新增会众资料

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Support（讨论 | 贡献）2013年5月29日 (三) 04:54的版本 （→‎新增跟進、探訪記錄）

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会众资料是整个 WebOffice 系统最重要的部份，日后各样操作诸如捐献记录、收据印发、聚会出席点名、图书借还、主日学等均会依赖会众资料。

基本资料

  1. 从《WebOffice》右上方选“会众”
  2. 按右方的“新增会众”（ BTN Add.jpg）
    　
    SCR Member Add 1.png
    　
  3. 按画面提示输入中、英姓名、性别、婚姻状况、谓谓、所属教会、电话、电邮、传真等资料
  4. 完成输入后按“储存”

　 SCR Member Add 2.png 　

Note 提示：

  • “档案类型”由系统预设，不用输入。
  • “年龄”会按用户所输入的出生日期自动显示。
  • “中文名称”及“英文名称”是必须要输入的！其他栏位则可按需要输入。
  • 按“储存”后会继续停留在“新会众”画面，用户可继续输入其他资料；若按“完成”则会储存所输入的资料并结束“新会众”资料输入。
  • 资料储存后方可加入相片。按相片下方的“上载”，然后选取所需的相片，再按“确定”。
  • 资料储存后会于画面上半部份显示一“时间轴”，稍后输入有关日期资料后会自动于“时间轴”上显示。
  • 资料输入完成后可按“列印”印出会友资料档案。用户也可以一次过列印多位会友的资料档案，有关操作方法请参考“一般报表”介绍。
  • 按“自动产生编号”（BTN GenCode.png）可自动产生“会友编号”，操作方式请参阅“自动编号”。
  • “来宾编号”也可以由系统自动产生，操作方式跟自动产生“会友编号”相同，请参阅“自动编号”。
  • 为了提高效率及提升系统运行速度，系统便只会列出“个人．信仰”、“地址．通讯”、“奉献．认献”及“自定．备注”四个常用项目（称为“精简资料”）。要显示所有会众资料,可按萤幕下方的“详尽资料”，系统随即显示另外五项会众资料，包括“恩赐．事奉”、“培训．课程”、“亲属．家谱”、“小组．出席”及“跟进．探访”。
  • 有关“会众类别”、“会众状况”、“婚姻状况”、“称谓”、“籍贯”、“国籍”、“居留状况”及“语言”之预设可参考“速查表”介绍，也可以在相关栏位名称上双按滑鼠左键 (Double-click)（滑鼠移至该等栏位名称时，名称会加上底线显示，以滋识别），直接编辑该项目的预设值。


个人、信仰资料

  1. 按下方“个人、信仰”标签
  2. 输入“籍贯”、“语言”、“国籍”、“居留状况”、“智能卡 ID”栏位
  3. 按“证件号码”会打开一空白栏位让用户输入各项证件资料，输入完成后再按一次“证件号码”会把资料隐藏起来
  4. 完成后按“储存”


Note 提示：

  • “语言”容许择多项资料，只要按键盘上的BTN Ctrl.png，再点选所需语言。有关语言设定可参考“速查表”介绍。

SCR Member Language.png


“学历”、“职业”及“特别日子”

“学历”、“职业”及“特别日子”输入方式相仿。现以“学历”为例，介绍其输入方式。

  1. 按学历资料右方的“新增”（BTN Add.jpg）
  2. 若要在时间轴上显示学历资料，请勾选“时间轴”（BTN Timeline Calendar.jpg）
  3. 从“学历类别”类别选择合适的类别，用户也可以直接输入特定的学历类别资料
  4. 输入“毕业日期”或直接按“日历”（Icon Show Calendar.jpg）选取日期
  5. 输入“校名”
  6. 最后按“储存”（BTN Save.jpg）

SCR Member Add 3.png


Note 提示：

  • 若直接输入“学历类别”，所输入资料不会记录在“速查表”内。
  • “时间轴”上只会显示“学历类别”及“毕业日期”的年份资料。
  • 有关“学历类别”之预设可参考“速查表”介绍。


地址、通讯资料

  1. 按“地址．通讯”标签
  2. 输入“住宅地址”及“邮寄地址”
  3. 下半部份的栏位主要为邮寄标签时用，可按需要自行输入有关资料
  4. 完成输入后按“储存”


Note 提示：

  • 若“邮寄地址”与“住宅地址”相同，只需勾选“邮寄地址”下方的“同上”，不用重复输入
  • 会众若转换新地址，可按“将住宅地址加入到地址记录”（BTN Address Add.jpg）或“将邮寄地址加入到地址记录”（BTN Address Add.jpg）把旧地址资料加到“地址记录”保存，方便日后参考。
  • 若直接输入“居住地区”、“工作地区”、“标贴组别”或“邮寄类别”资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。
  • 有关栏位“居住地区”、“工作地区”、“标贴组别”及“邮寄类别”之预设可参考“速查表”介绍，也可以滑鼠双按 (Double-click) 相关栏位名称（滑鼠移至该等栏位名称时，名称会加上底线显示，以滋识别），直接设定该项目的预设值。


共用地址

若果输入的地址资料与资料库内其他的会众相同，如会众为同一家庭成员，那么可设定地址资料为“共用”，用户便不需要重复输入资料。

  1. 在“住宅地址”下勾选“共用”
  2. 在“姓名”输入部份姓名或全名（中、英姓名皆可）
  3. 按“寻找”查询指定的会众资料
  4. 点选会众资料
  5. 按“确定”
  6. 共用者地址资料会复制到目前会众的“住宅地址”上，并会以灰色显示，用户不能修改内容

SCR Member Adddress.png


Note 提示：

  • 检索前可选择“经常出席”或“非经常出席”筛选资料
  • 设定好共用地址后，在“共用”旁会自动显示会众是与资料库内那位会众共用地址资料。
  • 共用“邮寄地址”设定与共用“住宅地址”相同。
  • 因地址是与他人共用的，所以用户不能在此更改地址资料。若有需要请开启“共用”者记录，再修改地址资料。修改后所有其他共用地址者的资料会自动更新。
  • 要取消共用地址资料，只需取消勾选“共用”即可。


恩赐、事奉资料

恩赐资料

  1. 按“恩赐．事奉”标签
  2. 按“恩赐/才干”右边的的“新增”（BTN Add.jpg）
  3. 从“恩赐/才干”类别选择合适的类别，用户也可以直接输入特定的恩赐类别
  4. 在“说明”中输入有恩赐的细资料
  5. 最后按“储存”（BTN Save.jpg）

SCR Member Gift.png


Note 提示：

  • 按“取消”（BTN Cancel.jpg）可取消刚输入的资料，不作储存。
  • 按“修改”（BTN Edit.jpg）可修改恩赐/才干内容。
  • 按“删除”（BTN Delete.jpg）可删除恩赐/才干记录。
  • 若直接输入“恩赐/才干”类别资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。
  • 有关“恩赐/才干”类别之预设可参考“速查表”介绍。


事奉资料

  1. 按“事奉时期”右边的“新增”（BTN Add.jpg）
  2. 输入“开始日期”及“结束日期”或直接按“BTN Calendar.gif”选取日期
  3. 若要在时间轴上显示事奉日期资料，请勾选“时间轴”（BTN Timeline Calendar.jpg）
  4. 若事奉岗位是一些重要的职事，如执事、部长、值理等，可勾选“重要”（BTN Important.jpg）
  5. 输入事奉“名称”
  6. 从“类别”选择合适的类别，用户也可以直接输入特定的类别
  7. 从“部门”选择合适的部门，用户也可以直接输入特定的部门
  8. 从“岗位”选择合适的岗位，用户也可以直接输入特定的岗位
  9. 在“备注”栏位输入相关资料
  10. 若事奉递属某个小组或单位，可在栏位“小组”输入单位名称
  11. 最后按“储存”


SCR Member Ministry.png


Note 提示：

  • 按“取消”（BTN Cancel.jpg）可取消刚输入的资料，不作储存。
  • 按“修改”（BTN Edit.jpg）可修改事奉内容。
  • 按“删除”（BTN Delete.jpg）可删除事奉记录。
  • 若事奉记录右方没有显示“BTN Edit.jpg”及“BTN Delete.jpg”，即表示该事奉岗位是由其他途径建立的，例如在“小组”中建立或设定的事奉岗位，故此不能在会众记录内作修改或删除。
  • “时间轴”上只会显示“事奉时期”及“开始日期”的年份资料。
  • “日期”可以只输入年份及／或年份＋月份资料，例如“2013”或“2013/5”等，若使用“BTN Calendar.gif”选取日期则会显示完整的年月日资料。
  • 若直接输入“事奉时期”、“部门”及“岗位”资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。
  • 有关栏位“事奉时期”、“部门”及“岗位”之预设可参考“速查表”介绍。


培训、课程资料

  1. 按“培训．课程”右边的“新增”（BTN Add.jpg）
  2. 若要在时间轴上显示事奉日期资料，请勾选“时间轴”（BTN Timeline Calendar.jpg）
  3. 输入“开始日期”及“结束日期”或直接按“BTN Calendar.gif”选取日期
  4. 从“培训类别”选择合适的类别，用户也可以直接输入特定的培训类别
  5. 输入课程“名称”
  6. 输入课程“主办机构”
  7. 输入课程“备注”
  8. 若课程已完结，请勾选“完成”
  9. 最后按“储存”（BTN Save.jpg）
SCR Member Training 1.png


Note 提示：

  • 按“取消”（BTN Cancel.jpg）可取消刚输入的资料，不作储存。
  • 按“修改”（BTN Edit.jpg）可修改课程内容。
  • 按“删除”（BTN Delete.jpg）可删除课程记录。
  • “时间轴”上只会显示课程的“培训类别”及“开始日期”的年份资料。
  • “日期”可以只输入年份及／或年份＋月份资料，例如“2013”或“2013/5”等，若使用“BTN Calendar.gif”选取日期则会显示完整的年月日资料。
  • 若直接输入“培训类别”资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。
  • 有关栏位“培训类别”之预设可参考“速查表”介绍。
  • “培训、课程”下半部份的资料是连结到“主日学”的培训记录，此部份只供查阅，不能修改。
SCR Member Training 2.png


亲属、家谱资料

新增亲属关系

  1. 按左方“关系表”的“BTN Add.jpg”，系统显示“新增关系”画面
  2. 从“关系”选择合适的关系
  3. 在“姓名”栏位输入亲属姓名
  4. 按“寻找”
  5. 从列表中选取会众
  6. 按“确定”
  7. 系统显示确认讯息，按“确定”
  8. 可重复步骤 2-7 来设定其他亲属关系
  9. 完成设定后按“关闭”（BTN Cancel Red.jpg）
  10. 若有需要，可按右方的“列印”印出关系图表

SCR Member Family Tree 2.png


范例： SCR Member Family Tree 1.png


Note 提示：

  • 若亲属并非会友，可在输入姓名后直接按“确定”来加入亲属关系资料。
  • 关系图中会以图片方式显示各人资料，若会众资料没有上载图像，则系统会以预设的黑色头像显示。非会友一律以黑色头像显示。
  • 会众在关系图表中以蓝色显示姓名；身故的会众会以深灰色显示；非会友则会以黄色显示。
  • 在左方的关系列表中会众姓名以白色显示；非会友姓名会以黄色显示；身故的会众则以深灰色显示。
  • 编辑中的会众图像会较大，其他关系成员的图像会较小，方便用户识别。
  • 可点按各人图像直接编辑其资料，但这操作不适用于非会友（黄色显示姓名者）。
  • 关系图表中会显示会众的上一代（长辈）及下一代（后辈）的直系亲属关系（包括会众本人共三代）。超出三代的亲属或其他非直系亲属会在关系图表下方显示，并会以不同颜色圆点来表示：
　颜　色　 代　表
Pink.gif 长辈
Green.gif 　同辈　
Blue.gif 后辈
  • 左方的关系列表中右方的删除栏代表两种不同的关系建立方式：
　图　示　 意　　　义
BTN Delete.jpg 　由用户自行建立的关系　
BTN Family.png 由系统自动建立的关系
移除关系时也因此而有所不同，请参阅“删除亲属关系”介绍。
  • 新增关系时，系统会同时会检查这新设定的关系会否与其他会众已建立了关系，若发现此等关系已建立，系统会自动连结这些关系到会众记录上（只限三代关系）。
    例一：
    Ａ与Ｂ刚刚建立了父子关系，Ａ与Ｃ先前也已建立了夫妇关系，那么系统会在Ａ与Ｂ建立关系后系统自动建立Ｃ与Ｂ的母子关系。系统在每一个关系建立后都会自动检查与其他会众的关系资料，并会自动建立相应的会众关系记录。
    例二：
    “旭华”与弟弟建立了兄弟关系，而弟弟也与他的儿子“明德”建立了父子关系，系统会因此自动建立了“旭华”与“明德”的“叔侄”关系。


范例一

设定非会友“陈忠烈”为会众“陈强”的父亲。

  1. 开启“陈强”的记录
  2. 按左方的“新增”（BTN Add.jpg）
  3. 从“关系”选择“父亲-自己的父亲”
  4. 在“姓名”栏位输入“陈忠烈”
  5. 按“确定”
  6. 系统显示“新增 陈忠烈 为 陈强 的父亲？”确认讯息，按“确定”
  7. 按“关闭”（BTN Cancel Red.jpg）


范例二

志强、志聪、志明为分别为大哥、二哥及三弟，在系统中设定三者亲属关系。

  1. 开启“志强”之记录
  2. 设定“志强、志聪”及“志强、志明”的兄弟关系，关系图中到“志聪”及“志明”的兄长皆为“志强”
  3. 开启“志聪”之记录
  4. 设定“志聪、志明”的兄弟关系


Note 提示：

  • 系统只能辨识同辈关系中不同的关系，如只按以上步骤２设定，系统不能辨识“志聪”与“志明”是何关系，故此必须要设定“志聪”与“志明”的兄弟关系（步骤３及４）。


范例三

承上例，设定三兄弟与外祖母的亲属关系。

  1. 开启“志强”之记录
  2. 设定“志强”与外祖母关系
  3. 开启“志聪”之记录
  4. 设定“志聪”与外祖母关系
  5. 开启“志明”之记录
  6. 设定“志明”与外祖母关系


Note 提示：

  • 关系图中只能显示会众的长辈及后辈三个层次关系，超出这三层次一律会在关系图最下方显示。
  • 由于系统只能自动处理三个层次的亲属关系，所以同辈中必须要个别设定超出三个层次的关系，即必须个别设定“志聪”与外祖母及“志明”与外祖母的关系。否则只有在“志强”的记录才看到外祖母的关系，在“志聪”及“志明”就会找不到与外视母的关系设定。
  • 同一道理，若只按步骤１－２之设定，外祖母记录中只有一个外孙－－“志强”，而看不到“志聪”与“志明”这两个外孙。


删除亲属关系

删除亲属关系时需要了解关系是否由用户建立，或是由系统建立的。因为建立关系的方式不同，所以删除关系时操作亦有分别。详细步骤分述如下。


i. 删除由用户直接建立的亲属关系
  1. 点按左方的亲属列表中要删除的亲属资料的“删除”（BTN Delete.jpg），系统显示确认讯息
  2. 按“确定”确认删除记录


Note 提示： 关系一旦删除，不能复还，若有需要，请重新建立关系。


ii. 删除由系统建立的的亲属关系
  1. 点按左方的亲属列表中要删除的亲属资料的“删除”（BTN Family.png）
  2. 从“可删除亲属关系”列表中点选要删除的关系，系统显示确认讯息
  3. 按“确定”确认删除记录
SCR Member Family Tree 4.png


Note 提示：

  • 关系一旦删除，不能复还，若有需要，请重新建立关系。


小组、出席资料

“小组．出席”作用是显示会友的聚会出席情况及可快速的加入或离开小组。

  • 从左边“小组”列表点选各小组（聚会），右方显示会众的聚会出席记录。
SCR Member Family Tree 5.png


Note 提示：

  • 登记出席前必须要先设定“小组”。
  • 聚会点名操作请参阅“出席”。
  • 若出席记录数量太多，则会以分页方式逐页显示。


加入小组

用户可直接从“小组、出席资料”把会友加到不同的小组。

  1. 按左边“小组”列表下方的“显示名单”
  2. 选择要加入的小组
  3. 按右方的“参加小组”（“＋”）
SCR Member Family Tree 6.png


退出小组

  1. 点按左边“小组”列表内要退出的小组的“移除”（“BTN Delete.jpg”）图示，系统显示确认讯息
  2. 按“确定”


Note 提示：

  • “小组”列表右方没有显示“BTN Delete.jpg”的代表会众已退出了该小组。因先前有登记聚会出席，所以仍会显示其出席状况，其状态为“静止”(Inactive)，系统会以淡灰色文字显示，即不能在该聚会中再次登记出席。


奉献、认献资料

设定奉献的基本资料

  1. 按“奉献．认献”标签
  2. 在三项“预设名称”栏位输入“捐献收据”、“征信录”及“证明书”名称
  3. 从“捐献界别”选择合适的类别，用户也可以直接输入所需的界别
  4. 在“捐献编号”栏位输入编号资料（如适用）
  5. 完成后按“储存”

SCR Member Offering 1.png


Note 提示：

  • 栏位“预设名称”分别为“捐献收据”、“征信录”及“证明书”。用户若没有输入这些名称，系统会自动以中文姓名作为这三项目的预设名称。
  • 系统预设“捐献收据”、“征信录”及“证明书”三项都可列印，若用户要取消列印项目，请在相关的项目上取消打勾。
  • “捐献编号”可由系统自动产生，操作方式可参阅“自动编号”。
  • “捐献界别”只为制作报表时作分析用。若直接输入“捐献界别”资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。有关栏位栏位之预设可参考“速查表”介绍。另外也可以滑鼠双按 (Double-click) “捐献界别”栏位名称（滑鼠移至该等栏位名称时，名称会加上底线显示，以滋识别），直接设定该项目的预设值。


浏览奉献记录

从左方的日期索引中选择要显示的奉献月份或年份，右方会即时显示相关的奉献记录资料

SCR Member Offering 2.png


Note 提示：

  • 奉献记录只供浏览，不能修改。


跟进、探访资料

SCR Membwe Follow-up 1.png

Note 提示：

  • “探访类别”可在主画面左边的分类作筛选记录之用。


新增跟进、探访记录

  1. 按“跟进．探访”标签
  2. 按右方的“新增”（BTN Add.jpg）
  3. 系统自动显示当天“日期”,用户也可以按“日历”（Icon Show Calendar.jpg）选取日期
  4. 设定记录的“保密”层次
  5. 选择探访者的“性别”
  6. 输入“对像”名称、“年龄”、“住宅电话”、“流动电话”、“地址”及“电邮”
  7. 输入“跟进者”名称
  8. 从“性质”选择合适的性质，用户也可以直接输入所需的性质
  9. 从“类别”选择合适的类别，用户也可以直接输入所需的类别
  10. 从“原因”选择合适的回应，用户也可以直接输入所需的原因
  11. 从“状况”选择合适的状况，用户也可以直接输入所需的状况
  12. 从“回应”选择合适的回应，用户也可以直接输入所需的回应
  13. 从“转介”选择合适的转介，用户也可以直接输入所需的转介，可以输入或按“日历”（Icon Show Calendar.jpg）选取转介日期
  14. 在“备注”栏位输入相关资料
  15. 若受访者有参加过迎新会，请勾选“迎新聚会”
  16. 最后按“储存”

SCR Membwe Follow-up 2.png


Note 提示：

  • 新增记录时，系统会自动把会众的“中文姓名”、“性别”、“住宅电话”、“流动电话”、“地址”及“电邮”自动填入，另外，会按众的出生日期自动计算受访者的“年龄”。
  • 基于资料保安理由，若设定了“保密”的级别，用户必须赋与查询保密资料权限方可查阅有关跟进、探访资料。“保密”分“高”、“中”及“低”三个级别。例如用户只赋与“低”级权限，那么他不能处理任何属于“高”及“中”级别的记录。详细解说表列如下：
　级别　 职　　能　
高 　可新增、查阅、修订、删除所有跟进记录
中 　只可新增、查阅、修订、删除“中”、“低”级别及没有设定保密的跟进记录　
低 　只可新增、查阅、修订、删除“低”级别及没有设定保密的跟进记录
－ 　只可新增、查阅、修订、删除没有设定保密的跟进记录
  • 若直接输入探访“性质”、“类别”、“原因”、“状况”、“回应”及“转介”资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。有关这些栏位之预设可参考“速查表”介绍。
  • 若要删除“转介日期”，可按日期右方的“BTN Cancel.jpg”。
  • 按“BTN Edit.jpg”可更新跟进记录，唯用户必须要赋与查询保密资料权限方可修改跟进记录。
  • 按“BTN Delete.jpg”可删除跟进记录，唯用户必须要赋与查询保密资料权限方可删除跟进记录。

自定、备注资料

Note 提示：

取自“http://118.142.110.194:8888/mediawiki-1.26.3/index.php?title=新增會眾資料&oldid=1424”