5. 输入或从清单中选取设施的“类别
  6. 选取“地点
  7. 输入或从清单中选取设施的“负责职员
  8. 输入或从清单中选取设施的“地区
  9. 输入“备注


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Note 提示

  • 地区”可以是楼层、房间或摆放、储存其他设备的地方。例如:地下、二楼、天台、礼堂、杂物房、诗班室等。当“地区”设定好后,系统会自动在左方的“功能区”按“地区”分列资料。若要删除“地区”,必须要从所有的设备记录中移除让“地区”,系统才会自动自动从“地区”清单中删除该资料。
  • 第一次输入时需要手动输入“类别”资料,系统会自动把所输入资料记录在“类别”清单中,下次就可以从清单中选用“类别”资料。
  • 负职职员”是管理设备的负责人,例如房间开启、借用、管理等;又或者是设备的保养、维修负责人等。第一次输入时需要手动输入“负职职员”资料,系统会自动把所输入资料记录在“负职职员”清单中,下次就可以从清单中选用“负职职员”资料。
  • 地区”资料是指设备所在地,例如楼层、房间、储物柜、货架等。第一次输入时需要手动输入“地区”资料,系统会自动把所输入资料记录在“地区”清单中,下次就可以从清单中选用“地区”资料。
  • 设施照片必须在记录储存后方可以加入。


预约设定

  1. 选择是否容许:“可供聚会预约”、“可供课堂预约”、“容许预约使用”、“可供课堂预约”、“预约必须确定”、“容许借用/归还
  2. 可从“网上预约期”设定设施容许预约的期限
  3. 可点选“标示预约底色”的“调色盘”选择在日历上设施显示的底色
  4. 可设定“所有用户组别”或“指定用户组别”可预约设施
  5. 按“BTN Save (Word).jpg


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Note 提示

  • 网上预约期”设定由“今日”、“本月”或“下月”起计的多少个“月内”容许设施预约。也可以点选“BTN Calendar.gif”来指定预约期的终止日子。按“BTN Clear Calendar.jpg”可删除终止日期。不设定终止期限代表设施永远容许预约。
  • 系统预设“所有用户组别”皆可预约设施。有关“用户组别”设定方法请参考“用户资料”。


预约时间设定

新增预约时间

系统预设任何时间都可以预约设施,可因应用户组别设定不同的容许预约时间,方便管理。

  1. 按“新增用户组别预约限制”(BTN Add.jpg)增加一个新的“预约受限组别
  2. 从“受限制组别”清单中选择要用户组别
  3. 勾选所有容许“预约日子
  4. 在“容许时间”点选可容许预约的开始和结束时间
  5. 若个别组别需要确认预约,请从“需要组别确认”清单选取确认组别
  6. 完成后按“BTN OK.jpg


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Note 提示

  • 若要规范“用户组别”同一天不同的时段的预约,可按“新增用户组别预约限制”(BTN Add.jpg)增加一个相同的用户组别,然后指定容许预约的日期及时间。
  • 系统预设了一星期七天都容许预约设施。


更改预约时间
  1. 点选要更改时间的用户组别
  2. 按“BTN Edit.jpg
  3. 按需要修改时间、日期、确认组别等资料
  4. 完成后按“BTN OK.jpg


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删除预约时间
  1. 点选要删除容许预约时间的用户组别
  2. 按“BTN Delete.jpg
  3. 按“BTN OK.jpg”确认删除


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Note 提示

  • 记录一经删除,就不能再复原 (Undo)。


汇入预约受限组别
  1. 按“预约受限组别”右方的“汇入”(BTN Import.png
  2. 从清单中选择一个要汇入的设施,系统会显示设施内的用户组别设定
  3. 系统预设了汇入所有设施内的组别设定,用户也可选择个别用户组别设定
  4. 按“BTN Save (Word).jpg”确认汇入资料


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Note 提示


更改设备

  1. 按“查询设备资料”介绍找出要修改旳设备
  2. 在需要修改的设备资料上按滑鼠右键 (Right-click),然后选“更改
  3. 按需要修改设备记录
  4. 完成修改后按“BTN Save (Word).jpg”。


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Note 提示

  • 可直接在要修改的设备记录上双按滑鼠左键 (Double-click) 来修改设备记录。


删除设备

  1. 按“查询设备资料”介绍找出要删除旳设备
  2. 在需要删除的备资料上按滑鼠右键 (Right-click),然后选“删除
  3. 按“BTN OK.jpg”确认删除


SCR FAC 11.png


Note 提示

  • 记录一经删除,就不能再复原 (Undo)。
  • 删除设备时会一并删除所有的预约记录及使用记录,请小心操作。


查询设备资料

从地点查阅设备资料

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 从“地点”清单中点选一个“地区”。右上方显示这地区内所有设备;右下方显示地区当月已预留使用的日期、时间和用途
  4. 点选一个“地区”内的设备,右下方只会显示该设备当月的使用或预约状况


SCR FAC 12.png


Note 提示

  • 用户可在此直接办理借用设备,详情请参“预约设施”。


从类别查阅设备资料

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 从“类别”清单中点选一个类别。右上方显示这类别内所有设备;右下方显示当月设备已预留使用的日期、时间和用途
  4. 点选一个设备,右下方只会显示该设备当月的使用或预约状况


SCR FAC 13.png


Note 提示

  • 用户可在此直接办理借用设备,详情请参“预约设施”。


从职员查阅设备资料

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 从“职员”清单中点选一个职员。右上方显示这职员所负责的设备;右下方显示当月设备的已预留使用的日期、时间和用途
  4. 点选一个设备,右下方只会显示该设备当月的使用或预约状况


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Note 提示

  • 用户可在此直接办理借用设备,详情请参“预约设施”。


参见

设施设定