"捐獻輸入" 修訂間的差異

於 2013年8月15日 (四) 10:44 的修訂

輸入捐獻

會眾捐獻

1. 按「輸入」標籤
2. 從檢索欄位「」中選擇「姓名/編號/電話」、「損獻編號」或「會友編號」
3. 按上一步揀選項目輸入相關的鑰字 (keywords)
4. 按「」，系統列出符合條件的記錄
5. 從符合條件的名單中選取一個合適的會眾，下方顯示該會眾的電話、電郵、地址、捐獻界別、捐獻編號等個人資料
6. 選擇「付款方式」，若有需要，可在右方空格內輸入「票據編號」或備註資料
7. 選擇「貨幣」單位
8. 輸入或「」選擇「捐獻日期」
9. 按需要修改各項損獻預設
10. 輸入「收據備註」
11. 選擇「入數批次」
12. 從右方選擇「奉獻」或「費用」標籤
13. 在適當的「奉獻項目」或「費用項目」右方輸入「金額」
14. 若有需要，可在「金額」右可方輸入備註資料
15. 若項目為非扣稅項目，請取消勾選項目最右方的「扣稅」
16. 完成後按「」

提示：

• 「捐獻日期」的輸入格式為「YYYY/MM/DD」。
• 用戶也可以選擇使用「損獻編號」或「會友編號」來尋找指定的會眾資料。
• 有關捐獻者的捐獻預設可參考「奉獻、認獻資料」設定。
• 「入數批次」建議在輸入奉獻前已先建立，用戶也可以輸入捐獻時即時建立「批次」，請參考「即時建立入數批次」介紹。
• 「奉獻類別」若為非免稅項目（如活動收費等），則其項目名稱會以藍色顯示。
• 系統預設了使用「HKD」（港幣）作為捐獻貨幣。
• 「捐獻貨幣」右方會自動顯示所有奉獻的總金額。
• 每筆捐獻記錄只可使用一種貨幣，若同一位捐獻者以不同的貨幣來捐獻不同的項目，那麼每種貨幣需要獨立輸入一筆捐獻記錄。
• 每筆捐獻記錄只能使用一種付款方式，若同一位捐獻者以不同的付款方式捐獻，那麼需要按付款方式分開輸入捐獻記錄。
• 所有「奉獻項目」項目預設都是可扣稅的。
• 奉獻記錄儲存後，系統會自動為這筆記錄加上「記錄序號」的流水號。
• 有關「奉獻項目」、「付款方式」、「貨幣」及「捐獻類別」之設定可參考「設定奉獻項目」。

非會眾捐獻

1. 按「輸入」標籤
2. 在檢索欄位輸入捐獻者姓名
3. 按右上方的「」
4. 系統顯示確認訊息，按「」
5. 按需要輸入的「捐獻日期」、「捐獻界別」、「捐獻名稱」、「捐獻編號」、「收據名稱」及「收據地址」資料
6. 其餘步驟按「會眾捐獻」步驟 6-16 執行

提示：

• 非會眾的捐獻者資料不會記錄在資料庫內，下次輸入同一非會眾捐獻記錄時需要重新輸入有關捐獻者資料。

即時建立批次

輸入奉獻時，若未有預先加增新的「批次」，可按以下步驟即時新增一個「批次」：

1. 按欄位「入數批次」右方的「新增批次」（）
2. 輸入或從「」選擇「批次日期」
3. 輸入或從欄位選擇「批次名稱」
4. 若有選用《會計》系統，可選擇「入數帳戶」
5. 按「」

修改捐獻記錄

修改捐獻記錄時，要注意該記錄是否已列印了收據或進行了過帳操作。若未有列印或過帳可以直接執行「一般修改」操作；若已列印了收據或執行了過帳操作則需要按「特別修改」步驟操作。

一般修改

1. 按「捐獻查詢」操作選取需要修改的捐獻記錄
2. 按需要修改右方的奉獻項目/金額
3. 若要修改奉獻者可按「選擇捐獻者」（），然後選擇合適的捐獻者
4. 若要更改批次，則直接從「入數批次」選擇合適的批次或「即時建立新的批次」
5. 完成後按「」

提示：

• 按「」會放棄更新記錄，若記錄尚未儲存，系統會顯示提示訊息。
• 若畫面下方捐獻記錄各欄位以灰色顯示，表示這記錄曾列印收據或已進行了奉獻過帳手續，那麼便不能直接更改記錄，需要按「特別修改」步驟來更新這筆捐獻記錄。

特別修改

1. 按「捐獻查詢」操作選取需要修改的捐獻記錄，留意捐獻記錄上的「列印」欄，若當中的數字並非「0」代表記錄曾列印過收據
2. 點選要修改的捐獻記錄,然後右按滑鼠鍵 (Right-click)
3. 選「修正奉獻資料」
4. 下方可供修改的欄位由灰色轉為白色，可按需要修改內容
5. 完成後按「」

提示：

• 列印欄的前後兩組數字分別代表列印「奉獻收據」及「奉獻證明書」的次數。
• 若要知道批次是否已過帳，需要查看批次內容的「過帳狀況」，可參「批次處理」介紹。
• 必須輸入修正「原因」，否則系統不容許儲存已更新的記錄。

刪除捐獻記錄

1. 按「捐獻查詢」操作選取需要刪除的捐獻記錄
2. 按右下方的「」
3. 按「」確認刪除記錄

提示：

• 已刪除的記錄會被標註為「作廢」，並從批次名單內移除。
• 已刪除的記錄也可以查詢，請參考「按特定條件查詢」介紹有關操作。

列印收據

1. 按「捐獻查詢」操作選取需要刪除的捐獻記錄
2. 按下方的「」
3. 按「」確認列印收據

提示：

• 印出收據後，奉獻記錄上的「列印」記錄欄位會自動；累加列印次數。
• 收據一經列印，所有內容不能再修改，若必須更改內容，請參考「特別修改」方法處理。