设施设定

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Support（讨论 | 贡献）2015年4月28日 (二) 04:58的版本

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《设施》系统的设计包括三部份：“地点”、“地区”及“设备”。“地点”是指建筑物或地址；“地区”是指各楼层或房间；“设备”就是所有需要库存的项目资料。举个简单例子，某某教会设有社区中心服务，那么“地点”就可以设定为“教会”及“社区中心”。“地区”就可按各地点设定在不同的楼层，例如教会在地下至二楼、社区中心在三至四楼等；“地区”也可以是各房间：如礼堂、会议室、图书馆、诗班室等。“设备”就是在各“地区”内的物品如乐器、电脑、家俬、电器等。


地点

新增地点

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施”
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 点选“地点”，然后选择“新增地点”
  4. 输入“地点名称”
  5. 选择这“地点”是否“容许网上预约”
  6. 选择预约的“开始时间”及“结束时间”
  7. 选择日历显示时间的“间距(分)”
  8. 输入地点的“排列次序”
  9. 完成后按“BTN Save (Word).jpg”


SCR FAC 01.png


Note 提示：

  • “开始时间”及“结束时间”的预设分别为“08:00”及“23:00”。
  • “间距(分)”预设为“60”分钟。
  • “排列次序”预设为“0”。若要系统按“地点”名称的笔划或字母来排序显示，只需设定相同的排列次序即可。


更改地点

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施”
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 点选要更改的“地点”
  4. 右按滑鼠键 (Right-click)，选择“更改地点”
  5. 按需要更改内容
  6. 完成后按“BTN Save (Word).jpg”


SCR FAC 02.png


删除地点

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施”
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 点选要删除的“地点”
  4. 按“BTN Word Delete.jpg”
  5. 按“确定”确认删除


SCR FAC 03.png


Note 提示：

  • 记录一经删除，就不能再复原 (Undo)。
  • 删除“地点”时会一并删除“地点”内的所有“地区”记录及所包含的设施记录。


地区

“地区”资料是在新增设施记录时设定的，请参考“设备”介绍。


更改地区

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施”
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 点选要更改的“地区”
  4. 右按滑鼠键 (Right-click)，选择“更改地区”
  5. 按需要更改内容
  6. 完成后按“BTN Save (Word).jpg”


SCR FAC 04.png


删除地区

“地区”不能直接删除，要删除“地区”，必在设备上移除所有相关的“地区”资料。若系统没有发现何记录与这个“地区”有关连，会自动删除该“地区”。请参考“设备”介绍。


设备

新增设备

基本设定

  1. 从《WebOffice》右上方选“设施”
  2. 从左方的功能区选“设施”标签
  3. 按右上方的“新增设施记录”（ BTN Add.jpg）
  4. 输入设施“编号”及“名称”
  5. 输入或从清单中选取设施的“类别”
  6. 选取“地点”
  7. 输入或从清单中选取设施的“负责职员”
  8. 输入或从清单中选取设施的“地区”
  9. 输入“备注”


SCR FAC 06.png


Note 提示：

  • “地区”可以是楼层、房间或摆放、储存其他设备的地方。例如:地下、二楼、天台、礼堂、杂物房、诗班室等。当“地区”设定好后，系统会自动在左方的“功能区”按“地区”分列资料。若要删除“地区”，必须要从所有的设备记录中移除让“地区”，系统便会自动把“地区”删除。
  • 第一次输入时需要手动输入“类别”资料，系统会自动把所输入资料记录在“类别”清单中，下次就可以从清单中选用“类别”资料。
  • 设施照片必须在记录储存后方可以加入。


预约设定

  1. 选择是否容许：“可供聚会预约”、“可供课堂预约”、“可供课堂预约”、“预约必须确定”、“许借用/归还”
  2. 可从“网上预约期”设定设施容许预约的期限
  3. 可点选“标示预约底色”的“调色盘”选择在日历上设施显示的底色
  4. 可设定“所有用户组别”或“指定用户组别”可预约设施
  5. 按“BTN Save (Word).jpg”

SCR FAC 07.png


Note 提示：

  • “网上预约期”设定由“今日”、“本月”或“下月”起计的多少个“月内”容许设施预约。也可以点选“BTN Calendar.gif”来指定预约期的终止日子。按“BTN Clear Calendar.jpg”可删除终止日期。
  • 系统预设“所有用户组别”皆可预约施。有关“用户组别”设定方法请参考“用户资料”。


预约时间设定
新增预约时间

系统预设任何时间都可以预约设施，可因应用户组别设定不同的容许预约时间，方便管理。

  1. 按“新增用户组别预约限制”（BTN Add.jpg）增加一个新的“预约受限组别”
  2. 从“受限制组别”清单中选择要用户组别
  3. 勾选容许预约的日子
  4. 在“容许时间”点选可容许预约的开始和结束时间
  5. 若个别组别需要确认预约，请从“需要组别确认”清单选取确认组别
  6. 完成后按“BTN Save (Word).jpg”


SCR FAC 08.png


Note 提示：

  • 若要规范“用户组别”同一天不同的时段的预约，可按“新增用户组别预约限制”（BTN Add.jpg）增加一个相同的用户组别，然后指定容许预约的日期及时间。
  • 系统预设了一星期七天都容许预约设施。


更改预约时间
  1. 点选要更改时间的用户组别
  2. 按“BTN Edit.jpg”
  3. 按需要修改时间及日期
  4. 完成后按“BTN Save (Word).jpg”


SCR FAC 09.png


删除预约时间
  1. 点选要删除容许预约时间的用户组别
  2. 按“确定”确认删除


SCR FAC 08.png


Note 提示：

  • 记录一经删除，就不能再复原 (Undo)。


汇入预约受限组别
  1. 按“预约受限组别”右方的“汇入”（BTN Import.png）
  2. 从清单中选择一个要汇入的设施,系统会显示设施内的用户组别设定
  3. 系统预设了汇入所有设施内的组别，用户也可选择个别用户组别
  4. 按“BTN Save (Word).jpg”确认汇入资料


SCR FAC 10.png


Note 提示：


类别

在设定设备时，用户可按需要把设备分门别类地储存起来，方便日后组织和管理。


新增类别

“类别”资料是在新增设施记录时设定的，请参考“设备”介绍。


更改类别
  1. 在要更改“烦别”的设备上右按滑鼠键 (Right-click)
  2. 选“更改”
  3. 从“类别”清单中选取资料或直接输入类别资料
  4. 完成后按“BTN Save (Word).jpg”


SCR FAC 13.png


Note 提示：

  • 在设备资料上双按滑鼠左键 (Double-click) 可以直接修改设备资料。


删除类别
  1. 在要删除“烦别”的设备上右按滑鼠键 (Right-click)
  2. 选“更改”
  3. 从“类别”栏位直接删除类别资料
  4. 完成后按“BTN Save (Word).jpg”


SCR FAC 14.png


Note 提示：

  • 类别资料删除后，系统不会即时移除“类别”清单内的资料，直至没有记录使用该资料时，系统才会把资料从清单中移除。


职员

职员是管理设备的负责人，例如房间开启、借用、管理等；又或者是设备的保养、维修负责人等。有关职员的输入方法可参考“设备基本设定”


Note 提示：

  • “职员”清单中会自动把使用者所输入的名称保留，下次可从清单中直接选取相同的职员，不用重新输入。


一次过替换不同设备的负责人员

因人手调配或人事变迁，要更替不同设备的负责人是一件磨人的事，尤其是当一位负责人同时兼顾多项设施时，更加重了用户的担子去处理这些的更替。幸好《设施》系统提供了一个简便的方式让用户弹指之间就可完成这繁复的操作。

  1. 从左边的“功能区”选“设施”
  2. 从“职员”名单中点选要更替的职员名称
  3. 按滑鼠右键 (Right-click)，然后选“更改职员”
  4. 在“新名称”栏位输入新的职员名称
  5. 完成后按“BTN OK.jpg”


SCR FAC 15.png


Note 提示：

  • 记录一经储存会即时生效。


参见

设施设定

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