新增會眾資料

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Support（讨论 | 贡献）2013年5月23日 (四) 05:21的版本 （→‎親屬、家譜資料）

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會眾資料是整個 WebOffice 系統最重要的部份，日後各樣操作諸如捐獻記錄、收據印發、聚會出席點名、圖書借還、主日學等均會依賴會眾資料。

基本資料

  1. 從《WebOffice》右上方選「會眾」
  2. 按右方的「新增會眾」（ BTN Add.jpg）
    　
    SCR Member Add 1.png
    　
  3. 按畫面提示輸入中、英姓名、性別、婚姻狀況、謂謂、所屬教會、電話、電郵、傳真等資料
  4. 完成輸入後按「儲存」

　 SCR Member Add 2.png 　

Note 提示：

  • 「檔案類型」由系統預設，不用輸入。
  • 「年齡」會按用戶所輸入的出生日期自動顯示。
  • 「中文名稱」及「英文名稱」是必須要輸入的！其他欄位則可按需要輸入。
  • 按「儲存」後會繼續停留在「新會眾」畫面，用戶可繼續輸入其他資料；若按「完成」則會儲存所輸入的資料並結束「新會眾」資料輸入。
  • 資料儲存後方可加入相片。按相片下方的「上載」，然後選取所需的相片，再按「確定」。
  • 資料儲存後會於畫面上半部份顯示一「時間軸」，稍後輸入有關日期資料後會自動於「時間軸」上顯示。
  • 資料輸入完成後可按「列印」印出會友資料檔案。用戶也可以一次過列印多位會友的資料檔案，有關操作方法請參考「一般報表」介紹。
  • 按「自動產生編號」（BTN GenCode.png）可自動產生「會友編號」。
    ．系統預設三個字首編號格式，編號字數可選擇3-6位（不包括字首）：
    AutoGen Number.png
    　　－英文名稱（首個字母）
    　　－英文名稱（首兩字的首個字母）
    　　－自選編號
    ．「自選編號」可自訂最多3位數字或字母作編號字首。
    ．按「儲存」，可把設定存為預設 (default)，方便下次使用。
  • 「來賓編號」也可以由系統自動產生，操作方式跟自動產生「會友編號」相同，請參上文解說。
  • 為了提高效率及提昇系統運行速度，系統便只會列出「個人．信仰」、「地址．通訊」、「奉獻．認獻」及「自定．備註」四個常用項目（稱為「精簡資料」）。要顯示所有會眾資料,可按螢幕下方的「詳盡資料」，系統隨即顯示另外五項會眾資料，包括「恩賜．事奉」、「培訓．課程」、「親屬．家譜」、「小組．出席」及「跟進．探訪」。
  • 有關「會眾類別」、「會眾狀況」、「婚姻狀況」、「稱謂」、「籍貫」、「國籍」、「居留狀況」及「語言」之預設可參考「速查表」介紹，也可以在相關欄位名稱上雙按滑鼠左鍵 (Double-click)（滑鼠移至該等欄位名稱時，名稱會加上底線顯示，以滋識別），直接編輯該項目的預設值。


個人、信仰資料

  1. 按下方「個人、信仰」標籤
  2. 輸入「籍貫」、「語言」、「國籍」、「居留狀況」、「智能卡 ID」欄位
  3. 按「証件號碼」會打開一空白欄位讓用戶輸入各項証件資料，輸入完成後再按一次「証件號碼」會把資料隱藏起來
  4. 完成後按「儲存」


Note 提示：

  • 「語言」容許擇多項資料，只要按鍵盤上的BTN Ctrl.png，再點選所需語言。有關語言設定可參考「速查表」介紹。

SCR Member Language.png


「學歷」、「職業」及「特別日子」

「學歷」、「職業」及「特別日子」輸入方式相仿。現以「學歷」為例，介紹其輸入方式。

  1. 按學歷資料右方的「新增」（BTN Add.jpg）
  2. 若要在時間軸上顯示學歷資料，請勾選「時間軸」（BTN Timeline Calendar.jpg）
  3. 從「學歷類別」類別選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的學歷類別資料
  4. 輸入「畢業日期」或直接按「日曆」（Icon Show Calendar.jpg）選取日期
  5. 輸入「校名」
  6. 最後按「儲存」（BTN Save.jpg）

SCR Member Add 3.png


Note 提示：

  • 若直接輸入「學歷類別」，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
  • 「時間軸」上只會顯示「學歷類別」及「畢業日期」的年份資料。
  • 有關「學歷類別」之預設可參考「速查表」介紹。


地址、通訊資料

  1. 按「地址．通訊」標籤
  2. 輸入「住宅地址」及「郵寄地址」
  3. 下半部份的欄位主要為郵寄標籤時用，可按需要自行輸入有關資料
  4. 完成輸入後按「儲存」


Note 提示：

  • 若「郵寄地址」與「住宅地址」相同，只需勾選「郵寄地址」下方的「同上」，不用重覆輸入
  • 會眾若轉換新地址，可按「將住宅地址加入到地址記錄」（BTN Address Add.jpg）或「將郵寄地址加入到地址記錄」（BTN Address Add.jpg）把舊地址資料加到「地址記錄」保存，方便日後參考。
  • 若直接輸入「居住地區」、「工作地區」、「標貼組別」或「郵寄類別」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
  • 有關欄位「居住地區」、「工作地區」、「標貼組別」及「郵寄類別」之預設可參考「速查表」介紹，也可以滑鼠雙按 (Double-click) 相關欄位名稱（滑鼠移至該等欄位名稱時，名稱會加上底線顯示，以滋識別），直接設定該項目的預設值。


共用地址

若果輸入的地址資料與資料庫內其他的會眾相同，如會眾為同一家庭成員，那麼可設定地址資料為「共用」，用戶便不需要重覆輸入資料。

  1. 在「住宅地址」下勾選「共用」
  2. 在「姓名」輸入部份姓名或全名（中、英姓名皆可）
  3. 按「尋找」查詢指定的會眾資料
  4. 點選會眾資料
  5. 按「確定」
  6. 共用者地址資料會複製到目前會眾的「住宅地址」上，並會以灰色顯示，用戶不能修改內容

SCR Member Adddress.png


Note 提示：

  • 檢索前可選擇「經常出席」或「非經常出席」篩選資料
  • 設定好共用地址後，在「共用」旁會自動顯示會眾是與資料庫內那位會眾共用地址資料。
  • 共用「郵寄地址」設定與共用「住宅地址」相同。
  • 因地址是與他人共用的，所以用戶不能在此更改地址資料。若有需要請開啟「共用」者記錄，再修改地址資料。修改後所有其他共用地址者的資料會自動更新。
  • 要取消共用地址資料，只需取消勾選「共用」即可。


恩賜、事奉資料

恩賜資料

  1. 按「恩賜．事奉」標籤
  2. 按「恩賜/才幹」右邊的的「新增」（BTN Add.jpg）
  3. 從「恩賜/才幹」類別選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的恩賜類別
  4. 在「說明」中輸入有恩賜的細資料
  5. 最後按「儲存」（BTN Save.jpg）

SCR Member Gift.png


Note 提示：

  • 按「取消」（BTN Cancel.jpg）可取消剛輸入的資料，不作儲存。
  • 按「修改」（BTN Edit.jpg）可修改恩賜/才幹內容。
  • 按「刪除」（BTN Delete.jpg）可刪除恩賜/才幹記錄。
  • 若直接輸入「恩賜/才幹」類別資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
  • 有關「恩賜/才幹」類別之預設可參考「速查表」介紹。


事奉資料

  1. 按「事奉時期」右邊的「新增」（BTN Add.jpg）
  2. 輸入「開始日期」及「結束日期」或直接按「BTN Calendar.gif」選取日期
  3. 若要在時間軸上顯示事奉日期資料，請勾選「時間軸」（BTN Timeline Calendar.jpg）
  4. 若事奉崗位是一些重要的職事，如執事、部長、值理等，可勾選「重要」（BTN Important.jpg）
  5. 輸入事奉「名稱」
  6. 從「類別」選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的類別
  7. 從「部門」選擇合適的部門，用戶也可以直接輸入特定的部門
  8. 從「崗位」選擇合適的崗位，用戶也可以直接輸入特定的崗位
  9. 在「備註」欄位輸入相關資料
  10. 若事奉遞屬某個小組或單位，可在欄位「小組」輸入單位名稱
  11. 最後按「儲存」（BTN Save.jpg）


SCR Member Ministry.png


Note 提示：

  • 按「取消」（BTN Cancel.jpg）可取消剛輸入的資料，不作儲存。
  • 按「修改」（BTN Edit.jpg）可修改事奉內容。
  • 按「刪除」（BTN Delete.jpg）可刪除事奉記錄。
  • 「時間軸」上只會顯示「事奉時期」及「開始日期」的年份資料。
  • 「日期」可以只輸入年份及／或年份＋月份資料，例如「2013」或「2013/5」等，若使用「BTN Calendar.gif」選取日期則會顯示完整的年月日資料。
  • 若直接輸入「事奉時期」、「部門」及「崗位」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
  • 有關欄位「事奉時期」、「部門」及「崗位」之預設可參考「速查表」介紹。

培訓、課程資料

  1. 按「培訓．課程」右邊的「新增」（BTN Add.jpg）
  2. 若要在時間軸上顯示事奉日期資料，請勾選「時間軸」（BTN Timeline Calendar.jpg）
  3. 輸入「開始日期」及「結束日期」或直接按「BTN Calendar.gif」選取日期
  4. 從「培訓類別」選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的培訓類別
  5. 輸入課程「名稱」
  6. 輸入課程「主辦機構」
  7. 輸入課程「備註」
  8. 若課程已完結，請勾選「完成」
  9. 最後按「儲存」（BTN Save.jpg）
SCR Member Training 1.png


Note 提示：

  • 按「取消」（BTN Cancel.jpg）可取消剛輸入的資料，不作儲存。
  • 按「修改」（BTN Edit.jpg）可修改課程內容。
  • 按「刪除」（BTN Delete.jpg）可刪除課程記錄。
  • 「時間軸」上只會顯示課程的「培訓類別」及「開始日期」的年份資料。
  • 「日期」可以只輸入年份及／或年份＋月份資料，例如「2013」或「2013/5」等，若使用「BTN Calendar.gif」選取日期則會顯示完整的年月日資料。
  • 若直接輸入「培訓類別」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
  • 有關欄位「培訓類別」之預設可參考「速查表」介紹。
  • 「培訓、課程」下半部份的資料是連結到「主日學」的培訓記錄，此部份只供查閱，不能修改。
SCR Member Training 2.png

親屬、家譜資料

  1. 按左方的「新增」（），系統顯示「新增關係」畫面
  2. 從「關係」選擇合適的關係
  3. 在「姓名」欄位輸入親屬姓名
  4. 按「尋找」
  5. 從列表中選取會友，然後按「確定」
  6. 再一次按「確定」來確認建立關係
  7. 可重覆步驟 3-7 來設定其他親屬關係
  8. 完成設定後按「關閉」（）
  9. 若有需要，可按右方的「列印」印出關係圖表


Note 提示：

  • 若家屬並非會友，可在輸入名稱後直接按「確定」來加入親屬關係資料。
  • 圖表會以圖片方式顯示各人資料，若會友資料沒有上載圖片，則系統會以預設的黑色頭像圖片顯示。註：非會友一律以黑色頭像圖片顯示。
  • 關係圖表中會顯示會友的上一代及下一代親屬關係（包括會友本人共三代）。其他親屬成員會在關係圖表下方顯示。
  • 會友在關係圖表中以藍色顯示姓名；身故的會友會以深灰色顯示；非會友則會以黃色顯示。
  • 在左方的關係列表中會友姓名以白色顯示；非會友姓名會以黃色顯示；身故的會友則以深灰色顯示。
  • 若所建立的關係是非直接有關連的(indirect relation)，如外公跟外孫關係，則該等關係會顯示在關係圖的下方，並會以不同顏色顯示：
|-
!|顏　色
!|代　表
|-
|style="border-style:solid; border-width:0 1px 0 0" align="center"|Pink.gif
|style="border-style:solid; border-width:0 1px 0 0" align="center"|長輩
|-
|align="center"|Green.gif
|align="center"|同輩／平輩
|-
|align="center"|Blue.gif
|align="center"|後輩
|}
  • 編輯中的會友圖片會較大，其他關係成員的圖片會較小，方便用戶識別。
  • 可點按各人圖片直接編輯其資料，但這操作不適用於非會友（黃色顯示姓名者）。
  • 新增關係時，系統會同時會檢查這新設定的關係會否與其他會眾已建立了關係，若發現此等關係已建立，系統會自動連結這些關係到會友記錄上。例如Ａ與Ｂ剛剛建立了父子關係，Ａ與Ｃ先前也已建立了夫婦關係，那麼系統會在A與B建立關係後自動建立Ｃ與Ｂ的母子關係。系統在每一個關係建立後都會自動檢查與其他會友的關係資料，並會自動建立相關的會友關係記錄。

小組、出席資料

Note 提示：


奉獻、認獻資料

Note 提示：


跟進、探訪資料

Note 提示：


自定、備註資料

Note 提示：

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