"設施設定" 修訂間的差異

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# 在要刪除「'''煩別'''」的設備上右按滑鼠鍵 (Right-click)
 
# 在要刪除「'''煩別'''」的設備上右按滑鼠鍵 (Right-click)

於 2015年4月28日 (二) 04:58 的修訂

《設施》系統的設計包括三部份：「地點」、「地區」及「設備」。「地點」是指建築物或地址；「地區」是指各樓層或房間；「設備」就是所有需要庫存的項目資料。舉個簡單例子，某某教會設有社區中心服務，那麼「地點」就可以設定為「教會」及「社區中心」。「地區」就可按各地點設定在不同的樓層，例如教會在地下至二樓、社區中心在三至四樓等；「地區」也可以是各房間：如禮堂、會議室、圖書館、詩班室等。「設備」就是在各「地區」內的物品如樂器、電腦、傢俬、電器等。


地點

新增地點

  1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
  2. 從左方的功能區選「設施」標籤
  3. 點選「地點」，然後選擇「新增地點」
  4. 輸入「地點名稱」
  5. 選擇這「地點」是否「容許網上預約」
  6. 選擇預約的「開始時間」及「結束時間」
  7. 選擇日曆顯示時間的「間距(分)」
  8. 輸入地點的「排列次序」
  9. 完成後按「BTN Save (Word).jpg」


SCR FAC 01.png


Note 提示：

  • 「開始時間」及「結束時間」的預設分別為「08:00」及「23:00」。
  • 「間距(分)」預設為「60」分鐘。
  • 「排列次序」預設為「0」。若要系統按「地點」名稱的筆劃或字母來排序顯示，只需設定相同的排列次序即可。


更改地點

  1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
  2. 從左方的功能區選「設施」標籤
  3. 點選要更改的「地點」
  4. 右按滑鼠鍵 (Right-click)，選擇「更改地點」
  5. 按需要更改內容
  6. 完成後按「BTN Save (Word).jpg」


SCR FAC 02.png


刪除地點

  1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
  2. 從左方的功能區選「設施」標籤
  3. 點選要刪除的「地點」
  4. 按「BTN Word Delete.jpg」
  5. 按「確定」確認刪除


SCR FAC 03.png


Note 提示：

  • 記錄一經刪除，就不能再復原 (Undo)。
  • 刪除「地點」時會一併刪除「地點」內的所有「地區」記錄及所包含的設施記錄。


地區

「地區」資料是在新增設施記錄時設定的，請參考「設備」介紹。


更改地區

  1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
  2. 從左方的功能區選「設施」標籤
  3. 點選要更改的「地區」
  4. 右按滑鼠鍵 (Right-click)，選擇「更改地區」
  5. 按需要更改內容
  6. 完成後按「BTN Save (Word).jpg」


SCR FAC 04.png


刪除地區

「地區」不能直接刪除，要刪除「地區」，必在設備上移除所有相關的「地區」資料。若系統沒有發現何記錄與這個「地區」有關連，會自動刪除該「地區」。請參考「設備」介紹。


設備

新增設備

基本設定

  1. 從《WebOffice》右上方選「設施」
  2. 從左方的功能區選「設施」標籤
  3. 按右上方的「新增設施記錄」（ BTN Add.jpg）
  4. 輸入設施「編號」及「名稱」
  5. 輸入或從清單中選取設施的「類別」
  6. 選取「地點」
  7. 輸入或從清單中選取設施的「負責職員」
  8. 輸入或從清單中選取設施的「地區」
  9. 輸入「備註」


SCR FAC 06.png


Note 提示：

  • 「地區」可以是樓層、房間或擺放、儲存其他設備的地方。例如:地下、二樓、天台、禮堂、雜物房、詩班室等。當「地區」設定好後，系統會自動在左方的「功能區」按「地區」分列資料。若要刪除「地區」，必須要從所有的設備記錄中移除讓「地區」，系統便會自動把「地區」刪除。
  • 第一次輸入時需要手動輸入「類別」資料，系統會自動把所輸入資料記錄在「類別」清單中，下次就可以從清單中選用「類別」資料。
  • 設施照片必須在記錄儲存後方可以加入。


預約設定

  1. 選擇是否容許：「可供聚會預約」、「可供課堂預約」、「可供課堂預約」、「預約必須確定」、「許借用/歸還」
  2. 可從「網上預約期」設定設施容許預約的期限
  3. 可點選「標示預約底色」的「調色盤」選擇在日曆上設施顯示的底色
  4. 可設定「所有用戶組別」或「指定用戶組別」可預約設施
  5. 按「BTN Save (Word).jpg」

SCR FAC 07.png


Note 提示：

  • 「網上預約期」設定由「今日」、「本月」或「下月」起計的多少個「月內」容許設施預約。也可以點選「BTN Calendar.gif」來指定預約期的終止日子。按「BTN Clear Calendar.jpg」可刪除終止日期。
  • 系統預設「所有用戶組別」皆可預約施。有關「用戶組別」設定方法請參考「用戶資料」。


預約時間設定
新增預約時間

系統預設任何時間都可以預約設施，可因應用戶組別設定不同的容許預約時間，方便管理。

  1. 按「新增用戶組別預約限制」（BTN Add.jpg）增加一個新的「預約受限組別」
  2. 從「受限制組別」清單中選擇要用戶組別
  3. 勾選容許預約的日子
  4. 在「容許時間」點選可容許預約的開始和結束時間
  5. 若個別組別需要確認預約，請從「需要組別確認」清單選取確認組別
  6. 完成後按「BTN Save (Word).jpg」


SCR FAC 08.png


Note 提示：

  • 若要規範「用戶組別」同一天不同的時段的預約，可按「新增用戶組別預約限制」（BTN Add.jpg）增加一個相同的用戶組別，然後指定容許預約的日期及時間。
  • 系統預設了一星期七天都容許預約設施。


更改預約時間
  1. 點選要更改時間的用戶組別
  2. 按「BTN Edit.jpg」
  3. 按需要修改時間及日期
  4. 完成後按「BTN Save (Word).jpg」


SCR FAC 09.png


刪除預約時間
  1. 點選要刪除容許預約時間的用戶組別
  2. 按「確定」確認刪除


SCR FAC 08.png


Note 提示：

  • 記錄一經刪除，就不能再復原 (Undo)。


匯入預約受限組別
  1. 按「預約受限組別」右方的「匯入」（BTN Import.png）
  2. 從清單中選擇一個要匯入的設施,系統會顯示設施內的用戶組別設定
  3. 系統預設了匯入所有設施內的組別，用戶也可選擇個別用戶組別
  4. 按「BTN Save (Word).jpg」確認匯入資料


SCR FAC 10.png


Note 提示：


類別

在設定設備時，用戶可按需要把設備分門別類地儲存起來，方便日後組織和管理。


新增類別

「類別」資料是在新增設施記錄時設定的，請參考「設備」介紹。


更改類別
  1. 在要更改「煩別」的設備上右按滑鼠鍵 (Right-click)
  2. 選「更改」
  3. 從「類別」清單中選取資料或直接輸入類別資料
  4. 完成後按「BTN Save (Word).jpg」


SCR FAC 13.png


Note 提示：

  • 在設備資料上雙按滑鼠左鍵 (Double-click) 可以直接修改設備資料。


刪除類別
  1. 在要刪除「煩別」的設備上右按滑鼠鍵 (Right-click)
  2. 選「更改」
  3. 從「類別」欄位直接刪除類別資料
  4. 完成後按「BTN Save (Word).jpg」


SCR FAC 14.png


Note 提示：

  • 類別資料刪除後，系統不會即時移除「類別」清單內的資料，直至沒有記錄使用該資料時，系統才會把資料從清單中移除。


職員

職員是管理設備的負責人，例如房間開啟、借用、管理等；又或者是設備的保養、維修負責人等。有關職員的輸入方法可參考「設備基本設定」


Note 提示：

  • 「職員」清單中會自動把使用者所輸入的名稱保留，下次可從清單中直接選取相同的職員，不用重新輸入。


一次過替換不同設備的負責人員

因人手調配或人事變遷，要更替不同設備的負責人是一件磨人的事，尤其是當一位負責人同時兼顧多項設施時，更加重了用戶的擔子去處理這些的更替。幸好《設施》系統提供了一個簡便的方式讓用戶彈指之間就可完成這繁複的操作。

  1. 從左邊的「功能區」選「設施」
  2. 從「職員」名單中點選要更替的職員名稱
  3. 按滑鼠右鍵 (Right-click)，然後選「更改職員」
  4. 在「新名稱」欄位輸入新的職員名稱
  5. 完成後按「BTN OK.jpg」


SCR FAC 15.png


Note 提示：

  • 記錄一經儲存會即時生效。


參見

設施設定

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