新增會眾資料
来自WebOffice
會眾資料是整個 WebOffice 系統最重要的部份，日後各樣操作諸如捐獻記錄、收據印發、聚會出席點名、圖書借還、主日學等均會依賴會眾資料。
目录
基本資料
- 從《WebOffice》右上方選「會眾」
- 按右方的「新增會眾」（
）
- 按畫面提示輸入中、英姓名、性別、婚姻狀況、謂謂、所屬教會、電話、電郵、傳真等資料
- 完成輸入後按「儲存」
提示：
- 「檔案類型」由系統預設，不用輸入。
- 「年齡」會按用戶所輸入的出生日期自動顯示。
- 「中文名稱」及「英文名稱」是必須要輸入的！其他欄位則可按需要輸入。
- 按「儲存」後會繼續停留在「新會眾」畫面，用戶可繼續輸入其他資料；若按「完成」則會儲存所輸入的資料並結束「新會眾」資料輸入。
- 資料儲存後方可加入相片。按相片下方的「上載」，然後選取所需的相片，再按「確定」。
- 資料儲存後會於畫面上半部份顯示一「時間軸」，稍後輸入有關日期資料後會自動於「時間軸」上顯示。
- 資料輸入完成後可按「列印」印出會友資料檔案。用戶也可以一次過列印多位會友的資料檔案，有關操作方法請參考「一般報表」介紹。
- 按「自動產生編號」（
）可自動產生「會友編號」。
- ．系統預設三個字首編號格式，編號字數可選擇3-6位（不包括字首）：
- －英文名稱（首個字母）
- －英文名稱（首兩字的首個字母）
- －自選編號
- ．「自選編號」可自訂最多3位數字或字母作編號字首。
- ．按「儲存」，可把設定存為預設 (default)，方便下次使用。
- 「來賓編號」也可以由系統自動產生，操作方式跟自動產生「會友編號」相同，請參上文解說。
- 為了提高效率及提昇系統運行速度，系統便只會列出「個人．信仰」、「地址．通訊」、「奉獻．認獻」及「自定．備註」四個常用項目（稱為「精簡資料」）。要顯示所有會眾資料,可按螢幕下方的「詳盡資料」，系統隨即顯示另外五項會眾資料，包括「恩賜．事奉」、「培訓．課程」、「親屬．家譜」、「小組．出席」及「跟進．探訪」。
- 有關「會眾類別」、「會眾狀況」、「婚姻狀況」、「稱謂」、「籍貫」、「國籍」、「居留狀況」及「語言」之預設可參考「速查表」介紹，也可以在相關欄位名稱上雙按滑鼠左鍵 (Double-click)（滑鼠移至該等欄位名稱時，名稱會加上底線顯示，以滋識別），直接編輯該項目的預設值。
個人、信仰資料
- 按下方「個人、信仰」標籤
- 輸入「籍貫」、「語言」、「國籍」、「居留狀況」、「智能卡 ID」欄位
- 按「証件號碼」會打開一空白欄位讓用戶輸入各項証件資料，輸入完成後再按一次「証件號碼」會把資料隱藏起來
- 完成後按「儲存」
提示：
- 「語言」容許擇多項資料，只要按鍵盤上的
，再點選所需語言。有關語言設定可參考「速查表」介紹。
「學歷」、「職業」及「特別日子」
「學歷」、「職業」及「特別日子」輸入方式相仿。現以「學歷」為例，介紹其輸入方式。
- 按學歷資料右方的「新增」（）
- 若要在時間軸上顯示學歷資料，請勾選「時間軸」（
） - 從「學歷類別」類別選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的學歷類別資料
- 輸入「畢業日期」或直接按「日曆」（
）選取日期 - 輸入「校名」
- 最後按「儲存」（
）
提示：
地址、通訊資料
- 按「地址．通訊」標籤
- 輸入「住宅地址」及「郵寄地址」
- 下半部份的欄位主要為郵寄標籤時用，可按需要自行輸入有關資料
- 完成輸入後按「儲存」
提示：
- 若「郵寄地址」與「住宅地址」相同，只需勾選「郵寄地址」下方的「同上」，不用重覆輸入
- 會眾若轉換新地址，可按「將住宅地址加入到地址記錄」（
）或「將郵寄地址加入到地址記錄」（）把舊地址資料加到「地址記錄」保存，方便日後參考。 - 若直接輸入「居住地區」、「工作地區」、「標貼組別」或「郵寄類別」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
- 有關欄位「居住地區」、「工作地區」、「標貼組別」及「郵寄類別」之預設可參考「速查表」介紹，也可以滑鼠雙按 (Double-click) 相關欄位名稱（滑鼠移至該等欄位名稱時，名稱會加上底線顯示，以滋識別），直接設定該項目的預設值。
共用地址
若果輸入的地址資料與資料庫內其他的會眾相同，如會眾為同一家庭成員，那麼可設定地址資料為「共用」，用戶便不需要重覆輸入資料。
- 在「住宅地址」下勾選「共用」
- 在「姓名」輸入部份姓名或全名（中、英姓名皆可）
- 按「尋找」查詢指定的會眾資料
- 點選會眾資料
- 按「確定」
- 共用者地址資料會複製到目前會眾的「住宅地址」上，並會以灰色顯示，用戶不能修改內容
提示：
- 檢索前可選擇「經常出席」或「非經常出席」篩選資料
- 設定好共用地址後，在「共用」旁會自動顯示會眾是與資料庫內那位會眾共用地址資料。
- 共用「郵寄地址」設定與共用「住宅地址」相同。
- 因地址是與他人共用的，所以用戶不能在此更改地址資料。若有需要請開啟「共用」者記錄，再修改地址資料。修改後所有其他共用地址者的資料會自動更新。
- 要取消共用地址資料，只需取消勾選「共用」即可。
恩賜、事奉資料
恩賜資料
- 按「恩賜．事奉」標籤
- 按「恩賜/才幹」右邊的的「新增」（）
- 從「恩賜/才幹」類別選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的恩賜類別
- 在「說明」中輸入有恩賜的細資料
- 最後按「儲存」（）
提示：
- 按「取消」（
）可取消剛輸入的資料，不作儲存。 - 按「修改」（
）可修改恩賜/才幹內容。 - 按「刪除」（
）可刪除恩賜/才幹記錄。 - 若直接輸入「恩賜/才幹」類別資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
- 有關「恩賜/才幹」類別之預設可參考「速查表」介紹。
事奉資料
- 按「事奉時期」右邊的「新增」（）
- 輸入「開始日期」及「結束日期」或直接按「
」選取日期 - 若要在時間軸上顯示事奉日期資料，請勾選「時間軸」（）
- 若事奉崗位是一些重要的職事，如執事、部長、值理等，可勾選「重要」（
） - 輸入事奉「名稱」
- 從「類別」選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的類別
- 從「部門」選擇合適的部門，用戶也可以直接輸入特定的部門
- 從「崗位」選擇合適的崗位，用戶也可以直接輸入特定的崗位
- 在「備註」欄位輸入相關資料
- 若事奉遞屬某個小組或單位，可在欄位「小組」輸入單位名稱
- 最後按「儲存」（）
提示：
- 按「取消」（）可取消剛輸入的資料，不作儲存。
- 按「修改」（）可修改事奉內容。
- 按「刪除」（）可刪除事奉記錄。
- 「時間軸」上只會顯示「事奉時期」及「開始日期」的年份資料。
- 「日期」可以只輸入年份及／或年份＋月份資料，例如「2013」或「2013/5」等，若使用「」選取日期則會顯示完整的年月日資料。
- 若直接輸入「事奉時期」、「部門」及「崗位」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
- 有關欄位「事奉時期」、「部門」及「崗位」之預設可參考「速查表」介紹。
培訓、課程資料
- 按「培訓．課程」右邊的「新增」（）
- 若要在時間軸上顯示事奉日期資料，請勾選「時間軸」（）
- 輸入「開始日期」及「結束日期」或直接按「」選取日期
- 從「培訓類別」選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的培訓類別
- 輸入課程「名稱」
- 輸入課程「主辦機構」
- 輸入課程「備註」
- 若課程已完結，請勾選「完成」
- 最後按「儲存」（）
提示：
- 按「取消」（）可取消剛輸入的資料，不作儲存。
- 按「修改」（）可修改課程內容。
- 按「刪除」（）可刪除課程記錄。
- 「時間軸」上只會顯示課程的「培訓類別」及「開始日期」的年份資料。
- 「日期」可以只輸入年份及／或年份＋月份資料，例如「2013」或「2013/5」等，若使用「」選取日期則會顯示完整的年月日資料。
- 若直接輸入「培訓類別」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
- 有關欄位「培訓類別」之預設可參考「速查表」介紹。
- 「培訓、課程」下半部份的資料是連結到「主日學」的培訓記錄，此部份只供查閱，不能修改。
親屬、家譜資料
- 按左方的「新增」（），系統顯示「新增關係」畫面
- 從「關係」選擇合適的關係
- 在「姓名」欄位輸入親屬姓名
- 按「尋找」
- 從列表中選取會眾，然後按「確定」
- 再一次按「確定」來確認建立關係
- 可重覆步驟 3-7 來設定其他親屬關係
- 完成設定後按「關閉」（
） - 若有需要，可按右方的「列印」印出關係圖表
提示：
- 若家屬並非會友，可在輸入名稱後直接按「確定」來加入親屬關係資料。
- 關係圖中會以圖片方式顯示各人資料，若會眾資料沒有上載圖像，則系統會以預設的黑色頭像顯示。非會友一律以黑色頭像顯示。
- 會眾在關係圖表中以藍色顯示姓名；身故的會眾會以深灰色顯示；非會友則會以黃色顯示。
- 在左方的關係列表中會眾姓名以白色顯示；非會友姓名會以黃色顯示；身故的會眾則以深灰色顯示。
- 編輯中的會眾圖像會較大，其他關係成員的圖像會較小，方便用戶識別。
- 可點按各人圖像直接編輯其資料，但這操作不適用於非會友（黃色顯示姓名者）。
- 關係圖表中會顯示會眾的上一代（長輩）及下一代（後輩）親屬關係（包括會眾本人共三代）。出三代的其他親屬成員會在關係圖表下方顯示，並會以不同顏色圓點來表示：
顏 色 代 表 
長輩 
同輩 
後輩
- 新增關係時，系統會同時會檢查這新設定的關係會否與其他會眾已建立了關係，若發現此等關係已建立，系統會自動連結這些關係到會眾記錄上（只限三代關係）。例如Ａ與Ｂ剛剛建立了父子關係，Ａ與Ｃ先前也已建立了夫婦關係，那麼系統會在Ａ與Ｂ建立關係後自動建立Ｃ與Ｂ的母子關係。系統在每一個關係建立後都會自動檢查與其他會眾的關係資料，並會自動建立相應的會眾關係記錄。
範例一
設定非會友「陳忠烈」為會友「陳強」的父親。
- 開啟「陳強」的記錄
- 按左方的「新增」（）
- 從「關係」選擇「父親-自己的父親」
- 在「姓名」欄位輸入「陳忠烈」
- 按「確定」
- 系統顯示「新增 陳忠烈 為 陳強 的父親？」確認訊息，按「確定」
- 按「關閉」（）
範例二
志強、志聰、志明為分別為大哥、二哥及三弟，在系統中設定三者親屬關係。
- 開啟「志強」之記錄
- 設定「志強、志聰」及「志強、志明」的兄弟關係，關係圖中到「志聰」及「志明」的兄長皆為「志強」
- 開啟「志聰」之記錄
- 設定「志聰、志明」的兄弟關係
提示：
- 系統只能辨識同輩關係中不同的關係，如只按以上步驟２設定，系統不能辨識「志聰」與「志明」是何關係，故此必須要設定「志聰」與「志明」的兄弟關係（步驟３及４）。
範例三
承上例，設定三兄弟與外祖母的親屬關係。
- 開啟「志強」之記錄
- 設定「志強」與外祖母關係
- 開啟「志聰」之記錄
- 設定「志聰」與外祖母關係
- 開啟「志明」之記錄
- 設定「志明」與外祖母關係
提示：
- 關係圖中只能顯示會眾的長輩及後輩三個層次關係，超出這三層次一律會在下方顯示。
- 由於系統只能自動處理三個層次的親屬關係，所以同輩中必須要個別定與超出層次的關係，即必須個別設定「志聰」與外祖母及「志明」與外祖母的關係。否則只有在「志強」的記錄才看到外祖母的關係，在「志聰」及「志明」就會找不到與外視母的關係設定。
- 同一道理，若只按步驟１－２之設定，外祖母記錄中只有一個外孫－－「志強」，而看不到「志聰」與「志明」這兩個外孫。
小組、出席資料
提示：
奉獻、認獻資料
提示：
跟進、探訪資料
提示：
自定、備註資料
提示：
