公開聚會
出自 WebOffice
有關登記「公開聚會」出席，請參考以下說明：
建立聚會
- 從《WebOffice》右上方選「出席」
- 從左方的功能區選「出席」標籤
- 在「公開聚會」名單下點選一個聚會名稱
- 按右上方的「新增聚會」（
） - 輸入聚會「日期」或直接按「日曆」（
）選取日期 - 選擇聚會「類別」
- 選擇聚會開始及結束「時間」
- 輸入或選擇聚會「地點」
- 輸入「聚會情況摘要」
- 輸入聚會「名稱」
- 完成後按右下方的「儲存」
提示：
- 若「公開聚會」名單下有聚會名稱以灰色顯示，表示該聚會處於「未生效」狀態，但仍可以登記聚會出席。
- 當新增一個聚會出席名單後，系統會把該聚會的預設「日期」、「類別」、「地點」、「名稱」等資料自動填入各相關欄位，所有預設之欄位均在「小組資料」內設定。
- 「選擇設施」（
）功能只適用於有申請《設施》系統的用戶。 - 建立好聚會資料後必須先「儲存」然後才可以進行登記出席操作。
登記出席
「公開聚會」的登記出席方式有四個，分別是「實時登記」、「別個登記」、「集體登記」及「匯入登記」。各個操作方式請參考以下說明。
實時登記
「實時登記」功能只可於聚會當天使用，執行此功能時系統會檢查所設定的聚會「日期」是否與系統日期相同，若日期不相同則會顯示「實時登記只適用於今日的聚會／活動」信息，並終止登記操作。
- 按「
」 - 若登記者為來賓，請勾選「來賓」
- 若登記者已遲到，請勾選「遲到」
- 從「輸入條碼」選擇一個項目：「自動分辨」、「記錄號碼」、「會友編號」、「來賓編號」、「智能咭號碼」或「新來賓姓名」。
- 在右方的空格內輸入或以條碼閱讀器 (Barcode Reader) 讀入條碼，登記完成系統會顯示「登記成功」訊息
- 重覆以上步驟登記其他出席者記資料
- 完成所有登記出席後按右上方的「
」結束登記
提示：
- 系統自動顯示「到達時間」，不能更改。
- 若「輸入條碼」選擇「自動分辨」，系統會一併檢查「記錄號碼」、「會友編號」、「來賓編號」、「智能咭號碼」四個資料，所需時間可能較使用單一條碼多些。
另外，若遇有相同的條碼，例如甲出席者的「會友編號」與乙出席者的「來賓編號」相同，使用系統「自動分辨」功能時系統會列出所有相同的出席者記錄，用戶必須選用另一個條碼辨認方式來重新輸入。 - 若用戶自行輸入條碼，需要按「確定」作實；若以條碼閱讀器讀入條碼，則無需按「確定」。
- 若「輸入條碼」選擇「新來賓姓名」，用戶必須輸入新來賓姓名後再按「確定」作實。
- 除「新來賓姓名」外，所有輸入的條碼或號碼資料都會經系統核對正確後才會作記錄，否則會顯示「找不到記錄」訊息。
- 若重覆登記同一位出席者，系統會顯示「登記失敗」訊息，提示出席者已登記。
個別登記
- 按「
」 - 輸入「到達時間」
- 若登記者為來賓，請勾選「來賓」
- 若登記者已遲到，請勾選「遲到」
- 選擇一個登記方式：「姓名/電話」、「記錄號碼」、「會友編號」、「來賓編號」或「智能咭號碼」
- 然後在右方的欄位按前選擇的登記方式輸入相關資料，登記完成系統會顯示「登記成功」訊息
- 重覆以上步驟登記其他出席者記資料
- 完成所有登記出席後按右上方的「」結束登記
提示：
- 系統預設了「到達時間」為聚會開始時間。
- 各個登記方式皆可使用條碼閱讀器 (Barcode Reader) 讀入條碼，選「姓名/電話」除外。
- 若用戶自行輸入條碼，需要按「確定」作實；若以條碼閱讀器讀入條碼，則無需按「確定」。
- 所有輸入的電話或號碼資料都會經系統核對正確後才會作記錄，否則會顯示「找不到記錄」訊息。
- 若重覆登記同一位出席者，系統會顯示「登記失敗」訊息，提示出席者已登記。
- 若要登記新來賓，可選擇登記方式：「姓名/電話」，然後輸入新來賓姓名後按「確定」，再確應一次即可登記新來賓出席資料。
註：這種登記新來賓方式只記錄新來賓姓名一次，若該來賓需要登記其他聚會出席，介時需要再次輸入姓名。
集體登記
- 按「
」 - 輸入「到達時間」
- 若登記者已遲到，請勾選「遲到」
- 若登記者為來賓，請勾選「來賓」
- 選擇「資料來源」：「記錄號碼」、「會友編號」、「來賓編號」、「智能咭號碼」或「新來賓姓名」
- 然後在下方的「登記資料」輸入相關資料（一行一個）
- 重覆以上步驟６登記其他出席者記資料
- 所有登記完成後按「
」，系統會在右方顯示所輸入的資料是否成功 - 完成所有登記出席後按右上方的「」結束登記
提示：
- 系統預設了「到達時間」為聚會開始時間。
- 各個登記方式皆可使用條碼閱讀器 (Barcode Reader) 讀入條碼，選「新來賓姓名」除外。
- 若用戶自行輸入條碼，需要按「確定」作實；若以條碼閱讀器讀入條碼，則無需按「確定」。
- 所有輸入的號碼資料均會經系統核對正確後才會作記錄。若輸入有誤，系統會顯示「登記失敗」訊息。
- 若重覆登記同一位出席者，系統會顯示「登記失敗」訊息，提示出席者已登記。
- 若「資料來源」選擇「新來賓姓名」，欄位「來賓」會自動勾選，用戶必須輸入新來賓姓名。
匯入登記
- 按「
」
提示：
修改出席記錄
提示：
刪除出席記錄
提示：
