小组聚会

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Support（讨论 | 贡献）2014年2月6日 (四) 09:14的版本

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有关登记“小组聚会”出席，请参考以下说明：

建立聚会

  1. 从《WebOffice》右上方选“出席”
  2. 从左方的功能区选“出席”标签
  3. 在“小组聚会”名单下点选一个聚会名称
  4. 按右上方的“新增聚会”（BTN Add.jpg）
  5. 选择一个“聚会类别”
  6. 输入聚会“日期”或直接按“日历”（Icon Show Calendar.jpg）选取日期
  7. 聚会“类别”已预设了刚才选择的“类别”
  8. 选择聚会开始及结束“时间”
  9. 输入或选择聚会“地点”
  10. 输入“聚会情况摘要”
  11. 输入聚会“名称”
  12. 完成后按右下方的“储存”

SCR Attendance Add Private Meeting 1.png


Note 提示：

  • 聚会“类别”一经选定就不能更改，若错误选择“类别”，必须删除整个聚会，重新建立。有关预设各个小组活动类别方法，请参考“设定小组活动类别”。
  • 当新增一个聚会后，系统会把该聚会的预设“日期”、“地点”、“名称”等资料自动填入各相关栏位，所有预设之栏位均在“小组资料”内设定。
  • “选择设施”（BTN GenCode.png）功能只适用于有申请《设施》系统的用户。
  • 建议设定后先“储存”然后才可以进行登记出席操作。
  • 若不输入聚会“名称”，系统会自动以“类别”资料来代替“聚会名称”显示。
  • 用户可预先建立好各个聚会资料，方便介时登记出席资料。


修改聚会

  1. 从《WebOffice》右上方选“出席”
  2. 从左方的功能区选“出席”标签
  3. 在“小组聚会”名单下点选修改的聚会名称
  4. 点按一个聚会日期
  5. 右按鼠键（Right-click），选“更改小组聚会”
  6. 按需要修改各项聚会资料
  7. 完成后按右下方的“完成”


Note 提示：

  • 用户也可以直接在要修改的聚会日期上双按滑鼠键（Double-click）来作修改。


删除聚会

方法一

  1. 从《WebOffice》右上方选“出席”
  2. 从左方的功能区选“出席”标签
  3. 在“小组聚会”名单下点选要删除的聚会名称
  4. 点按需要删除的聚会日期
  5. 右按鼠键（Right-click），选“删除小组聚会”
  6. 按“BTN OK.jpg”来确认删除


方法二

  1. 从《WebOffice》右上方选“出席”
  2. 从左方的功能区选“出席”标签
  3. 在“小组聚会”名单下点选要删除的聚会名称
  4. 点按需要删除的聚会日期
  5. 右按鼠键（Right-click），选“更改小组聚会”
  6. 按下方的“BTN Delete (Word).jpg”来删除出席记录
  7. 按“BTN OK.jpg”来确认删除


Note 提示：

  • 聚会一经删除，就不能再复原 (Undo)。
  • 删除聚会料会一并删除该次聚会的所有出席者记录。


登记小组成员出席

  1. 按“建立聚会”介绍建立一个新聚会或按“修改聚会”介绍开启一个聚会，系统会自动列出小组组员名单
  2. 在“出席”栏位上勾选出席者
  3. 可在“组员情况摘要”栏位输入或按（BTN Select.png）选取预设的组员状况
  4. 重复以上步骤 2 - 3 勾选其他出席者
  5. 完成后按右下方的“储存”


SCR Attendance Add Private Meeting 2.png


Note 提示：

  • 当新增一个小组聚会出席名单后，系统会把该聚会的预设“日期”、“类别”、“地点”等资料自动填入各相关栏位，所有预设之栏位均在“小组资料”内设定。
  • “选择设施”（BTN GenCode.png）功能只适用于有申请《设施》系统的用户。
  • 有关设定“组员情况摘要”方法，请参考“设定组员情况摘要”。


登记非小组成员出席

登记资库内其他出席者

  1. 按“建立聚会”介绍建立一个新聚会或按“修改聚会”介绍开启一个聚会
  2. 按“BTN Add New Attendee.jpg”
  3. 输入出席者中文或英文“姓名”或“电话”号码
  4. 按BTN Search (Word).jpg
  5. 从名单中点选所需记录
  6. 按BTN OK.jpg
  7. 可输入或按BTN Select.png输入“组员情况摘要”
  8. 重复以上步骤 2 至 7 可加入其他的出席者
  9. 完成所有登记后按“完成”


SCR Attendance Add Private Meeting 3.png

SCR Attendance Add Private Meeting 4.png


Note 提示：

  • “非小组出席者”泛指已输入系统但未有包含在该小组内的会众资料。
  • 加入非小组成员后，系统会把资料加到小组出席登记名单内，下次登记出席时会自动显示这非小组成员资料。


登记新来宾

  1. 按“建立聚会”介绍建立一个新聚会或按“修改聚会”介绍开启一个聚会
  2. 按“BTN Add New Attendee.jpg”
  3. 输入出席者中文或英文“姓名”
  4. 按BTN OK.jpg
  5. 系统显示确认讯息，按BTN OK.jpg
  6. 可输入或按BTN Select.png输入“组员情况摘要”
  7. 重复以上步骤 2 至 6 可加入其他的出席者
  8. 完成所有登记后按“完成”


SCR Attendance Add Private Meeting 5.png

SCR Attendance Add Private Meeting 6.png


Note 提示：

  • “新来宾”泛指资料库中未有记录的出席者。
  • 新来宾在出席名单上会以黄色表示。
  • 加入新来宾后，系统会把资料加到小组出席登记名单内，下次登记出席时会自动显示这新来宾资料。
  • 若只需要记录新来宾的人数，不需记录名字，可直接在栏位“匿名出席者”内输入人数。


汇入其他资料

基本上，小组聚会的点名方式都是即时处理的 (on-line)，但同时亦可支援离线方式 (Offline) 来登记出席资料。详细方法请参阅以下说明。


  1. 按“建立聚会”介绍建立一个新聚会或按“修改聚会”介绍开启一个聚会
  2. 按“BTN Attendance Import 2.png”
  3. 选择“列印范围”
  4. 选择一个“绦码”记录方式：“记录号码”、“会友编号”或“来宾编号”
  5. 在下方的空格内输入或以条码阅读器 (Barcode Scanner) 读入条码
  6. 重复步骤 5 完成所有输入
  7. 按“BTN OK.jpg”
  8. 登记完成系统会显示确认讯息，按“BTN OK.jpg”
  9. 最后按“完成”结束登记操作


SCR Attendance Add Private Meeting 7.png

SCR Attendance Add Private Meeting 8.png


Note 提示：

  • “汇入”功能只适用于登记该小组组员出席，非小组成员或新来宾不适用。
  • “列印范围”目前只能选择“条码”(Barcode)。
  • “绦码”记录方式每次只可用相同的条记录，若果需要使用不同的“绦码”，必须重复步骤 4-8。
  • 若用户采用有记忆功能的条码阅读器 (Barcode Scanner) 来登记出席，需要个别从阅读器的记录档中复制及贴上条码资料到以上第 5 步所提及的栏位内。
  • 汇入资料后，可个别输入或按（BTN Select.png）选取预设的“组员情况摘要”。


删除出席记录

删除小组成员出席记录

  1. 按“修改聚会”介绍开启聚会
  2. 取消勾选组员“出席”栏位
  3. 最后按“完成”结束登记操作


SCR Attendance Add Private Meeting 9.png


删除非小组成员／新来宾出席记录

  1. 按“修改聚会”介绍开启聚会
  2. 按一下要删除的非小组成员或新来宾右方的“BTN Delete.jpg”
  3. 系统显示“下次新增聚会时不再预设列出在出席名单中？”讯息，按“BTN OK.jpg”
  4. 最后按“完成”结束登记操作


SCR Attendance Add Private Meeting 10.png


Note 提示：

  • 资料一旦删除，就不能再复还。
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