新增會眾資料

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Support（讨论 | 贡献）2013年5月24日 (五) 03:58的版本

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會眾資料是整個 WebOffice 系統最重要的部份，日後各樣操作諸如捐獻記錄、收據印發、聚會出席點名、圖書借還、主日學等均會依賴會眾資料。

基本資料

  1. 從《WebOffice》右上方選「會眾」
  2. 按右方的「新增會眾」（ BTN Add.jpg）
    　
    SCR Member Add 1.png
    　
  3. 按畫面提示輸入中、英姓名、性別、婚姻狀況、謂謂、所屬教會、電話、電郵、傳真等資料
  4. 完成輸入後按「儲存」

　 SCR Member Add 2.png 　

Note 提示：

  • 「檔案類型」由系統預設，不用輸入。
  • 「年齡」會按用戶所輸入的出生日期自動顯示。
  • 「中文名稱」及「英文名稱」是必須要輸入的！其他欄位則可按需要輸入。
  • 按「儲存」後會繼續停留在「新會眾」畫面，用戶可繼續輸入其他資料；若按「完成」則會儲存所輸入的資料並結束「新會眾」資料輸入。
  • 資料儲存後方可加入相片。按相片下方的「上載」，然後選取所需的相片，再按「確定」。
  • 資料儲存後會於畫面上半部份顯示一「時間軸」，稍後輸入有關日期資料後會自動於「時間軸」上顯示。
  • 資料輸入完成後可按「列印」印出會友資料檔案。用戶也可以一次過列印多位會友的資料檔案，有關操作方法請參考「一般報表」介紹。
  • 按「自動產生編號」（BTN GenCode.png）可自動產生「會友編號」。
    ．系統預設三個字首編號格式，編號字數可選擇3-6位（不包括字首）：
    AutoGen Number.png
    　　－英文名稱（首個字母）
    　　－英文名稱（首兩字的首個字母）
    　　－自選編號
    ．「自選編號」可自訂最多3位數字或字母作編號字首。
    ．按「儲存」，可把設定存為預設 (default)，方便下次使用。
  • 「來賓編號」也可以由系統自動產生，操作方式跟自動產生「會友編號」相同，請參上文解說。
  • 為了提高效率及提昇系統運行速度，系統便只會列出「個人．信仰」、「地址．通訊」、「奉獻．認獻」及「自定．備註」四個常用項目（稱為「精簡資料」）。要顯示所有會眾資料,可按螢幕下方的「詳盡資料」，系統隨即顯示另外五項會眾資料，包括「恩賜．事奉」、「培訓．課程」、「親屬．家譜」、「小組．出席」及「跟進．探訪」。
  • 有關「會眾類別」、「會眾狀況」、「婚姻狀況」、「稱謂」、「籍貫」、「國籍」、「居留狀況」及「語言」之預設可參考「速查表」介紹，也可以在相關欄位名稱上雙按滑鼠左鍵 (Double-click)（滑鼠移至該等欄位名稱時，名稱會加上底線顯示，以滋識別），直接編輯該項目的預設值。


個人、信仰資料

  1. 按下方「個人、信仰」標籤
  2. 輸入「籍貫」、「語言」、「國籍」、「居留狀況」、「智能卡 ID」欄位
  3. 按「証件號碼」會打開一空白欄位讓用戶輸入各項証件資料，輸入完成後再按一次「証件號碼」會把資料隱藏起來
  4. 完成後按「儲存」


Note 提示：

  • 「語言」容許擇多項資料，只要按鍵盤上的BTN Ctrl.png，再點選所需語言。有關語言設定可參考「速查表」介紹。

SCR Member Language.png


「學歷」、「職業」及「特別日子」

「學歷」、「職業」及「特別日子」輸入方式相仿。現以「學歷」為例，介紹其輸入方式。

  1. 按學歷資料右方的「新增」（BTN Add.jpg）
  2. 若要在時間軸上顯示學歷資料，請勾選「時間軸」（BTN Timeline Calendar.jpg）
  3. 從「學歷類別」類別選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的學歷類別資料
  4. 輸入「畢業日期」或直接按「日曆」（Icon Show Calendar.jpg）選取日期
  5. 輸入「校名」
  6. 最後按「儲存」（BTN Save.jpg）

SCR Member Add 3.png


Note 提示：

  • 若直接輸入「學歷類別」，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
  • 「時間軸」上只會顯示「學歷類別」及「畢業日期」的年份資料。
  • 有關「學歷類別」之預設可參考「速查表」介紹。


地址、通訊資料

  1. 按「地址．通訊」標籤
  2. 輸入「住宅地址」及「郵寄地址」
  3. 下半部份的欄位主要為郵寄標籤時用，可按需要自行輸入有關資料
  4. 完成輸入後按「儲存」


Note 提示：

  • 若「郵寄地址」與「住宅地址」相同，只需勾選「郵寄地址」下方的「同上」，不用重覆輸入
  • 會眾若轉換新地址，可按「將住宅地址加入到地址記錄」（BTN Address Add.jpg）或「將郵寄地址加入到地址記錄」（BTN Address Add.jpg）把舊地址資料加到「地址記錄」保存，方便日後參考。
  • 若直接輸入「居住地區」、「工作地區」、「標貼組別」或「郵寄類別」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
  • 有關欄位「居住地區」、「工作地區」、「標貼組別」及「郵寄類別」之預設可參考「速查表」介紹，也可以滑鼠雙按 (Double-click) 相關欄位名稱（滑鼠移至該等欄位名稱時，名稱會加上底線顯示，以滋識別），直接設定該項目的預設值。


共用地址

若果輸入的地址資料與資料庫內其他的會眾相同，如會眾為同一家庭成員，那麼可設定地址資料為「共用」，用戶便不需要重覆輸入資料。

  1. 在「住宅地址」下勾選「共用」
  2. 在「姓名」輸入部份姓名或全名（中、英姓名皆可）
  3. 按「尋找」查詢指定的會眾資料
  4. 點選會眾資料
  5. 按「確定」
  6. 共用者地址資料會複製到目前會眾的「住宅地址」上，並會以灰色顯示，用戶不能修改內容

SCR Member Adddress.png


Note 提示：

  • 檢索前可選擇「經常出席」或「非經常出席」篩選資料
  • 設定好共用地址後，在「共用」旁會自動顯示會眾是與資料庫內那位會眾共用地址資料。
  • 共用「郵寄地址」設定與共用「住宅地址」相同。
  • 因地址是與他人共用的，所以用戶不能在此更改地址資料。若有需要請開啟「共用」者記錄，再修改地址資料。修改後所有其他共用地址者的資料會自動更新。
  • 要取消共用地址資料，只需取消勾選「共用」即可。


恩賜、事奉資料

恩賜資料

  1. 按「恩賜．事奉」標籤
  2. 按「恩賜/才幹」右邊的的「新增」（BTN Add.jpg）
  3. 從「恩賜/才幹」類別選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的恩賜類別
  4. 在「說明」中輸入有恩賜的細資料
  5. 最後按「儲存」（BTN Save.jpg）

SCR Member Gift.png


Note 提示：

  • 按「取消」（BTN Cancel.jpg）可取消剛輸入的資料，不作儲存。
  • 按「修改」（BTN Edit.jpg）可修改恩賜/才幹內容。
  • 按「刪除」（BTN Delete.jpg）可刪除恩賜/才幹記錄。
  • 若直接輸入「恩賜/才幹」類別資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
  • 有關「恩賜/才幹」類別之預設可參考「速查表」介紹。


事奉資料

  1. 按「事奉時期」右邊的「新增」（BTN Add.jpg）
  2. 輸入「開始日期」及「結束日期」或直接按「BTN Calendar.gif」選取日期
  3. 若要在時間軸上顯示事奉日期資料，請勾選「時間軸」（BTN Timeline Calendar.jpg）
  4. 若事奉崗位是一些重要的職事，如執事、部長、值理等，可勾選「重要」（BTN Important.jpg）
  5. 輸入事奉「名稱」
  6. 從「類別」選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的類別
  7. 從「部門」選擇合適的部門，用戶也可以直接輸入特定的部門
  8. 從「崗位」選擇合適的崗位，用戶也可以直接輸入特定的崗位
  9. 在「備註」欄位輸入相關資料
  10. 若事奉遞屬某個小組或單位，可在欄位「小組」輸入單位名稱
  11. 最後按「儲存」（BTN Save.jpg）


SCR Member Ministry.png


Note 提示：

  • 按「取消」（BTN Cancel.jpg）可取消剛輸入的資料，不作儲存。
  • 按「修改」（BTN Edit.jpg）可修改事奉內容。
  • 按「刪除」（BTN Delete.jpg）可刪除事奉記錄。
  • 「時間軸」上只會顯示「事奉時期」及「開始日期」的年份資料。
  • 「日期」可以只輸入年份及／或年份＋月份資料，例如「2013」或「2013/5」等，若使用「BTN Calendar.gif」選取日期則會顯示完整的年月日資料。
  • 若直接輸入「事奉時期」、「部門」及「崗位」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
  • 有關欄位「事奉時期」、「部門」及「崗位」之預設可參考「速查表」介紹。


培訓、課程資料

  1. 按「培訓．課程」右邊的「新增」（BTN Add.jpg）
  2. 若要在時間軸上顯示事奉日期資料，請勾選「時間軸」（BTN Timeline Calendar.jpg）
  3. 輸入「開始日期」及「結束日期」或直接按「BTN Calendar.gif」選取日期
  4. 從「培訓類別」選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的培訓類別
  5. 輸入課程「名稱」
  6. 輸入課程「主辦機構」
  7. 輸入課程「備註」
  8. 若課程已完結，請勾選「完成」
  9. 最後按「儲存」（BTN Save.jpg）
SCR Member Training 1.png


Note 提示：

  • 按「取消」（BTN Cancel.jpg）可取消剛輸入的資料，不作儲存。
  • 按「修改」（BTN Edit.jpg）可修改課程內容。
  • 按「刪除」（BTN Delete.jpg）可刪除課程記錄。
  • 「時間軸」上只會顯示課程的「培訓類別」及「開始日期」的年份資料。
  • 「日期」可以只輸入年份及／或年份＋月份資料，例如「2013」或「2013/5」等，若使用「BTN Calendar.gif」選取日期則會顯示完整的年月日資料。
  • 若直接輸入「培訓類別」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
  • 有關欄位「培訓類別」之預設可參考「速查表」介紹。
  • 「培訓、課程」下半部份的資料是連結到「主日學」的培訓記錄，此部份只供查閱，不能修改。
SCR Member Training 2.png


親屬、家譜資料

新增親屬關係

  1. 按左方「關係表」的「BTN Add.jpg」，系統顯示「新增關係」畫面
  2. 從「關係」選擇合適的關係
  3. 在「姓名」欄位輸入親屬姓名
  4. 按「尋找」
  5. 從列表中選取會眾
  6. 按「確定」
  7. 系統顯示確認訊息，按「確定」
  8. 可重覆步驟 2-7 來設定其他親屬關係
  9. 完成設定後按「關閉」（BTN Cancel Red.jpg）
  10. 若有需要，可按右方的「列印」印出關係圖表

SCR Member Family Tree 2.png


範例： SCR Member Family Tree 1.png


Note 提示：

  • 若親屬並非會友，可在輸入姓名後直接按「確定」來加入親屬關係資料。
  • 關係圖中會以圖片方式顯示各人資料，若會眾資料沒有上載圖像，則系統會以預設的黑色頭像顯示。非會友一律以黑色頭像顯示。
  • 會眾在關係圖表中以藍色顯示姓名；身故的會眾會以深灰色顯示；非會友則會以黃色顯示。
  • 在左方的關係列表中會眾姓名以白色顯示；非會友姓名會以黃色顯示；身故的會眾則以深灰色顯示。
  • 編輯中的會眾圖像會較大，其他關係成員的圖像會較小，方便用戶識別。
  • 可點按各人圖像直接編輯其資料，但這操作不適用於非會友（黃色顯示姓名者）。
  • 關係圖表中會顯示會眾的上一代（長輩）及下一代（後輩）的直系親屬關係（包括會眾本人共三代）。超出三代的親屬或其他非直系親屬會在關係圖表下方顯示，並會以不同顏色圓點來表示：
顏　色 代　表
Pink.gif 長輩
Green.gif 　同輩　
Blue.gif 後輩
  • 新增關係時，系統會同時會檢查這新設定的關係會否與其他會眾已建立了關係，若發現此等關係已建立，系統會自動連結這些關係到會眾記錄上（只限三代關係）。
    例一：
    Ａ與Ｂ剛剛建立了父子關係，Ａ與Ｃ先前也已建立了夫婦關係，那麼系統會在Ａ與Ｂ建立關係後系統自動建立Ｃ與Ｂ的母子關係。系統在每一個關係建立後都會自動檢查與其他會眾的關係資料，並會自動建立相應的會眾關係記錄。
    例二：
    「旭華」與弟弟建立了兄弟關係，而弟弟也與他的兒子「明德」建立了父子關係，系統會因此自動建立了「旭華」與「明德」的「叔侄」關係。


範例一

設定非會友「陳忠烈」為會眾「陳強」的父親。

  1. 開啟「陳強」的記錄
  2. 按左方的「新增」（BTN Add.jpg）
  3. 從「關係」選擇「父親-自己的父親」
  4. 在「姓名」欄位輸入「陳忠烈」
  5. 按「確定」
  6. 系統顯示「新增 陳忠烈 為 陳強 的父親？」確認訊息，按「確定」
  7. 按「關閉」（BTN Cancel Red.jpg）


範例二

志強、志聰、志明為分別為大哥、二哥及三弟，在系統中設定三者親屬關係。

  1. 開啟「志強」之記錄
  2. 設定「志強、志聰」及「志強、志明」的兄弟關係，關係圖中到「志聰」及「志明」的兄長皆為「志強」
  3. 開啟「志聰」之記錄
  4. 設定「志聰、志明」的兄弟關係


Note 提示：

  • 系統只能辨識同輩關係中不同的關係，如只按以上步驟２設定，系統不能辨識「志聰」與「志明」是何關係，故此必須要設定「志聰」與「志明」的兄弟關係（步驟３及４）。


範例三

承上例，設定三兄弟與外祖母的親屬關係。

  1. 開啟「志強」之記錄
  2. 設定「志強」與外祖母關係
  3. 開啟「志聰」之記錄
  4. 設定「志聰」與外祖母關係
  5. 開啟「志明」之記錄
  6. 設定「志明」與外祖母關係


Note 提示：

  • 關係圖中只能顯示會眾的長輩及後輩三個層次關係，超出這三層次一律會在關係圖最下方顯示。
  • 由於系統只能自動處理三個層次的親屬關係，所以同輩中必須要個別設定超出三個層次的關係，即必須個別設定「志聰」與外祖母及「志明」與外祖母的關係。否則只有在「志強」的記錄才看到外祖母的關係，在「志聰」及「志明」就會找不到與外視母的關係設定。
  • 同一道理，若只按步驟１－２之設定，外祖母記錄中只有一個外孫－－「志強」，而看不到「志聰」與「志明」這兩個外孫。


刪除親屬關係

刪除親屬關係時需要了解關係是否由用戶建立，或是由系統建立的。因為建立關係的方式不同，所以刪除關係時操作亦有分別。詳細步驟分述如下。


i. 刪除由用戶直接建立的親屬關係
  1. 點按左方的親屬列表中要刪除的親屬資料的「刪除」（BTN Delete.jpg），系統顯示確認訊息
  2. 按「確定」確認刪除記錄


Note 提示： 關係一旦刪除，不能復還，若有需要，請重新建立關係。


ii. 刪除由系統建立的的親屬關係
  1. 點按左方的親屬列表中要刪除的親屬資料的「刪除」（BTN Search (Magnifier).png）
  2. 從「可刪除親屬關係」列表中點選要刪除的關係，系統顯示確認訊息
  3. 按「確定」確認刪除記錄
SCR Member Family Tree 4.png


Note 提示： 關係一旦刪除，不能復還，若有需要，請重新建立關係。


小組、出席資料

Note 提示：


奉獻、認獻資料

Note 提示：


跟進、探訪資料

Note 提示：


自定、備註資料

Note 提示：

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