捐献输入

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Support（讨论 | 贡献）2013年8月19日 (一) 03:51的版本 （→‎列印收據）

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输入捐献

会众捐献

  1. 按“输入”标签
  2. 从检索栏位“BTN Selection Criteria.png”中选择“姓名/编号/电话”、“损献编号”或“会友编号”
  3. 按上一步拣选项目输入相关的钥字 (keywords)
  4. 按“BTN Search (Magnifier).png”，系统列出符合条件的记录
  5. 从符合条件的名单中选取一个合适的会众，下方显示该会众的电话、电邮、地址、捐献界别、捐献编号等个人资料
  6. 选择“付款方式”，若有需要，可在右方空格内输入“票据编号”或备注资料
  7. 选择“货币”单位
  8. 输入或“BTN Calendar.gif”选择“捐献日期”
  9. 按需要修改各项损献预设
  10. 输入“收据备注”
  11. 选择“入数批次”
  12. 从右方选择“奉献”或“费用”标签
  13. 在适当的“奉献项目”或“费用项目”右方输入“金额”
  14. 若有需要，可在“金额”右可方输入备注资料
  15. 若项目为非扣税项目，请取消勾选项目最右方的“扣税”
  16. 完成后按“BTN Save (Word).jpg”

SCR Offer Entry 1.png


Note 提示：

  • “捐献日期”的输入格式为“YYYY/MM/DD”。
  • 用户也可以选择使用“损献编号”或“会友编号”来寻找指定的会众资料。
  • 有关捐献者的捐献预设可参考“奉献、认献资料”设定。
  • “入数批次”建议在输入奉献前已先建立，用户也可以输入捐献时即时建立“批次”，请参考“即时建立入数批次”介绍。
  • “奉献类别”若为非免税项目（如活动收费等），则其项目名称会以蓝色显示。
  • 系统预设了使用“HKD”（港币）作为捐献货币。
  • “捐献货币”右方会自动显示所有奉献的总金额。
  • 每笔捐献记录只可使用一种货币，若同一位捐献者以不同的货币来捐献不同的项目，那么每种货币需要独立输入一笔捐献记录。
  • 每笔捐献记录只能使用一种付款方式，若同一位捐献者以不同的付款方式捐献，那么需要按付款方式分开输入捐献记录。
  • 所有“奉献项目”项目预设都是可扣税的。
  • 奉献记录储存后，系统会自动为这笔记录加上“记录序号”的流水号。
  • 有关“奉献项目”、“付款方式”、“货币”及“捐献类别”之设定可参考“设定奉献项目”。


非会众捐献

  1. 按“输入”标签
  2. 在检索栏位输入捐献者姓名
  3. 按右上方的“BTN Offer Non-Member.jpg”
  4. 系统显示确认讯息，按“BTN OK.jpg”
  5. 按需要输入的“捐献日期”、“捐献界别”、“捐献名称”、“捐献编号”、“收据名称”及“收据地址”资料
  6. 其馀步骤按“会众捐献”步骤 6-16 执行

SCR Offer Entry 2.png


Note 提示：

  • 非会众的捐献者资料不会记录在资料库内，下次输入同一非会众捐献记录时需要重新输入有关捐献者资料。


即时建立批次

输入奉献时，若未有预先加增新的“批次”，可按以下步骤即时新增一个“批次”：

  1. 按栏位“入数批次”右方的“新增批次”（BTN Add.jpg）
  2. 输入或从“BTN Calendar.gif”选择“批次日期”
  3. 输入或从栏位选择“批次名称”
  4. 若有选用《会计》系统，可选择“入数帐户”
  5. 按“BTN OK.jpg”

SCR Offer Batch 5.png


修改捐献记录

修改捐献记录时，要注意该记录是否已列印了收据或进行了过帐操作。若未有列印或过帐可以直接执行“一般修改”操作；若已列印了收据或执行了过帐操作则需要按“特别修改”步骤操作。


一般修改

  1. 按“捐献查询”操作选取需要修改的捐献记录
  2. 若要修改奉献者，请按“修改捐献者”步骤操作
  3. 按需要修改右方的奉献项目/金额
  4. 若要更改批次，则直接从“入数批次”选择合适的批次或“即时建立新的批次”
  5. 完成后按“BTN Save (Word).jpg”

SCR Offer Entry 7.png


Note 提示：

  • 按“BTN Cancel 2.jpg”会放弃更新记录，若记录尚未储存，系统会显示提示讯息。
  • 若画面下方捐献记录各栏位以灰色显示，表示这记录曾列印收据或已进行了奉献过帐手续，那么便不能直接更改记录，需要按“特别修改”步骤来更新这笔捐献记录。


修改捐献者

  1. 按“选择捐献者”（BTN Select.png）
  2. 在检索栏位输入捐献者姓名
  3. 可选择会众是“经常出席”或“非经常出席”
  4. 按“BTN Search (Word).jpg”
  5. 从列表中点选合适捐献者名称
  6. 按“BTN OK.jpg”
  7. 系统显示确认取代捐献者讯息，按“BTN OK.jpg”

SCR Offer Entry 8.png


Note 提示：

  • 若欲更改的捐献者为非会众，则只能把该笔奉献记录“作废”，然后按“非会众捐献”步骤重新输入该笔奉献记录。


特别修改

  1. 按“捐献查询”操作选取需要修改的捐献记录，留意捐献记录上的“列印”栏位，若当中的数字并非“0”代表记录曾列印过收据
  2. 点选要修改的捐献记录,然后右按滑鼠键 (Right-click)
  3. 选“修正奉献资料”
    SCR Offer Entry 9.png
  4. 下方可供修改的栏位由灰色转为白色，可按需要修改内容
  5. 输入修正“原因”
  6. 完成后按“BTN Save (Word).jpg”

SCR Offer Entry 10.png


Note 提示：

  • 列印栏的前后两组数字分别代表列印“奉献收据”及“奉献证明书”的次数。
  • 若要知道批次是否已过帐，需要查看批次内容的“过帐状况”，可参“批次处理”介绍。
  • 必须输入修正“原因”，否则系统不容许储存已更新的记录。


删除捐献记录

  1. 按“捐献查询”操作选取需要删除的捐献记录
  2. 按右下方的“BTN Void.jpg”
  3. 系统显示确认讯息，按“BTN OK.jpg”确认

SCR Offer Entry 11.png


Note 提示：

  • 已删除的记录会被标注为“作废”，并从批次名单内移除。
  • 已删除的记录也可以查询，请参考“按特定条件查询”介绍有关操作。

列印收据

  1. 按“捐献查询”操作选取需要列印的捐献记录
  2. 按下方的“BTN Print Receipt.jpg”
  3. 用户可按系统提示输入档案名称及选择储存位置

SCR Offer Entry 12.png

SCR Offer Entry 13.png

范例 File:RPT Receipt 1.png


Note 提示：

  • 报表预设了以 PDF 格式输出至档案，要列印档案，请以任何 PDF 阅读器开启档案。
  • 印出收据后，奉献记录上的“列印”记录栏位会自动累加列印次数。同时，系统会发给该笔奉献记录一个“收据编号”，也会在“BTN Print Receipt.jpg”下方提示收据列印次数。
  • 收据一经列印，所有捐献内容不能再修改，若必须更改内容，请参考“特别修改”方法处理。
取自“http://118.142.110.194:8888/mediawiki-1.26.3/index.php?title=捐獻輸入&oldid=2617”