公开聚会

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有关登记“公开聚会”出席，请参考以下说明：

建立聚会

  1. 从《WebOffice》右上方选“出席”
  2. 从左方的功能区选“出席”标签
  3. 在“公开聚会”名单下点选一个聚会名称
  4. 按右上方的“新增聚会”（BTN Add.jpg）
  5. 输入聚会“日期”或直接按“日历”（Icon Show Calendar.jpg）选取日期
  6. 选择聚会“类别”
  7. 选择聚会开始及结束“时间”
  8. 输入或选择聚会“地点”
  9. 输入“聚会情况摘要”
  10. 输入聚会“名称”
  11. 完成后按右下方的“储存”

SCR Attendance Add Public Meeting 1.png


Note 提示：

  • 若“公开聚会”名单下有聚会名称以灰色显示，表示该聚会处于“未生效”状态，不能登记聚会出席。
  • 当新增一个聚会出席名单后，系统会把该聚会的预设“日期”、“类别”、“地点”、“名称”等资料自动填入各相关栏位，所有预设之栏位均在“小组资料”内设定。
  • “选择设施”（BTN GenCode.png）功能只适用于有申请《设施》系统的用户。
  • 建立好聚会资料后必须先“储存”然后才可以进行登记出席操作。


登记出席

“公开聚会”的登记出席方式有四个，分别是“实时登记”、“别个登记”、“集体登记”及“汇入登记”。各个操作方式请参考以下说明。


实时登记

“实时登记”功能只可于聚会当天使用，执行此功能时系统会检查所设定的聚会“日期”是否与系统日期相同，若两者日期不相同则会显示“实时登记只适用于今日的聚会／活动”信息，并终止登记操作。


  1. 按“BTN Attendance Realtime.png”
  2. 若登记者为来宾，请勾选“来宾”
  3. 若登记者已迟到，请勾选“迟到”
  4. 从“输入条码”选择一个项目：“自动分辨”、“记录号码”、“会友编号”、“来宾编号”、“智能咭号码”或“新来宾姓名”。
  5. 在右方的空格内输入或以条码阅读器 (Barcode Reader) 读入条码，登记完成系统会显示“登记成功”讯息
  6. 重复以上步骤登记其他出席者记资料
  7. 完成所有登记出席后按右上方的“BTN Cancel Red.jpg”结束登记


SCR Attendance Add Public Meeting 2.png


Note 提示：

  • 系统自动显示“到达时间”，不能更改。
  • 若“输入条码”选择“自动分辨”，系统会一并检查“记录号码”、“会友编号”、“来宾编号”、“智能咭号码”四个资料，所需时间可能较使用单一条码多些。
    另外，若遇有相同的条码，例如甲出席者的“会友编号”与乙出席者的“来宾编号”相同，使用系统“自动分辨”功能时系统会列出所有相同的出席者记录，用户必须选用另一个条码辨认方式来重新输入。
  • 若用户自行输入条码，需要按“确定”作实；若以条码阅读器读入条码，则无需按“确定”。
  • 若“输入条码”选择“新来宾姓名”，用户必须输入新来宾姓名后再按“确定”作实。
  • 除“新来宾姓名”外，所有输入的条码或号码资料都会经系统核对正确后才会作记录，否则会显示“找不到记录”讯息。
  • 若重复登记同一位出席者，系统会显示“登记失败”讯息，提示出席者已登记。

个别登记

  1. 按“BTN Attendance Manual.png”
  2. 输入“到达时间”
  3. 若登记者为来宾，请勾选“来宾”
  4. 若登记者已迟到，请勾选“迟到”
  5. 选择一个登记方式：“姓名/电话”、“记录号码”、“会友编号”、“来宾编号”或“智能咭号码”
  6. 然后在右方的栏位按前选择的登记方式输入相关资料，登记完成系统会显示“登记成功”讯息
  7. 重复以上步骤登记其他出席者记资料
  8. 完成所有登记出席后按右上方的“BTN Cancel Red.jpg”结束登记

SCR Attendance Add Public Meeting 3.png


Note 提示：

  • 系统预设了“到达时间”为聚会开始时间。
  • 各个登记方式皆可使用条码阅读器 (Barcode Reader) 读入条码，选“姓名/电话”除外。
  • 若用户自行输入条码，需要按“确定”作实；若以条码阅读器读入条码，则无需按“确定”。
  • 所有输入的电话或号码资料都会经系统核对正确后才会作记录，否则会显示“找不到记录”讯息。
  • 若重复登记同一位出席者，系统会显示“登记失败”讯息，提示出席者已登记。
  • 若要登记新来宾，可选择登记方式：“姓名/电话”，然后输入新来宾姓名后按“确定”，再确应一次即可登记新来宾出席资料。
    注：这种登记新来宾方式只记录新来宾姓名一次，若该来宾需要登记其他聚会出席，介时需要再次输入姓名。


集体登记

  1. 按“BTN Attendance List.png”
  2. 输入“到达时间”
  3. 若登记者已迟到，请勾选“迟到”
  4. 若登记者为来宾，请勾选“来宾”
  5. 选择“资料来源”：“记录号码”、“会友编号”、“来宾编号”、“智能咭号码”或“新来宾姓名”
  6. 然后在下方的“登记资料”输入相关资料，输入完成后按“BTN Enter Key.png
  7. 重复以上步骤６登记其他出席者记资料
  8. 所有登记完成后按“BTN OK.jpg”，系统会在右方显示所输入的资料是否成功
  9. 完成所有登记出席后按右上方的“BTN Cancel Red.jpg”结束登记

SCR Attendance Add Public Meeting 4.png


Note 提示：

  • 系统预设了“到达时间”为聚会开始时间。
  • 各个登记方式皆可使用条码阅读器 (Barcode Reader) 读入条码，选“新来宾姓名”除外。
  • 若用户自行输入条码，需要按“确定”作实；若以条码阅读器读入条码，则无需按“确定”。
  • 所有输入的号码资料均会经系统核对正确后才会作记录。若输入有误，系统会显示“登记失败”讯息。
  • 若重复登记同一位出席者，系统会显示“登记失败”讯息，提示出席者已登记。
  • 若“资料来源”选择“新来宾姓名”，栏位“来宾”会自动勾选，用户必须输入新来宾姓名。


汇入登记

“汇入登记”可一次过把已记录的资料汇入到系统内，省时方便。用户可透过有记忆功能的条码阅读器（Memory Barcode Scanner）来记录出席者资料，然后再把资料直接汇入到系统内。

  1. 按“BTN Attendance Import.png”
  2. 输入“到达时间”
  3. 选择“资料来源”：“自动分辨”、“会友编号”、“来宾编号”或“智能咭号码”
  4. 按“BTN Select File 2MB.jpg”选取资料档案
  5. 选定资料档后系统会即时汇入资料，按右上方的“BTN Cancel Red.jpg”
  6. 按“完成”结束登记


SCR Attendance Add Public Meeting 5.png


Note 提示：

  • 若知道“资料来源”采用甚么编号格式，直接选用该编号格式会有助提升执行效率；采用“自动分辨”因会逐一比对资料是属于哪个编号格式，相对来说所花费时间较多。
  • 资料档案大小不能超过 2MB，且档案必须由一行一个编号组成的文字档（text file），其他格式档案未能兼容。

修改出席记录

SCR Attendance Add Public Meeting 6.png


Note 提示：


删除出席记录

SCR Attendance Add Public Meeting 7.png


Note 提示：


参见

出席记录 登记出席

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