預約設施

出自 WebOffice
於 2015年6月3日 (三) 03:08 由 Support (對話 | 貢獻) 所做的修訂

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新增預約

  1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
  2. 從左方的功能區選「設施」標籤
  3. 按日曆右上方的「新增預約記錄」（ BTN Add.jpg）
  4. 從「選擇設施」清單分別選擇「地點」、「分區」及「設施」
  5. 輸入「使用者」姓名或按「BTN Add.jpg」選擇一個「使用者」
  6. 以格式「yyyy/mm/dd」輸入日期，也可以按「BTN Add.jpg」選擇日期
  7. 選擇開始及結束「時間」
  8. 選擇一個「部門」
  9. 選擇一個「活動類別」
  10. 選擇一個「活動組別」
  11. 選擇一個「活動名稱」。若要個別輸入「活動名稱」，請先勾選「其他活動」，然後可以自定「活動名稱」
  12. 輸入「備註」資料
  13. 完成後按「BTN Save (Word).jpg」


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Note 提示：

  • 若是勾選「預留」，則不需輸入「使用者」姓名，且系統會在儲存後自動確認預認成功。
  • 若要一次過預約多次同一設施，可按以下步驟執行：
  1. 按「日期」旁邊的「BTN Add.jpg」
  2. 設定開始日期及結束「日期」
  3. 選擇一個「重覆」模式：「每日」、「每週」、「每月」
  4. 基於所選的「重覆」模式，選擇各個細項
  5. 系統會按所選模式來自動設定「預約日期」
  6. 完成後按「BTN OK.jpg」
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  • 系統預設把結束時間定為開始時間後一小時。
  • 「部門」必須預先設定，請參考「部門預約設定」介紹。
  • 「活動類別」必須預先設定，請參考「活動類別預約設定」介紹。
  • 「活動組別」必須預先設定，請參考「活動組別預約設定」介紹。
  • 可預設「活動名稱」，請參考「活動名稱別預約設定」介紹。
  • 成功預約設施後，該設施在日曆上會顯示預約狀態：在預約時間會左方會顯示設施的預約狀態，若設定了「標示預約底色」，系統更會以所設定的底色來顯示狀態資訊。各狀態資訊意義如下：
　顯　示　 意　　　義
＊ 　設施由系統管理員預約，並會自動確認　
Ｒ 　預約的設施需要人手確認
<空格> 　預約的設施已被確認


更改預約

  1. 按「查詢預約」方法找出要更改的預約設施
  2. 點選要更改的設施，系統打開設施設定視窗
  3. 按需要修改內容
  4. 完成後按「BTN Save (Word).jpg」


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Note 提示：

  • 「地點」、「分區」及「設施」這三項不能更改。若有需要，請刪除已預約之設施，然後重新辦理預約。
  • 所有預約一經確定，便不能再更改。若有需要，請刪除已確定的預約後再重新預約設施。


刪除預約

  1. 按「查詢預約」方法找出要刪除的預約設施
  2. 點選要刪除的設施，系統打開設施設定視窗
  3. 按「BTN Delete (Word).jpg」，系統即時刪除記錄


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Note 提示：

  • 預約施無論確認與否，皆可刪除。
  • 若要刪除的預約的施是經系統循環預約的 (Recurring)，刪除預約時可選擇要刪除「所有記錄」或是「僅此記錄」。
  • 記錄一經刪除，就不能再復原 (Undo)。


查詢預約

按地點查詢

  1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
  2. 從左方的功能區選「設施」標籤
  3. 從左方的「地點」點選一個地點，右上方顯示這「地點」內所有的設施
  4. 點選一個設施，右下方顯示該施的預約情況
  5. 把滑鼠移至已預約的設施上，系統會自動顯示設施的詳細預約資料（不用按鍵）


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Note 提示：

  • 用戶可以「日」、「週」或「月」三種不同模式來顯示預約資料。系統預設使用「月」顯示模式。
  • 用戶可瀏灠不同的日子以便了解設施的預約或使用狀況，有關操作請參考「瀏灠不同日子」介紹。
  • 直接點選預約項目，可打開預約內容，編輯或刪除預約項目。


按類別查詢

  1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
  2. 從左方的功能區選「設施」標籤
  3. 從左方的「類別」點選一個地點，右上方顯示這「類別」內所有的設施
  4. 點選一個設施，右下方顯示該施的預約情況
  5. 把滑鼠移至已預約的設施上，系統會自動顯示設施的詳細預約資料（不用按鍵）


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Note 提示：

  • 用戶可以「日」、「週」或「月」三種不同模式來顯示預約資料。系統預設使用「月」顯示模式。
  • 用戶可瀏灠不同的日子以便了解設施的預約或使用狀況，有關操作請參考「瀏灠不同日子」介紹。
  • 直接點選預約項目，可打開預約內容，編輯或刪除預約項目。


按職員查詢

  1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
  2. 從左方的功能區選「設施」標籤
  3. 從左方的「職員」點選一個地點，右上方顯示這「職員」負責的所有設施
  4. 點選一個設施，右下方顯示該施的預約情況
  5. 把滑鼠移至已預約的設施上，系統會自動顯示設施的詳細預約資料（不用按鍵）


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Note 提示：

  • 「未分類」類別歸納了那些沒有「職員」負責的設施。
  • 用戶可以「日」、「週」或「月」三種不同模式來顯示預約資料。系統預設使用「月」顯示模式。
  • 用戶可瀏灠不同的日子以便了解設施的預約或使用狀況，有關操作請參考「瀏灠不同日子」介紹。
  • 直接點選預約項目，可打開預約內容，編輯或刪除預約項目。


查詢已取消預約

請參考「狀態」了解如何查詢已取消之預約。


Note 提示：

  • 已取消的預約只供查閱，不能修改。


複製預約

  1. 按「查詢預約」方法找出要複製的預約設施
  2. 點選設施打設定晝面
  3. 輸入預約日期及／或時間，也可更新其他資料
  4. 完成後按「BTN Save As.jpg」
  5. 按「BTN OK.jpg」確認複製
  6. 最後按「BTN Save (Word).jpg」


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Note 提示：

  • 只能複製尚待確認的預約，已確認的預約不能複製。
  • 「地點」、「分區」及「設施」這三項不能更改。


確認預約

  1. 按「查詢預約」方法找出尚待確認的預約設施
  2. 點選設施打設定晝面
  3. 按「BTN Confirm Booking.jpg」


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Note 提示：

  • 未經確認的預約設施在日曆中顯示狀態為「Ｒ」。
  • 已經確認的預約設施在日曆中顯示狀態為「<空格>」。
  • 預約一經確認就不能再更改內容。


取消預約

  1. 按「查詢預約」方法找出要取消的預約設施
  2. 點選要取消的設施，系統打開設施設定視窗
  3. 按「BTN Cancel Booking.jpg」，系統即時移除記錄


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Note 提示：

  • 預約施無論確認與否，皆可取消。
  • 若要取消的預約的施是經系統循環預約的 (Recurring)，取消預約時可選擇要取消「所有記錄」或是「僅此記錄」。
  • 取消預約是把預約設定變為無效，並且會自動穩藏，用戶可透過「查詢預約狀態」來查看已取消的預約，但不能復原 (Undo) 已取消的預約。


借用、歸還設施

預約的設施（必須已經確認）在使用前需要先辦理借用及使用後辦理歸還手續。借用及歸還操作由系統管理員負責。


借用

  1. 按「查詢預約」方法找出要借用的預約設施
  2. 點選要借用的設施，系統打開設施設定視窗
  3. 按「BTN Borrow.jpg」


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Note 提示：

  • 預約的設施必須要先經確認，方可借用。


歸還

  1. 按「查詢預約」方法找出已借用的預約設施
  2. 點選已借用的設施，系統打開設施設定視窗
  3. 按「BTN Return.jpg」


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Note 提示：

  • 設施必須已被借用，方可辦理歸還手續。


參見

設施設定 用戶、組別 其他操作

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