新增会众资料
来自WebOffice
会众资料是整个 WebOffice 系统最重要的部份，日后各样操作诸如捐献记录、收据印发、聚会出席点名、图书借还、主日学等均会依赖会众资料。
目录
基本资料
- 从《WebOffice》右上方选“会众”
- 按右方的“新增会众”（
）
- 按画面提示输入中、英姓名、性别、婚姻状况、谓谓、所属教会、电话、电邮、传真等资料
- 完成输入后按“储存”
提示：
- “档案类型”由系统预设，不用输入。
- “年龄”会按用户所输入的出生日期自动显示。
- “中文名称”及“英文名称”是必须要输入的！其他栏位则可按需要输入。
- “中文名称”及“英文名称”可以用任何中、英、数字或符号输入，但不能用“/”，因为这符号会用作检索之用，请参考“查询会众资料”说明。
- 按“储存”后会继续停留在“新会众”画面，用户可继续输入其他资料；若按“完成”则会储存所输入的资料并结束“新会众”资料输入。
- 资料储存后方可加入相片。按相片下方的“上载”，然后选取所需的相片，再按“确定”。
- 资料储存后会于画面上半部份显示一“时间轴”，稍后输入有关日期资料后会自动于“时间轴”上显示。
- 资料输入完成后可按“列印”印出会友资料档案。用户也可以一次过列印多位会友的资料档案，有关操作方法请参考“一般报表”介绍。
- 按“自动产生编号”（
）可自动产生“会友编号”，操作方式请参阅“自动编号”。 - “来宾编号”也可以由系统自动产生，操作方式跟自动产生“会友编号”相同，请参阅“自动编号”。
- 为了提高效率及提升系统运行速度，系统便只会列出“个人．信仰”、“地址．通讯”、“奉献．认献”及“自定．备注”四个常用项目（称为“精简资料”）。要显示所有会众资料,可按萤幕下方的“详尽资料”，系统随即显示另外五项会众资料，包括“恩赐．事奉”、“培训．课程”、“亲属．家谱”、“小组．出席”及“跟进．探访”。
- 有关“会众类别”、“会众状况”、“婚姻状况”、“称谓”、“籍贯”、“国籍”、“居留状况”及“语言”之预设可参考“速查表”介绍，也可以在相关栏位名称上双按滑鼠左键 (Double-click)（滑鼠移至该等栏位名称时，名称会加上底线显示，以滋识别），直接编辑该项目的预设值。
个人、信仰资料
- 按下方“个人、信仰”标签
- 输入“籍贯”、“语言”、“国籍”、“居留状况”、“智能卡 ID”栏位
- 按“证件号码”会打开一空白栏位让用户输入各项证件资料，输入完成后再按一次“证件号码”会把资料隐藏起来
- 完成后按“储存”
提示：
- “语言”容许择多项资料，只要按键盘上的
，再点选所需语言。有关语言设定可参考“速查表”介绍。
学历
- 按学历资料右方的“新增”（）
- 若要在时间轴上显示学历资料，请勾选“时间轴”（
） - 从“学历类别”类别选择合适的类别，用户也可以直接输入特定的学历类别资料
- 输入“毕业日期”或直接按“日历”（
）选取日期 - 输入“校名”
- 最后按“储存”（
）
提示：
职业
- 按职业资料右方的“新增”（）
- 若要在时间轴上显示学历资料，请勾选“时间轴”（）
- 从“学历类别”类别选择合适的类别，用户也可以直接输入特定的学历类别资料
- 输入“毕业日期”或直接按“日历”（）选取日期
- 输入“校名”
- 最后按“储存”（）
提示：
特别日子
地址、通讯资料
“地址．通讯”让用户输入有会友的地址资料，方便制作邮递标签、通讯录等名单。
- 按“地址．通讯”标签
- 输入“住宅地址”及“邮寄地址”
- 下半部份的栏位主要为邮寄标签时用，可按需要自行输入有关资料
- 完成输入后按“储存”
提示：
- 若“邮寄地址”与“住宅地址”相同，只需勾选“邮寄地址”下方的“同上”，不用重复输入
- 会众若转换新地址，可按“将住宅地址加入到地址记录”（
）或“将邮寄地址加入到地址记录”（）把旧地址资料加到“地址记录”保存，方便日后参考。 - 若直接输入“居住地区”、“工作地区”、“标贴组别”或“邮寄类别”资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。
- 有关栏位“居住地区”、“工作地区”、“标贴组别”及“邮寄类别”之预设可参考“速查表”介绍，也可以滑鼠双按 (Double-click) 相关栏位名称（滑鼠移至该等栏位名称时，名称会加上底线显示，以滋识别），直接设定该项目的预设值。
共用地址
若果输入的地址资料与资料库内其他的会众相同，如会众为同一家庭成员，那么可设定地址资料为“共用”，用户便不需要重复输入资料。
- 在“住宅地址”下勾选“共用”
- 在“姓名”输入部份姓名或全名（中、英姓名皆可）
- 按“寻找”查询指定的会众资料
- 点选会众资料
- 按“确定”
- 共用者地址资料会复制到目前会众的“住宅地址”上，并会以灰色显示，用户不能修改内容
提示：
- 检索前可选择“经常出席”或“非经常出席”筛选资料
- 设定好共用地址后，在“共用”旁会自动显示会众是与资料库内那位会众共用地址资料。
- 共用“邮寄地址”设定与共用“住宅地址”相同。
- 因地址是与他人共用的，所以用户不能在此更改地址资料。若有需要请开启“共用”者记录，再修改地址资料。修改后所有其他共用地址者的资料会自动更新。
- 要取消共用地址资料，只需取消勾选“共用”即可。
恩赐、事奉资料
“恩赐．事奉”让用户输入有关会众的恩赐、才干资料，让教会可按会众不同的恩赐安排事奉岗位，协助推展各项圣工。同时亦可记录会众的事奉历程，让教会了解会众的事奉经历，为教会圣工发展提供宝贵的资源。
恩赐资料
- 按“恩赐．事奉”标签
- 按“恩赐/才干”右边的的“新增”（）
- 从“恩赐/才干”类别选择合适的类别，用户也可以直接输入特定的恩赐类别
- 在“说明”中输入有恩赐的细资料
- 最后按“储存”（）
提示：
- 按“取消”（
）可取消刚输入的资料，不作储存。 - 按“修改”（
）可修改恩赐/才干内容。 - 按“删除”（
）可删除恩赐/才干记录。 - 若直接输入“恩赐/才干”类别资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。
- 有关“恩赐/才干”类别之预设可参考“速查表”介绍。
事奉资料
- 按“事奉时期”右边的“新增”（）
- 输入“开始日期”及“结束日期”或直接按“
”选取日期 - 若要在时间轴上显示事奉日期资料，请勾选“时间轴”（）
- 若事奉岗位是一些重要的职事，如执事、部长、值理等，可勾选“重要”（
） - 输入事奉“名称”
- 从“类别”选择合适的类别，用户也可以直接输入特定的类别
- 从“部门”选择合适的部门，用户也可以直接输入特定的部门
- 从“岗位”选择合适的岗位，用户也可以直接输入特定的岗位
- 在“备注”栏位输入相关资料
- 若事奉递属某个小组或单位，可在栏位“小组”输入单位名称
- 最后按“储存”
提示：
- 按“取消”（）可取消刚输入的资料，不作储存。
- 按“修改”（）可修改事奉内容。
- 按“删除”（）可删除事奉记录。
- 若事奉记录右方没有显示“”及“”，即表示该事奉岗位是由其他途径建立的，例如在“小组”中建立或设定的事奉岗位，故此不能在会众记录内作修改或删除。
- “时间轴”上只会显示“事奉时期”及“开始日期”的年份资料。
- “日期”可以只输入年份及／或年份＋月份资料，例如“2013”或“2013/5”等，若使用“”选取日期则会显示完整的年月日资料。
- 若直接输入“事奉时期”、“部门”及“岗位”资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。
- 有关栏位“事奉时期”、“部门”及“岗位”之预设可参考“速查表”介绍。
培训、课程资料
“培训．课程”让用户输入有关会众接受培训记录，让教会可以了解会众接受装备造就的情况，为教会储备人才，发展圣工。
- 按“培训．课程”右边的“新增”（）
- 若要在时间轴上显示事奉日期资料，请勾选“时间轴”（）
- 输入“开始日期”及“结束日期”或直接按“”选取日期
- 从“培训类别”选择合适的类别，用户也可以直接输入特定的培训类别
- 输入课程“名称”
- 输入课程“主办机构”
- 输入课程“备注”
- 若课程已完结，请勾选“完成”
- 最后按“储存”（）
提示：
- 按“取消”（）可取消刚输入的资料，不作储存。
- 按“修改”（）可修改课程内容。
- 按“删除”（）可删除课程记录。
- “时间轴”上只会显示课程的“培训类别”及“开始日期”的年份资料。
- “日期”可以只输入年份及／或年份＋月份资料，例如“2013”或“2013/5”等，若使用“”选取日期则会显示完整的年月日资料。
- 若直接输入“培训类别”资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。
- 有关栏位“培训类别”之预设可参考“速查表”介绍。
- “培训、课程”下半部份的资料是连结到“主日学”的培训记录，此部份只供查阅，不能修改。
亲属、家谱资料
“亲属．家谱”让用户输入有关会众的亲属关系及家谱资料，并以层级关系图表 (Hierarchy Chart) 方式列示，无论会众或非会众也可以一并加入表列中，方便教牧同工了解会众在教会内、外的亲属成员状况。
新增亲属关系
- 按左方“关系表”的“”，系统显示“新增关系”画面
- 从“关系”选择合适的关系
- 在“姓名”栏位输入亲属姓名
- 按“寻找”
- 从列表中选取会众
- 按“确定”
- 系统显示确认讯息，按“确定”
- 可重复步骤 2-7 来设定其他亲属关系
- 完成设定后按“关闭”（
） - 若有需要，可按右方的“列印”印出关系图表
范例：
提示：
- 若亲属并非会友，可在输入姓名后直接按“确定”来加入亲属关系资料。
- 关系图中会以图片方式显示各人资料，若会众资料没有上载图像，则系统会以预设的黑色头像显示。非会友一律以黑色头像显示。
- 会众在关系图表中以蓝色显示姓名；身故的会众会以深灰色显示；非会友则会以黄色显示。
- 在左方的关系列表中会众姓名以白色显示；非会友姓名会以黄色显示；身故的会众则以深灰色显示。
- 编辑中的会众图像会较大，其他关系成员的图像会较小，方便用户识别。
- 可点按各人图像直接编辑其资料，但这操作不适用于非会友（黄色显示姓名者）。
- 关系图表中会显示会众的上一代（长辈）及下一代（后辈）的直系亲属关系（包括会众本人共三代）。超出三代的亲属或其他非直系亲属会在关系图表下方显示，并会以不同颜色圆点来表示：
颜 色 代 表 
长辈 
同辈 
后辈
- 左方的关系列表中右方的删除栏代表两种不同的关系建立方式：
图 示 意 义
由用户自行建立的关系 
由系统自动建立的关系
- 移除关系时也因此而有所不同，请参阅“删除亲属关系”介绍。
- 新增关系时，系统会同时会检查这新设定的关系会否与其他会众已建立了关系，若发现此等关系已建立，系统会自动连结这些关系到会众记录上（只限三代关系）。
例一：
Ａ与Ｂ刚刚建立了父子关系，Ａ与Ｃ先前也已建立了夫妇关系，那么系统会在Ａ与Ｂ建立关系后系统自动建立Ｃ与Ｂ的母子关系。系统在每一个关系建立后都会自动检查与其他会众的关系资料，并会自动建立相应的会众关系记录。
例二：
“旭华”与弟弟建立了兄弟关系，而弟弟也与他的儿子“明德”建立了父子关系，系统会因此自动建立了“旭华”与“明德”的“叔侄”关系。
范例一
设定非会友“陈忠烈”为会众“陈强”的父亲。
- 开启“陈强”的记录
- 按左方的“新增”（）
- 从“关系”选择“父亲-自己的父亲”
- 在“姓名”栏位输入“陈忠烈”
- 按“确定”
- 系统显示“新增 陈忠烈 为 陈强 的父亲？”确认讯息，按“确定”
- 按“关闭”（）
范例二
志强、志聪、志明为分别为大哥、二哥及三弟，在系统中设定三者亲属关系。
- 开启“志强”之记录
- 设定“志强、志聪”及“志强、志明”的兄弟关系，关系图中到“志聪”及“志明”的兄长皆为“志强”
- 开启“志聪”之记录
- 设定“志聪、志明”的兄弟关系
提示：
- 系统只能辨识同辈关系中不同的关系，如只按以上步骤２设定，系统不能辨识“志聪”与“志明”是何关系，故此必须要设定“志聪”与“志明”的兄弟关系（步骤３及４）。
范例三
承上例，设定三兄弟与外祖母的亲属关系。
- 开启“志强”之记录
- 设定“志强”与外祖母关系
- 开启“志聪”之记录
- 设定“志聪”与外祖母关系
- 开启“志明”之记录
- 设定“志明”与外祖母关系
提示：
- 关系图中只能显示会众的长辈及后辈三个层次关系，超出这三层次一律会在关系图最下方显示。
- 由于系统只能自动处理三个层次的亲属关系，所以同辈中必须要个别设定超出三个层次的关系，即必须个别设定“志聪”与外祖母及“志明”与外祖母的关系。否则只有在“志强”的记录才看到外祖母的关系，在“志聪”及“志明”就会找不到与外视母的关系设定。
- 同一道理，若只按步骤１－２之设定，外祖母记录中只有一个外孙－－“志强”，而看不到“志聪”与“志明”这两个外孙。
删除亲属关系
删除亲属关系时需要了解关系是否由用户建立，或是由系统建立的。因为建立关系的方式不同，所以删除关系时操作亦有分别。详细步骤分述如下。
i. 删除由用户直接建立的亲属关系
- 点按左方的亲属列表中要删除的亲属资料的“删除”（），系统显示确认讯息
- 按“确定”确认删除记录
提示：
关系一旦删除，不能复还，若有需要，请重新建立关系。
ii. 删除由系统建立的的亲属关系
- 点按左方的亲属列表中要删除的亲属资料的“删除”（
） - 从“可删除亲属关系”列表中点选要删除的关系，系统显示确认讯息
- 按“确定”确认删除记录
提示：
- 关系一旦删除，不能复还，若有需要，请重新建立关系。
小组、出席资料
“小组．出席”作用是显示会众的聚会出席情况及可快速的加入或退出小组。
- 从左边“小组”列表点选各小组（聚会），右方显示会众的聚会出席记录。
提示：
加入小组
用户可直接从“小组、出席资料”把会友加到不同的小组。
- 按左边“小组”列表下方的“显示名单”
- 选择要加入的小组
- 按右方的“参加小组”（“＋”）
退出小组
- 点按左边“小组”列表内要退出的小组的“移除”（“”）图示，系统显示确认讯息
- 按“确定”
提示：
- “小组”列表右方没有显示“”的代表会众已退出了该小组。因先前有登记聚会出席，所以仍会显示其出席状况，其状态为“静止”(Inactive)，系统会以淡灰色文字显示，即不能在该聚会中再次登记出席。
奉献、认献资料
“奉献．认献”功能让使用者设定奉献者（会众）的基本奉献资料如捐献收据、征信录、证明书等名称，另可设定是否需要列印收据、证明书等项目，亦可显示会众过往的奉献记录。
设定奉献的基本资料
- 按“奉献．认献”标签
- 在三项“预设名称”栏位输入“捐献收据”、“征信录”及“证明书”名称
- 从“捐献界别”选择合适的类别，用户也可以直接输入所需的界别
- 在“捐献编号”栏位输入编号资料（如适用）
- 完成后按“储存”
提示：
- 栏位“预设名称”分别为“捐献收据”、“征信录”及“证明书”。用户若没有输入这些名称，系统会自动以中文姓名作为这三项目的预设名称。
- 系统预设“捐献收据”、“征信录”及“证明书”三项都可列印，若用户要取消列印项目，请在相关的项目上取消打勾。
- “捐献编号”可由系统自动产生，操作方式可参阅“自动编号”。
- “捐献界别”只为制作报表时作分析用。若直接输入“捐献界别”资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。有关栏位栏位之预设可参考“速查表”介绍。另外也可以滑鼠双按 (Double-click) “捐献界别”栏位名称（滑鼠移至该等栏位名称时，名称会加上底线显示，以滋识别），直接设定该项目的预设值。
浏览奉献记录
从左方的日期索引中选择要显示的奉献月份或年份，右方会即时显示相关的奉献记录资料
提示：
- 奉献记录只供浏览，不能修改。
跟进、探访资料
“跟进．探访”让你输入会众探访及联络跟进等记录，使教会可以更全面的关顾会众，增加会众对教会的投入及归属感。
提示：
- 可从左上方的“年份”、“性质”及“类别”三项来筛选记录。
- “探访类别”可在主画面左边的分类作筛选记录之用。
新增跟进、探访记录
- 按“跟进．探访”标签
- 按右方的“新增”（）
- 系统自动显示当天“日期”,用户也可以按“日历”（）选取日期
- 设定记录的“保密”层次
- 选择探访者的“性别”
- 输入“对像”名称、“年龄”、“住宅电话”、“流动电话”、“地址”及“电邮”
- 输入“跟进者”名称
- 在“备注”栏位输入相关资料
- 从“性质”选择合适的性质，用户也可以直接输入所需的性质
- 从“类别”选择合适的类别，用户也可以直接输入所需的类别
- 从“原因”选择合适的回应，用户也可以直接输入所需的原因
- 从“状况”选择合适的状况，用户也可以直接输入所需的状况
- 从“回应”选择合适的回应，用户也可以直接输入所需的回应
- 从“转介”选择合适的转介，用户也可以直接输入所需的转介，可以输入或按“日历”（）选取转介日期
- 若受访者有参加过迎新会，请勾选“迎新聚会”
- 最后按“储存”
提示：
- 新增记录时，系统会自动把会众的“中文姓名”、“性别”、“住宅电话”、“流动电话”、“地址”及“电邮”自动填入，另外，会按众的出生日期自动计算受访者的“年龄”。
- 基于资料保安理由，若设定了“保密”的级别，用户必须赋予查询保密资料权限方可查阅有关跟进、探访资料。“保密”分“高”、“中”及“低”三个级别。例如用户只赋予“低”级权限，那么他不能处理或查阅属于“高”及“中”级别的记录。详细解说表列如下：
级别 权 限 高 可新增、查阅、修订、删除所有跟进记录 中 可新增、查阅、修订、删除“中”、“低”级别及没有设定保密的跟进记录 低 可新增、查阅、修订、删除“低”级别及没有设定保密的跟进记录 － 可新增、查阅、修订、删除没有设定保密的跟进记录
- 若直接输入探访“性质”、“类别”、“原因”、“状况”、“回应”及“转介”资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。有关这些栏位之预设可参考“速查表”介绍。
- 若要删除“转介日期”，可按日期右方的“”。
- 按“”可更新跟进记录，唯用户必须要赋与查询保密资料权限方可修改跟进记录。
- 按“”可删除跟进记录，唯用户必须要赋与查询保密资料权限方可删除跟进记录。
自定、备注资料
“自定．备注”资料让用户输入一些系统没有提及的资料，如血型、性格等。用户也可以把其他资料输入。
自定资料
- 按“自定．备注”标签
- 按右方的“新增”（）
- 从“自定栏位”选择合适的栏位名称，用户也可以直接输入所需的名称
- 从“内容”选择合适的内容，用户也可以直接输入所需的内容
- 最后按“储存”
提示：
- 所输入的“自定栏位”及“内容”资料均会自动保存起来，方便下次直接选取。
- 按“”可更新自定记录。
- 按“”可删除自定记录。
备注资料
- 按“自定．备注”标签
- 在“备注”栏位输入相关资料
- 完成后按右下方的“储存”
提示：
- “备注”可输入多行资料，用户可按“
”来于新行输入备注资料。
系统、登入
系统登入容许会众登入系统，执行管理小组组员、聚会出席等资料。
- 按“系统．登入”标签
- 勾选“容许网上登入”
- 设定“登入帐户”名称
- 设定“密码”
- 勾选“储存后电邮通知”
- 完成后按“储存”
提示：
- “登入帐户”名称及“密码”都必须输入。
- 若不勾选“储存后电邮通知”，系统不会向会众发出有关登入资料电邮。
- 若会众忘记了密码，可通知系统管理员重发密码电邮（勾选“储存后电邮通知”再按“储存”）。
- 系统会自动记录会众的登入次数及最后登入日期、时间资料。
- 有关会众登入后操作请参阅“会员登入”。
