小組聚會

出自 WebOffice
於 2014年2月5日 (三) 03:44 由 Support (對話 | 貢獻) 所做的修訂

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有關登記「小組聚會」出席，請參考以下說明：

建立聚會

  1. 從《WebOffice》右上方選「出席」
  2. 從左方的功能區選「出席」標籤
  3. 在「小組聚會」名單下點選一個聚會名稱
  4. 按右上方的「新增聚會」（BTN Add.jpg）
  5. 選擇一個「聚會類別」
  6. 輸入聚會「日期」或直接按「日曆」（Icon Show Calendar.jpg）選取日期
  7. 聚會「類別」已預設了剛才選擇的「類別」
  8. 選擇聚會開始及結束「時間」
  9. 輸入或選擇聚會「地點」
  10. 輸入「聚會情況摘要」
  11. 輸入聚會「名稱」
  12. 完成後按右下方的「儲存」

SCR Attendance Add Private Meeting 1.png


Note 提示：

  • 聚會「類別」一經選定就不能更改，若錯誤選擇「類別」，必須刪除整個聚會，重新建立。有關預設各個小組活動類別方法，請參考「設定小組活動類別」。
  • 當新增一個聚會後，系統會把該聚會的預設「日期」、「地點」、「名稱」等資料自動填入各相關欄位，所有預設之欄位均在「小組資料」內設定。
  • 「選擇設施」（BTN GenCode.png）功能只適用於有申請《設施》系統的用戶。
  • 建議設定後先「儲存」然後才可以進行登記出席操作。
  • 若不輸入聚會「名稱」，系統會自動以「類別」資料來代替「聚會名稱」顯示。
  • 用戶可預先建立好各個聚會資料，方便介時登記出席資料。


修改聚會

  1. 從《WebOffice》右上方選「出席」
  2. 從左方的功能區選「出席」標籤
  3. 在「小組聚會」名單下點選修改的聚會名稱
  4. 點按一個聚會日期
  5. 右按鼠鍵（Right-click），選「更改小組聚會」
  6. 按需要修改各項聚會資料
  7. 完成後按右下方的「完成」


Note 提示：

  • 用戶也可以直接在要修改的聚會日期上雙按滑鼠鍵（Double-click）來作修改。


刪除聚會

方法一

  1. 從《WebOffice》右上方選「出席」
  2. 從左方的功能區選「出席」標籤
  3. 在「小組聚會」名單下點選要刪除的聚會名稱
  4. 點按需要刪除的聚會日期
  5. 右按鼠鍵（Right-click），選「刪除小組聚會」
  6. 按「BTN OK.jpg」來確認刪除


方法二

  1. 從《WebOffice》右上方選「出席」
  2. 從左方的功能區選「出席」標籤
  3. 在「小組聚會」名單下點選要刪除的聚會名稱
  4. 點按需要刪除的聚會日期
  5. 右按鼠鍵（Right-click），選「更改小組聚會」
  6. 按下方的「BTN Delete (Word).jpg」來刪除出席記錄
  7. 按「BTN OK.jpg」來確認刪除


Note 提示：

  • 聚會一經刪除，就不能再復原 (Undo)。
  • 刪除聚會料會一併刪除該次聚會的所有出席者記錄。


登記小組成員出席

  1. 按「建立聚會」介紹建立一個新聚會或按「修改聚會」介紹開啟一個聚會，系統會自動列出小組組員名單
  2. 在「出席」欄位上勾選出席者
  3. 可在「組員情況摘要」欄位輸入或按（BTN Select.png）選取預設的組員狀況
  4. 重覆以上步驟 2 - 3 勾選其他出席者
  5. 完成後按右下方的「儲存」


SCR Attendance Add Private Meeting 2.png


Note 提示：

  • 當新增一個小組聚會出席名單後，系統會把該聚會的預設「日期」、「類別」、「地點」等資料自動填入各相關欄位，所有預設之欄位均在「小組資料」內設定。
  • 「選擇設施」（BTN GenCode.png）功能只適用於有申請《設施》系統的用戶。
  • 有關設定「組員情況摘要」方法，請參考「設定組員情況摘要」。


登記非小組成員出席

登記資庫內其他出席者

  1. 按「建立聚會」介紹建立一個新聚會或按「修改聚會」介紹開啟一個聚會
  2. 按「BTN Add New Attendee.jpg」
  3. 輸入出席者中文或英文「姓名」或「電話」號碼
  4. 按BTN Search (Word).jpg
  5. 從名單中點選所需記錄
  6. 按BTN OK.jpg
  7. 可輸入或按BTN Select.png輸入「組員情況摘要」
  8. 重覆以上步驟 2 至 7 可加入其他的出席者
  9. 完成所有登記後按「完成」


SCR Attendance Add Private Meeting 3.png


Note 提示：

  • 「非小組出席者」泛指已輸入系統但未有包含在該小組內的會眾資料。
  • 加入非小組成員後，系統會把資料加到小組出席登記名單內，下次登記出席時會自動顯示這非小組成員資料。


登記新來賓

  1. 按「建立聚會」介紹建立一個新聚會或按「修改聚會」介紹開啟一個聚會
  2. 按「BTN Add New Attendee.jpg」
  3. 輸入出席者中文或英文「姓名」
  4. 按BTN OK.jpg
  5. 系統顯示確認訊息，按BTN OK.jpg
  6. 可輸入或按BTN Select.png輸入「組員情況摘要」
  7. 重覆以上步驟 2 至 6 可加入其他的出席者
  8. 完成所有登記後按「完成」


SCR Attendance Add Private Meeting 4.png


Note 提示：

  • 「新來賓」泛指資料庫中未有記錄的出席者。
  • 新來賓在出席名單上會以黃色表示。
  • 加入新來賓後，系統會把資料加到小組出席登記名單內，下次登記出席時會自動顯示這新來賓資料。


匯入其他資料

基本上，小組聚會的點名方式都是即時處理的 (on-line)，但同時亦可支援離線方式 (Offline) 來登記出席資料。詳細方法請參閱以下說明。

  1. 按「建立聚會」介紹建立一個新聚會或按「修改聚會」介紹開啟一個聚會
  2. 按「BTN Attendance Import 2.png」
  3. 選擇「列印範圍」
  4. 選擇一個「絛碼」記錄方式：「記錄號碼」、「會友編號」或「來賓編號」
  5. 在下方的空格內輸入或以條碼閱讀器 (Barcode Scanner) 讀入條碼
  6. 重覆步驟 5 完成所有輸入
  7. 按「BTN OK.jpg」
  8. 登記完成系統會顯示確認訊息，按「BTN OK.jpg」
  9. 最後按「完成」結束登記操作


SCR Attendance Add Private Meeting 5.png


Note 提示：

  • 「列印範圍」目前只能選擇「條碼」(Barcode)。
  • 「絛碼」記錄方式每次只可用相同的條記錄，若果需要使用不同的「絛碼」，必須重覆步驟 4-8。
  • 資料匯入方式不適用於登記新來賓出席。
  • 若用戶採用有記憶功能的條碼閱讀器 (Barcode Scanner) 來登記出席，需要個別從閱讀器的記錄檔中複製及貼上條碼資料到以上第 5 步所提及的欄位內。
  • 匯入資料後，可個別輸入或按（BTN Select.png）選取預設的「組員情況摘要」


刪除出席記錄

刪除小組成員出席記錄

  1. 按「修改聚會」介紹開啟聚會
  2. 取消勾選組員「出席」欄位
  3. 最後按「完成」結束登記操作


SCR Attendance Add Private Meeting 6.png


刪除非小組成員／新來賓出席記錄

  1. 按「修改聚會」介紹開啟聚會
  2. 按一下要刪除的非小組成員或新來賓右方的「BTN Delete.jpg」
  3. 系統顯示「下次新增聚會時不再預設列出在出席名單中？」訊息，按「BTN OK.jpg」
  4. 最後按「完成」結束登記操作


SCR Attendance Add Private Meeting 7.png


Note 提示：

  • 資料一旦刪除，就不能再復還。
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