公開聚會

出自 WebOffice
於 2013年12月13日 (五) 03:36 由 Support (對話 | 貢獻) 所做的修訂 (→‎4. 匯入登記)

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有關登記「公開聚會」出席，請參考以下說明：

建立聚會

  1. 從《WebOffice》右上方選「出席」
  2. 從左方的功能區選「出席」標籤
  3. 在「公開聚會」名單下點選一個聚會名稱
  4. 按右上方的「新增聚會」（BTN Add.jpg）
  5. 輸入聚會「日期」或直接按「日曆」（Icon Show Calendar.jpg）選取日期
  6. 選擇聚會「類別」
  7. 選擇聚會開始及結束「時間」
  8. 輸入或選擇聚會「地點」
  9. 輸入「聚會情況摘要」
  10. 輸入聚會「名稱」
  11. 完成後按右下方的「儲存」

SCR Attendance Add Public Meeting 1.png


Note 提示：

  • 若「公開聚會」名單下有聚會名稱以灰色顯示，表示該聚會處於「未生效」狀態，不能登記聚會出席。
  • 當新增一個聚會出席名單後，系統會把該聚會的預設「日期」、「類別」、「地點」、「名稱」等資料自動填入各相關欄位，所有預設之欄位均在「小組資料」內設定。
  • 「選擇設施」（BTN GenCode.png）功能只適用於有申請《設施》系統的用戶。
  • 建立好聚會資料後必須先「儲存」然後才可以進行登記出席操作。
  • 儲存聚會後，系統會顯示各出席登記方法，詳情可參考「登記出席」
  • 用戶可預先建立好各個聚會資料，方便介時登記出席資料。


修改聚會

  1. 從《WebOffice》右上方選「出席」
  2. 從左方的功能區選「出席」標籤
  3. 在「公開聚會」名單下點選修改的聚會名稱
  4. 點按一個聚會日期
  5. 右按鼠鍵（Right-click），選「更改公開聚會」
  6. 按需要修改各項聚會資料
  7. 完成後按右下方的「完成」


Note 提示：

  • 用戶也可以直接在要修改的聚會日期上雙按滑鼠鍵（Double-click）來作修改。


刪除聚會

方法一

  1. 從《WebOffice》右上方選「出席」
  2. 從左方的功能區選「出席」標籤
  3. 在「公開聚會」名單下點選要刪除的聚會名稱
  4. 點按需要刪除的聚會日期
  5. 右按鼠鍵（Right-click），選「刪除公開聚會」
  6. 按「BTN OK.jpg」來確認刪除


方法二

  1. 從《WebOffice》右上方選「出席」
  2. 從左方的功能區選「出席」標籤
  3. 在「公開聚會」名單下點選要刪除的聚會名稱
  4. 點按需要刪除的聚會日期
  5. 右按鼠鍵（Right-click），選「更改公開聚會」
  6. 按下方的「BTN Delete (Word).jpg」來刪除出席記錄
  7. 按「BTN OK.jpg」來確認刪除


Note 提示：

  • 聚會一經刪除，就不能再復原 (Undo)。
  • 刪除聚會料會一併刪除該次聚會的所有出席者記錄。


登記出席

建立好聚會資料後可以開始登記出席，「公開聚會」的登記出席方式有四個，分別是「實時登記」、「別個登記」、「集體登記」及「匯入登記」。各個操作方式請參考以下說明。

SCR Attendance Add Public Meeting 2.png


Note 提示：

  • 若只要記錄出席人數，不需記錄姓名，可在「匿名出席者」欄位內填上不需記名的出席人數。


1. 實時登記

「實時登記」功能只可於聚會當天使用，執行此功能時系統會檢查所設定的聚會「日期」是否與系統日期相同，若兩者日期不相同則會顯示「實時登記只適用於今日的聚會／活動」信息，並終止登記操作。


登記會眾出席

  1. 按「BTN Attendance Realtime.png」
  2. 若登記者為來賓，請勾選「來賓」
  3. 若登記者已遲到，請勾選「遲到」
  4. 從「輸入條碼」選擇一個項目：「自動分辨」、「記錄號碼」、「會友編號」、「來賓編號」、「智能咭號碼」或「新來賓姓名」
  5. 在右方的空格內輸入或以條碼閱讀器 (Barcode Scanner) 讀入條碼，登記完成系統會顯示「登記成功」訊息
  6. 重覆以上步驟登記其他出席者資料
  7. 完成所有登記出席後按右上方的「BTN Cancel Red.jpg」
  8. 按「完成」結束登記


SCR Attendance Add Public Meeting 3.png


Note 提示：

  • 系統自動顯示「到達時間」，不能更改。
  • 若「輸入條碼」選擇「自動分辨」，系統會一併檢查「記錄號碼」、「會友編號」、「來賓編號」、「智能咭號碼」四個資料，可能需要較多時間來辨識所輸入之編號。
    另外，若遇有相同的條碼，例如甲出席者的「會友編號」與乙出席者的「來賓編號」相同，使用「自動分辨」功能時系統會列出所有相同的出席者記錄，用戶必須選用另一個條碼辨認方式來重新輸入。
  • 若用戶自行輸入條碼，需要按「確定」作實；若以條碼閱讀器讀入條碼，則無需按「確定」。
  • 若「輸入條碼」選擇「新來賓姓名」，用戶必須輸入新來賓姓名後再按「確定」作實。
  • 除「新來賓姓名」外，所有輸入的條碼或號碼資料都會經系統核對無誤後才會作記錄，否則會顯示「找不到記錄」訊息。
  • 若重覆登記同一位出席者，系統會顯示「登記失敗」訊息，提示出席者已作登記。


登記新來賓出席

  1. 按「BTN Attendance Realtime.png」
  2. 若登記者已遲到，請勾選「遲到」
  3. 從「輸入條碼」選擇「新來賓姓名」
  4. 在右方的空格內輸入新來賓姓名
  5. 系統顯示確認加入新來賓提示，按「確定」
  6. 重覆以上步驟登記其他出席者資料
  7. 完成所有登記出席後按右上方的「BTN Cancel Red.jpg」
  8. 按「完成」結束登記

SCR Attendance Add Public Meeting 4.png


Note 提示：

  • 新來賓在出席登記表上會以黃色標示。
  • 若「輸入條碼」選擇「新來賓姓名」，系統會自動勾選「來賓」。
  • 若要登記新來賓，可選擇登記方式：「姓名/電話」，然後輸入新來賓姓名後按「確定」，再確認一次即可登記新來賓出席資料。


2. 個別登記

登記會眾出席

  1. 按「BTN Attendance Manual.png」
  2. 輸入「到達時間」
  3. 若登記者為來賓，請勾選「來賓」
  4. 若登記者已遲到，請勾選「遲到」
  5. 選擇一個登記方式：「姓名/電話」、「記錄號碼」、「會友編號」、「來賓編號」或「智能咭號碼」
  6. 然後在右方的欄位按先前選擇的登記方式輸入相關資料
  7. 按「BTN Search (Magnifier).png」，下方顯示符合條件的名單
  8. 從名單中點選所需資料
  9. 按「BTN OK.jpg」，系統顯示「登記成功」訊息
  10. 重覆以上步驟登記其他出席者資料
  11. 完成所有登記出席後按右上方的「BTN Cancel Red.jpg」
  12. 按「完成」結束登記

SCR Attendance Add Public Meeting 5.png


Note 提示：

  • 系統預設了「到達時間」為聚會開始時間。
  • 各個登記方式皆可使用條碼閱讀器 (Barcode Scanner) 讀入條碼，選「姓名/電話」除外。
  • 若用戶自行輸入條碼，需要按「確定」作實；若以條碼閱讀器讀入條碼，則無需按「確定」。
  • 所有輸入的電話或號碼資料都會經系統核對無誤後才會作記錄，否則會顯示「找不到記錄」訊息。
  • 若重覆登記同一位出席者，系統會顯示「登記失敗」訊息，提示出席者已登記。


登記新來賓出席

  1. 按「BTN Attendance Manual.png」
  2. 輸入「到達時間」
  3. 勾選「來賓」
  4. 若登記者已遲到，請勾選「遲到」
  5. 登記方式選「姓名/電話」
  6. 然後在右方的欄位輸入新來賓姓名
  7. 按「BTN OK.jpg」，系統顯示確認訊息
  8. 按「確定」
  9. 重覆以上步驟登記其他新來賓資料
  10. 完成所有登記出席後按右上方的「BTN Cancel Red.jpg」
  11. 按「完成」結束登記

SCR Attendance Add Public Meeting 6.png


Note 提示：

  • 新來賓在出席登記表上會以黃色標示。


3. 集體登記

登記會眾出席

  1. 按「BTN Attendance List.png」
  2. 輸入「到達時間」
  3. 若登記者已遲到，請勾選「遲到」
  4. 若登記者為來賓，請勾選「來賓」
  5. 選擇「資料來源」：「記錄號碼」、「會友編號」、「來賓編號」、「智能咭號碼」或「新來賓姓名」
  6. 然後在下方的「登記資料」輸入相關資料，輸入完成後按「BTN Enter Key.png」
  7. 重覆以上步驟６登記其他出席者記資料
  8. 所有登記完成後按「BTN OK.jpg」，系統會在右方顯示登記結果
  9. 完成所有登記出席後按右上方的「BTN Cancel Red.jpg」
  10. 按「完成」結束登記


SCR Attendance Add Public Meeting 7.png


Note 提示：

  • 系統預設了「到達時間」為聚會開始時間。
  • 各個登記方式皆可使用條碼閱讀器 (Barcode Scanner) 讀入條碼，選「新來賓姓名」除外。
  • 若用戶自行輸入條碼，需要按「確定」作實；若以條碼閱讀器讀入條碼，則無需按「確定」。
  • 所有輸入的號碼資料均會經系統核對正確後才會作記錄（「新來賓姓名」除外）。若輸入錯誤，系統會顯示「登記失敗」訊息。
  • 若重覆登記同一位出席者，系統會顯示「登記失敗」訊息，提示出席者已登記。
  • 若「資料來源」選擇「新來賓姓名」，欄位「來賓」會自動勾選，用戶必須輸入新來賓姓名。
  • 系統每次只能辨認一種資料來源，換句話說，不能在同一次輸入中輸入不同的資料來源，若登記時有不同的資料來源，必須分開處理。


登記新來賓出席

  1. 按「BTN Attendance List.png」
  2. 輸入「到達時間」
  3. 若登記者已遲到，請勾選「遲到」
  4. 從「資料來源」選擇「新來賓姓名」
  5. 然後在下方的「登記資料」輸入新來賓姓名後按「BTN Enter Key.png」
  6. 重覆以上步驟登記其他新來賓資料
  7. 所有登記完成後按「BTN OK.jpg」，系統會在右方顯示所輸入的資料是否成功
  8. 完成所有登記出席後按右上方的「BTN Cancel Red.jpg」
  9. 按「完成」結束登記

SCR Attendance Add Public Meeting 8.png


Note 提示：

  • 若「資料來源」選擇「新來賓姓名」，系統會自動勾選「來賓」。
  • 新來賓在出席登記表上會以黃色標示。
  • 系統不會核對所輸入的新來賓姓名，只會直接記錄所輸入的資料，即使重覆輸入也不會有提示訊息顯示。

4. 匯入登記

「匯入登記」可一次過把已記錄的資料匯入到系統內，省時方便。用戶可透過有記憶功能的條碼閱讀器（Memory Barcode Scanner）來記錄出席者資料，然後再把資料直接匯入到系統內登記。

  1. 按「BTN Attendance Import.png」
  2. 輸入「到達時間」
  3. 選擇「資料來源」：「自動分辨」、「會友編號」、「來賓編號」或「智能咭號碼」
  4. 按「BTN Select File 2MB.jpg」選取資料檔案，選定資料檔後系統會即時匯入資料，並會顯示匯入結果
  5. 若有需要，可重覆步驟 4 繼續匯入其他資料
  6. 匯入完成後按右上方的「BTN Cancel Red.jpg」
  7. 按「完成」結束登記


SCR Attendance Add Public Meeting 9.png


Note 提示：

  • 若用戶知道「資料來源」採用甚麼編號格式，直接選用該編號格式會有助提升執行效率；採用「自動分辨」因會逐一比對資料是屬於哪個編號格式，相對來說所花費時間較多。
  • 資料檔案大小不能超過 2MB，且檔案必須由一行一個編號組成的文字檔（text file），其他格式檔案未能兼容。
  • 「匯入登記」只可處理會眾的出席資料，新來賓出席登記請使用其他三項登記方法。

修改出席記錄

加入出席者

可按「登記出席」介紹來加入出席記錄。


Note 提示：


刪除出席者

  1. 點選要刪除出席者的聚會日期
  2. 從出席者名單選出要刪除的記錄
  3. 按記錄右方的「刪除」（BTN Delete.jpg）
  4. 按「確定」確認刪除


SCR Attendance Add Public Meeting 10.png


Note 提示：

  • 記錄一經刪除，就不能再復原 (Undo)。


參見

出席記錄 登記出席

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