設施設定

出自 WebOffice
於 2015年5月4日 (一) 04:54 由 Support (對話 | 貢獻) 所做的修訂 (→‎預約設定)

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《設施》系統的設計包括三部份：「地點」、「地區」及「設備」。「地點」是指建築物或地址；「地區」是指各樓層或房間；「設備」就是所有需要庫存的項目資料。舉個簡單例子，某某教會設有社區中心服務，那麼「地點」就可以設定為「教會」及「社區中心」。「地區」就可按各地點設定在不同的樓層，例如教會在地下至二樓、社區中心在三至四樓等；「地區」也可以是各房間：如禮堂、會議室、圖書館、詩班室等。「設備」就是在各「地區」內的物品如樂器、電腦、傢俬、電器等。


地點

新增地點

  1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
  2. 從左方的功能區選「設施」標籤
  3. 點選「地點」，按滑鼠右鍵 (Right-click)，然後選擇「新增地點」
  4. 輸入「地點名稱」
  5. 選擇這「地點」是否「容許網上預約」
  6. 選擇預約的「開始時間」及「結束時間」
  7. 選擇日曆顯示時間的「間距(分)」
  8. 輸入地點的「排列次序」
  9. 完成後按「BTN Save (Word).jpg」


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Note 提示：

  • 「開始時間」及「結束時間」的預設分別為「08:00」及「23:00」。
  • 「間距(分)」預設為「60」分鐘。
  • 「排列次序」預設為「0」。若要系統按「地點」名稱的筆劃或字母來排序顯示，只需設定相同的排列次序即可。


更改地點

  1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
  2. 從左方的功能區選「設施」標籤
  3. 點選要更改的「地點」
  4. 右按滑鼠鍵 (Right-click)，選擇「更改地點」
  5. 按需要更改內容
  6. 完成後按「BTN Save (Word).jpg」


SCR FAC 02.png


刪除地點

  1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
  2. 從左方的功能區選「設施」標籤
  3. 點選要刪除的「地點」
  4. 右按滑鼠鍵 (Right-click)，選擇「更改地點」
  5. 按「BTN Word Delete.jpg」
  6. 按「確定」確認刪除


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Note 提示：

  • 記錄一經刪除，就不能再復原 (Undo)。
  • 刪除「地點」時會一併刪除「地點」內的所有「地區」記錄及所包含的設施記錄，請小心操作。


設備

新增設備

基本設定

  1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
  2. 從左方的功能區選「設施」標籤
  3. 按右上方的「新增設施記錄」（ BTN Add.jpg）
  4. 輸入設施「編號」及「名稱」
  5. 輸入或從清單中選取設施的「類別」
  6. 選取「地點」
  7. 輸入或從清單中選取設施的「負責職員」
  8. 輸入或從清單中選取設施的「分區」
  9. 輸入「備註」


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Note 提示：

  • 「地區」可以是樓層、房間或擺放、儲存其他設備的地方。例如：地下、二樓、天台、禮堂、雜物房、詩班室等。當「地區」設定好後，系統會自動在左方的「功能區」按「地區」分列資料。若要刪除「地區」，必須要從所有的設備記錄中移除讓「地區」，系統才會自動自動從「地區」清單中刪除該資料。
  • 第一次輸入時需要手動輸入「類別」資料，系統會自動把所輸入資料記錄在「類別」清單中，下次就可以從清單中選用「類別」資料。
  • 「負職職員」是管理設備的負責人，例如房間開啟、借用、管理等；又或者是設備的保養、維修負責人等。第一次輸入時需要手動輸入「負職職員」資料，系統會自動把所輸入資料記錄在「負職職員」清單中，下次就可以從清單中選用「負職職員」資料。
  • 「分區」資料是指設備所在地，例如樓層、房間、儲物櫃、貨架等。第一次輸入時需要手動輸入「分區」資料，系統會自動把所輸入資料記錄在「分區」清單中，下次就可以從清單中選用「分區」資料。
  • 設施照片必須在記錄儲存後方可以加入。


預約設定

  1. 選擇是否容許：「可供聚會預約」、「可供課堂預約」、「容許預約使用」、「可供課堂預約」、「預約必須確定」、「容許借用/歸還」
  2. 可從「網上預約期」設定設施容許預約的期限
  3. 可點選「標示預約底色」的「調色盤」選擇在日曆上設施顯示的底色
  4. 可設定「所有用戶組別」或「指定用戶組別」可預約設施
  5. 按「BTN Save (Word).jpg」

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Note 提示：

  • 「網上預約期」設定由「今日」、「本月」或「下月」起計的多少個「月內」容許設施預約。也可以點選「BTN Calendar.gif」來指定預約期的終止日子。按「BTN Clear Calendar.jpg」可刪除終止日期。
  • 系統預設「所有用戶組別」皆可預約施。有關「用戶組別」設定方法請參考「用戶資料」。


預約時間設定
新增預約時間

系統預設任何時間都可以預約設施，可因應用戶組別設定不同的容許預約時間，方便管理。

  1. 按「新增用戶組別預約限制」（BTN Add.jpg）增加一個新的「預約受限組別」
  2. 從「受限制組別」清單中選擇要用戶組別
  3. 勾選容許預約的日子
  4. 在「容許時間」點選可容許預約的開始和結束時間
  5. 若個別組別需要確認預約，請從「需要組別確認」清單選取確認組別
  6. 完成後按「BTN Save (Word).jpg」


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Note 提示：

  • 若要規範「用戶組別」同一天不同的時段的預約，可按「新增用戶組別預約限制」（BTN Add.jpg）增加一個相同的用戶組別，然後指定容許預約的日期及時間。
  • 系統預設了一星期七天都容許預約設施。


更改預約時間
  1. 點選要更改時間的用戶組別
  2. 按「BTN Edit.jpg」
  3. 按需要修改時間及日期
  4. 完成後按「BTN Save (Word).jpg」


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刪除預約時間
  1. 點選要刪除容許預約時間的用戶組別
  2. 按「確定」確認刪除


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Note 提示：

  • 記錄一經刪除，就不能再復原 (Undo)。


匯入預約受限組別
  1. 按「預約受限組別」右方的「匯入」（BTN Import.png）
  2. 從清單中選擇一個要匯入的設施,系統會顯示設施內的用戶組別設定
  3. 系統預設了匯入所有設施內的組別，用戶也可選擇個別用戶組別
  4. 按「BTN Save (Word).jpg」確認匯入資料


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Note 提示：

更改設備

  1. 按「查詢設備資料」介紹找出要修改旳設備
  2. 在需要修改的設備資料上按滑鼠右鍵 (Right-click)，然後選「更改」
  3. 按需要修改設備記錄
  4. 完成修改後按「BTN Save (Word).jpg」。


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Note 提示：

  • 可直接在要修改的設備記錄上雙按滑鼠左鍵 (Double-click) 來修改設備記錄。


刪除設備

  1. 按「查詢設備資料」介紹找出要刪除旳設備
  2. 在需要刪除的備資料上按滑鼠右鍵 (Right-click)，然後選「刪除」
  3. 按「確定」確認刪除


SCR FAC 11.png


Note 提示：

  • 記錄一經刪除，就不能再復原 (Undo)。


查詢設備資料

從地點查閱設備資料

  1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
  2. 從左方的功能區選「設施」標籤
  3. 從「地點」清單中點選一個地點。右上方顯示這地點內所有設備；右下方顯示當月設備的已預留使用的日期、時間和用途
  4. 點選一個設備，右下方只會顯示該設備當月的使用或預約狀況


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Note 提示：

  • 用戶可在此直接辦理借用設備，詳情請參「預約設施」。


從類別查閱設備資料

  1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
  2. 從左方的功能區選「設施」標籤
  3. 從「類別」清單中點選一個類別。右上方顯示這類別內所有設備；右下方顯示當月設備的已預留使用的日期、時間和用途
  4. 點選一個設備，右下方只會顯示該設備當月的使用或預約狀況


SCR FAC 13.png


Note 提示：

  • 用戶可在此直接辦理借用設備，詳情請參「預約設施」。


從職員查閱設備資料

  1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
  2. 從左方的功能區選「設施」標籤
  3. 從「職員」清單中點選一個職員。右上方顯示這職員所負責的設備；右下方顯示當月設備的已預留使用的日期、時間和用途
  4. 點選一個設備，右下方只會顯示該設備當月的使用或預約狀況


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Note 提示：

  • 用戶可在此直接辦理借用設備，詳情請參「預約設施」。


參見

設施設定

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