新增会众资料
来自WebOffice
会众资料是整个 WebOffice 系统最重要的部份，日后各样操作诸如捐献记录、收据印发、聚会出席点名、图书借还、主日学等均会依赖会众资料。
目录
基本资料
- 从《WebOffice》右上方选“会众”
- 按右方的“新增会众”（
）
- 按画面提示输入中、英姓名、性别、婚姻状况、谓谓、所属教会、电话、电邮、传真等资料
- 完成输入后按“储存”
提示：
- “档案类型”由系统预设，不用输入。
- “年龄”会按用户所输入的出生日期自动显示。
- “中文名称”及“英文名称”是必须要输入的！其他栏位则可按需要输入。
- 按“储存”后会继续停留在“新会众”画面，用户可继续输入其他资料；若按“完成”则会储存所输入的资料并结束“新会众”资料输入。
- 资料储存后方可加入相片。按相片下方的“上载”，然后选取所需的相片，再按“确定”。
- 资料储存后会于画面上半部份显示一“时间轴”，稍后输入有关日期资料后会自动于“时间轴”上显示。
- 资料输入完成后可按“列印”印出会友资料档案。用户也可以一次过列印多位会友的资料档案，有关操作方法请参考“一般报表”介绍。
- 按“自动产生编号”（
）可自动产生“会友编号”。
- ．系统预设三个字首编号格式，编号字数可选择3-6位（不包括字首）：
- －英文名称（首个字母）
- －英文名称（首两字的首个字母）
- －自选编号
- ．“自选编号”可自订最多3位数字或字母作编号字首。
- ．按“储存”，可把设定存为预设 (default)，方便下次使用。
- “来宾编号”也可以由系统自动产生，操作方式跟自动产生“会友编号”相同，请参上文解说。
- 为了提高效率及提升系统运行速度，系统便只会列出“个人．信仰”、“地址．通讯”、“奉献．认献”及“自定．备注”四个常用项目（称为“精简资料”）。要显示所有会众资料,可按萤幕下方的“详尽资料”，系统随即显示另外五项会众资料，包括“恩赐．事奉”、“培训．课程”、“亲属．家谱”、“小组．出席”及“跟进．探访”。
- 有关“会众类别”、“会众状况”、“婚姻状况”、“称谓”、“籍贯”、“国籍”、“居留状况”及“语言”之预设可参考“速查表”介绍，也可以在相关栏位名称上双按滑鼠左键 (Double-click)（滑鼠移至该等栏位名称时，名称会加上底线显示，以滋识别），直接编辑该项目的预设值。
个人、信仰资料
- 按下方“个人、信仰”标签
- 输入“籍贯”、“语言”、“国籍”、“居留状况”、“智能卡 ID”栏位
- 按“证件号码”会打开一空白栏位让用户输入各项证件资料，输入完成后再按一次“证件号码”会把资料隐藏起来
- 完成后按“储存”
提示：
- “语言”容许择多项资料，只要按键盘上的
，再点选所需语言。有关语言设定可参考“速查表”介绍。
“学历”、“职业”及“特别日子”
“学历”、“职业”及“特别日子”输入方式相仿。现以“学历”为例，介绍其输入方式。
- 按学历资料右方的“新增”（）
- 若要在时间轴上显示学历资料，请勾选“时间轴”（
） - 从“学历类别”类别选择合适的类别，用户也可以直接输入特定的学历类别资料
- 输入“毕业日期”或直接按“日历”（
）选取日期 - 输入“校名”
- 最后按“储存”（
）
提示：
地址、通讯资料
- 按“地址．通讯”标签
- 输入“住宅地址”及“邮寄地址”
- 下半部份的栏位主要为邮寄标签时用，可按需要自行输入有关资料
- 完成输入后按“储存”
提示：
- 若“邮寄地址”与“住宅地址”相同，只需勾选“邮寄地址”下方的“同上”，不用重复输入
- 会众若转换新地址，可按“将住宅地址加入到地址记录”（
）或“将邮寄地址加入到地址记录”（）把旧地址资料加到“地址记录”保存，方便日后参考。 - 若直接输入“居住地区”、“工作地区”、“标贴组别”或“邮寄类别”资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。
- 有关栏位“居住地区”、“工作地区”、“标贴组别”及“邮寄类别”之预设可参考“速查表”介绍，也可以滑鼠双按 (Double-click) 相关栏位名称（滑鼠移至该等栏位名称时，名称会加上底线显示，以滋识别），直接设定该项目的预设值。
共用地址
若果输入的地址资料与资料库内其他的会众相同，如会众为同一家庭成员，那么可设定地址资料为“共用”，用户便不需要重复输入资料。
- 在“住宅地址”下勾选“共用”
- 在“姓名”输入部份姓名或全名（中、英姓名皆可）
- 按“寻找”查询指定的会众资料
- 点选会众资料
- 按“确定”
- 共用者地址资料会复制到目前会众的“住宅地址”上，并会以灰色显示，用户不能修改内容
提示：
- 检索前可选择“经常出席”或“非经常出席”筛选资料
- 设定好共用地址后，在“共用”旁会自动显示会众是与资料库内那位会众共用地址资料。
- 共用“邮寄地址”设定与共用“住宅地址”相同。
- 因地址是与他人共用的，所以用户不能在此更改地址资料。若有需要请开启“共用”者记录，再修改地址资料。修改后所有其他共用地址者的资料会自动更新。
- 要取消共用地址资料，只需取消勾选“共用”即可。
恩赐、事奉资料
恩赐资料
- 按“恩赐．事奉”标签
- 按“恩赐/才干”右边的的“新增”（）
- 从“恩赐/才干”类别选择合适的类别，用户也可以直接输入特定的恩赐类别
- 在“说明”中输入有恩赐的细资料
- 最后按“储存”（）
提示：
- 按“取消”（
）可取消刚输入的资料，不作储存。 - 按“修改”（
）可修改恩赐/才干内容。 - 按“删除”（
）可删除恩赐/才干记录。 - 若直接输入“恩赐/才干”类别资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。
- 有关“恩赐/才干”类别之预设可参考“速查表”介绍。
事奉资料
- 按“事奉时期”右边的“新增”（）
- 输入“开始日期”及“结束日期”或直接按“
”选取日期 - 若要在时间轴上显示事奉日期资料，请勾选“时间轴”（）
- 若事奉岗位是一些重要的职事，如执事、部长、值理等，可勾选“重要”（
） - 输入事奉“名称”
- 从“类别”选择合适的类别，用户也可以直接输入特定的类别
- 从“部门”选择合适的部门，用户也可以直接输入特定的部门
- 从“岗位”选择合适的岗位，用户也可以直接输入特定的岗位
- 在“备注”栏位输入相关资料
- 若事奉递属某个小组或单位，可在栏位“小组”输入单位名称
- 最后按“储存”（）
提示：
- 按“取消”（）可取消刚输入的资料，不作储存。
- 按“修改”（）可修改事奉内容。
- 按“删除”（）可删除事奉记录。
- “时间轴”上只会显示“事奉时期”及“开始日期”的年份资料。
- “日期”可以只输入年份及／或年份＋月份资料，例如“2013”或“2013/5”等，若使用“”选取日期则会显示完整的年月日资料。
- 若直接输入“事奉时期”、“部门”及“岗位”资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。
- 有关栏位“事奉时期”、“部门”及“岗位”之预设可参考“速查表”介绍。
培训、课程资料
- 按“培训．课程”右边的“新增”（）
- 若要在时间轴上显示事奉日期资料，请勾选“时间轴”（）
- 输入“开始日期”及“结束日期”或直接按“”选取日期
- 从“培训类别”选择合适的类别，用户也可以直接输入特定的培训类别
- 输入课程“名称”
- 输入课程“主办机构”
- 输入课程“备注”
- 若课程已完结，请勾选“完成”
- 最后按“储存”（）
提示：
- 按“取消”（）可取消刚输入的资料，不作储存。
- 按“修改”（）可修改课程内容。
- 按“删除”（）可删除课程记录。
- “时间轴”上只会显示课程的“培训类别”及“开始日期”的年份资料。
- “日期”可以只输入年份及／或年份＋月份资料，例如“2013”或“2013/5”等，若使用“”选取日期则会显示完整的年月日资料。
- 若直接输入“培训类别”资料，所输入资料不会记录在“速查表”内。
- 有关栏位“培训类别”之预设可参考“速查表”介绍。
- “培训、课程”下半部份的资料是连结到“主日学”的培训记录，此部份只供查阅，不能修改。
亲属、家谱资料
新增亲属关系
- 按左方“关系表”的“”，系统显示“新增关系”画面
- 从“关系”选择合适的关系
- 在“姓名”栏位输入亲属姓名
- 按“寻找”
- 从列表中选取会众
- 按“确定”
- 系统显示确认讯息，按“确定”
- 可重复步骤 2-7 来设定其他亲属关系
- 完成设定后按“关闭”（
） - 若有需要，可按右方的“列印”印出关系图表
范例：
提示：
- 若亲属并非会友，可在输入姓名后直接按“确定”来加入亲属关系资料。
- 关系图中会以图片方式显示各人资料，若会众资料没有上载图像，则系统会以预设的黑色头像显示。非会友一律以黑色头像显示。
- 会众在关系图表中以蓝色显示姓名；身故的会众会以深灰色显示；非会友则会以黄色显示。
- 在左方的关系列表中会众姓名以白色显示；非会友姓名会以黄色显示；身故的会众则以深灰色显示。
- 编辑中的会众图像会较大，其他关系成员的图像会较小，方便用户识别。
- 可点按各人图像直接编辑其资料，但这操作不适用于非会友（黄色显示姓名者）。
- 关系图表中会显示会众的上一代（长辈）及下一代（后辈）的直系亲属关系（包括会众本人共三代）。超出三代的亲属或其他非直系亲属会在关系图表下方显示，并会以不同颜色圆点来表示：
颜 色 代 表 
长辈 
同辈 
后辈
- 新增关系时，系统会同时会检查这新设定的关系会否与其他会众已建立了关系，若发现此等关系已建立，系统会自动连结这些关系到会众记录上（只限三代关系）。例如Ａ与Ｂ刚刚建立了父子关系，Ａ与Ｃ先前也已建立了夫妇关系，那么系统会在Ａ与Ｂ建立关系后自动建立Ｃ与Ｂ的母子关系。系统在每一个关系建立后都会自动检查与其他会众的关系资料，并会自动建立相应的会众关系记录。
范例一
设定非会友“陈忠烈”为会众“陈强”的父亲。
- 开启“陈强”的记录
- 按左方的“新增”（）
- 从“关系”选择“父亲-自己的父亲”
- 在“姓名”栏位输入“陈忠烈”
- 按“确定”
- 系统显示“新增 陈忠烈 为 陈强 的父亲？”确认讯息，按“确定”
- 按“关闭”（）
范例二
志强、志聪、志明为分别为大哥、二哥及三弟，在系统中设定三者亲属关系。
- 开启“志强”之记录
- 设定“志强、志聪”及“志强、志明”的兄弟关系，关系图中到“志聪”及“志明”的兄长皆为“志强”
- 开启“志聪”之记录
- 设定“志聪、志明”的兄弟关系
提示：
- 系统只能辨识同辈关系中不同的关系，如只按以上步骤２设定，系统不能辨识“志聪”与“志明”是何关系，故此必须要设定“志聪”与“志明”的兄弟关系（步骤３及４）。
范例三
承上例，设定三兄弟与外祖母的亲属关系。
- 开启“志强”之记录
- 设定“志强”与外祖母关系
- 开启“志聪”之记录
- 设定“志聪”与外祖母关系
- 开启“志明”之记录
- 设定“志明”与外祖母关系
提示：
- 关系图中只能显示会众的长辈及后辈三个层次关系，超出这三层次一律会在关系图最下方显示。
- 由于系统只能自动处理三个层次的亲属关系，所以同辈中必须要个别设定超出三个层次的关系，即必须个别设定“志聪”与外祖母及“志明”与外祖母的关系。否则只有在“志强”的记录才看到外祖母的关系，在“志聪”及“志明”就会找不到与外视母的关系设定。
- 同一道理，若只按步骤１－２之设定，外祖母记录中只有一个外孙－－“志强”，而看不到“志聪”与“志明”这两个外孙。
删除亲属关系
删除亲属关系时需要了解关系是否由用户建立，或是由系统建立的。因为建立关系的方式不同，所以删除关系时操作亦有分别。详细步骤分述如下。
i. 删除由用户直接建立的亲属关系
- 在左方的亲属列表中点选要删除的亲属资料
- 按“删除”（）
- 按“确定”确认删除记录
ii. 删除由系统建立的的亲属关系
- 在左方的亲属列表中点选要删除的亲属资料
- 按“删除”（）
- 从“可删除亲属关系”列表中点选要删除的关系
- 按“确定”确认删除记录
小组、出席资料
提示：
奉献、认献资料
提示：
跟进、探访资料
提示：
自定、备注资料
提示：
