捐獻輸入

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Support（讨论 | 贡献）2013年8月19日 (一) 03:43的版本 （→‎列印收據）

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輸入捐獻

會眾捐獻

  1. 按「輸入」標籤
  2. 從檢索欄位「BTN Selection Criteria.png」中選擇「姓名/編號/電話」、「損獻編號」或「會友編號」
  3. 按上一步揀選項目輸入相關的鑰字 (keywords)
  4. 按「BTN Search (Magnifier).png」，系統列出符合條件的記錄
  5. 從符合條件的名單中選取一個合適的會眾，下方顯示該會眾的電話、電郵、地址、捐獻界別、捐獻編號等個人資料
  6. 選擇「付款方式」，若有需要，可在右方空格內輸入「票據編號」或備註資料
  7. 選擇「貨幣」單位
  8. 輸入或「BTN Calendar.gif」選擇「捐獻日期」
  9. 按需要修改各項損獻預設
  10. 輸入「收據備註」
  11. 選擇「入數批次」
  12. 從右方選擇「奉獻」或「費用」標籤
  13. 在適當的「奉獻項目」或「費用項目」右方輸入「金額」
  14. 若有需要，可在「金額」右可方輸入備註資料
  15. 若項目為非扣稅項目，請取消勾選項目最右方的「扣稅」
  16. 完成後按「BTN Save (Word).jpg」

SCR Offer Entry 1.png


Note 提示：

  • 「捐獻日期」的輸入格式為「YYYY/MM/DD」。
  • 用戶也可以選擇使用「損獻編號」或「會友編號」來尋找指定的會眾資料。
  • 有關捐獻者的捐獻預設可參考「奉獻、認獻資料」設定。
  • 「入數批次」建議在輸入奉獻前已先建立，用戶也可以輸入捐獻時即時建立「批次」，請參考「即時建立入數批次」介紹。
  • 「奉獻類別」若為非免稅項目（如活動收費等），則其項目名稱會以藍色顯示。
  • 系統預設了使用「HKD」（港幣）作為捐獻貨幣。
  • 「捐獻貨幣」右方會自動顯示所有奉獻的總金額。
  • 每筆捐獻記錄只可使用一種貨幣，若同一位捐獻者以不同的貨幣來捐獻不同的項目，那麼每種貨幣需要獨立輸入一筆捐獻記錄。
  • 每筆捐獻記錄只能使用一種付款方式，若同一位捐獻者以不同的付款方式捐獻，那麼需要按付款方式分開輸入捐獻記錄。
  • 所有「奉獻項目」項目預設都是可扣稅的。
  • 奉獻記錄儲存後，系統會自動為這筆記錄加上「記錄序號」的流水號。
  • 有關「奉獻項目」、「付款方式」、「貨幣」及「捐獻類別」之設定可參考「設定奉獻項目」。


非會眾捐獻

  1. 按「輸入」標籤
  2. 在檢索欄位輸入捐獻者姓名
  3. 按右上方的「BTN Offer Non-Member.jpg」
  4. 系統顯示確認訊息，按「BTN OK.jpg」
  5. 按需要輸入的「捐獻日期」、「捐獻界別」、「捐獻名稱」、「捐獻編號」、「收據名稱」及「收據地址」資料
  6. 其餘步驟按「會眾捐獻」步驟 6-16 執行

SCR Offer Entry 2.png


Note 提示：

  • 非會眾的捐獻者資料不會記錄在資料庫內，下次輸入同一非會眾捐獻記錄時需要重新輸入有關捐獻者資料。


即時建立批次

輸入奉獻時，若未有預先加增新的「批次」，可按以下步驟即時新增一個「批次」：

  1. 按欄位「入數批次」右方的「新增批次」（BTN Add.jpg）
  2. 輸入或從「BTN Calendar.gif」選擇「批次日期」
  3. 輸入或從欄位選擇「批次名稱」
  4. 若有選用《會計》系統，可選擇「入數帳戶」
  5. 按「BTN OK.jpg」

SCR Offer Batch 5.png


修改捐獻記錄

修改捐獻記錄時，要注意該記錄是否已列印了收據或進行了過帳操作。若未有列印或過帳可以直接執行「一般修改」操作；若已列印了收據或執行了過帳操作則需要按「特別修改」步驟操作。


一般修改

  1. 按「捐獻查詢」操作選取需要修改的捐獻記錄
  2. 若要修改奉獻者，請按「修改捐獻者」步驟操作
  3. 按需要修改右方的奉獻項目/金額
  4. 若要更改批次，則直接從「入數批次」選擇合適的批次或「即時建立新的批次」
  5. 完成後按「BTN Save (Word).jpg」

SCR Offer Entry 7.png


Note 提示：

  • 按「BTN Cancel 2.jpg」會放棄更新記錄，若記錄尚未儲存，系統會顯示提示訊息。
  • 若畫面下方捐獻記錄各欄位以灰色顯示，表示這記錄曾列印收據或已進行了奉獻過帳手續，那麼便不能直接更改記錄，需要按「特別修改」步驟來更新這筆捐獻記錄。


修改捐獻者

  1. 按「選擇捐獻者」（BTN Select.png）
  2. 在檢索欄位輸入捐獻者姓名
  3. 可選擇會眾是「經常出席」或「非經常出席」
  4. 按「BTN Search (Word).jpg」
  5. 從列表中點選合適捐獻者名稱
  6. 按「BTN OK.jpg」
  7. 系統顯示確認取代捐獻者訊息，按「BTN OK.jpg」

SCR Offer Entry 8.png


Note 提示：

  • 若欲更改的捐獻者為非會眾，則只能把該筆奉獻記錄「作廢」，然後按「非會眾捐獻」步驟重新輸入該筆奉獻記錄。


特別修改

  1. 按「捐獻查詢」操作選取需要修改的捐獻記錄，留意捐獻記錄上的「列印」欄位，若當中的數字並非「0」代表記錄曾列印過收據
  2. 點選要修改的捐獻記錄,然後右按滑鼠鍵 (Right-click)
  3. 選「修正奉獻資料」
    SCR Offer Entry 9.png
  4. 下方可供修改的欄位由灰色轉為白色，可按需要修改內容
  5. 輸入修正「原因」
  6. 完成後按「BTN Save (Word).jpg」

SCR Offer Entry 10.png


Note 提示：

  • 列印欄的前後兩組數字分別代表列印「奉獻收據」及「奉獻證明書」的次數。
  • 若要知道批次是否已過帳，需要查看批次內容的「過帳狀況」，可參「批次處理」介紹。
  • 必須輸入修正「原因」，否則系統不容許儲存已更新的記錄。


刪除捐獻記錄

  1. 按「捐獻查詢」操作選取需要刪除的捐獻記錄
  2. 按右下方的「BTN Void.jpg」
  3. 系統顯示確認訊息，按「BTN OK.jpg」確認

SCR Offer Entry 11.png


Note 提示：

  • 已刪除的記錄會被標註為「作廢」，並從批次名單內移除。
  • 已刪除的記錄也可以查詢，請參考「按特定條件查詢」介紹有關操作。

列印收據

  1. 按「捐獻查詢」操作選取需要列印的捐獻記錄
  2. 按下方的「BTN Print Receipt.jpg」
  3. 用戶可按系統提示輸入檔案名稱及選擇儲存位置

SCR Offer Entry 12.png SCR Offer Entry 13.png

範例 File:RRPT Receipt 1.png


Note 提示：

  • 報表預設了以 PDF 格式輸出至檔案，要列印檔案，請以任何 PDF 閱讀器開啟檔案。
  • 印出收據後，奉獻記錄上的「列印」記錄欄位會自動累加列印次數。同時，系統會發給該筆奉獻記錄一個「收據編號」，也會在「BTN Print Receipt.jpg」下方提示收據列印次數。
  • 收據一經列印，所有捐獻內容不能再修改，若必須更改內容，請參考「特別修改」方法處理。
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