"公開聚會" 修訂間的差異
出自 WebOffice
(→登記會眾出席) |
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# 若登記者已遲到，請勾選「'''遲到'''」 | # 若登記者已遲到，請勾選「'''遲到'''」 | ||
# 選擇一個登記方式：「'''姓名/電話'''」、「'''記錄號碼'''」、「'''會友編號'''」、「'''來賓編號'''」或「'''智能咭號碼'''」 | # 選擇一個登記方式：「'''姓名/電話'''」、「'''記錄號碼'''」、「'''會友編號'''」、「'''來賓編號'''」或「'''智能咭號碼'''」 | ||
| − | # 然後在右方的欄位按前選擇的登記方式輸入相關資料，登記完成系統會顯示「登記成功」訊息 | + | # 然後在右方的欄位按 先 前選擇的登記方式輸入相關資料，登記完成系統會顯示「登記成功」訊息 |
# 重覆以上步驟登記其他出席者記資料 | # 重覆以上步驟登記其他出席者記資料 | ||
# 完成所有登記出席後按右上方的「[[File:BTN Cancel Red.jpg|border]]」 | # 完成所有登記出席後按右上方的「[[File:BTN Cancel Red.jpg|border]]」 | ||
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* 若重覆登記同一位出席者，系統會顯示「'''登記失敗'''」訊息，提示出席者已登記。 | * 若重覆登記同一位出席者，系統會顯示「'''登記失敗'''」訊息，提示出席者已登記。 | ||
* 若要登記新來賓，可選擇登記方式：「'''姓名/電話'''」，然後輸入新來賓姓名後按「確定」，再確認一次即可登記新來賓出席資料。<br><font color=red><strong>註：</strong></font>這種登記新來賓方式只記錄新來賓姓名一次，若該來賓需要登記其他聚會出席，介時需要再次輸入姓名。 | * 若要登記新來賓，可選擇登記方式：「'''姓名/電話'''」，然後輸入新來賓姓名後按「確定」，再確認一次即可登記新來賓出席資料。<br><font color=red><strong>註：</strong></font>這種登記新來賓方式只記錄新來賓姓名一次，若該來賓需要登記其他聚會出席，介時需要再次輸入姓名。 | ||
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==== 登記新來賓出席 ==== | ==== 登記新來賓出席 ==== | ||
於 2013年11月20日 (三) 08:35 的修訂
有關登記「公開聚會」出席，請參考以下說明：
目錄
建立聚會
- 從《WebOffice》右上方選「出席」
- 從左方的功能區選「出席」標籤
- 在「公開聚會」名單下點選一個聚會名稱
- 按右上方的「新增聚會」（
） - 輸入聚會「日期」或直接按「日曆」（
）選取日期 - 選擇聚會「類別」
- 選擇聚會開始及結束「時間」
- 輸入或選擇聚會「地點」
- 輸入「聚會情況摘要」
- 輸入聚會「名稱」
- 完成後按右下方的「儲存」
提示：
- 若「公開聚會」名單下有聚會名稱以灰色顯示，表示該聚會處於「未生效」狀態，不能登記聚會出席。
- 當新增一個聚會出席名單後，系統會把該聚會的預設「日期」、「類別」、「地點」、「名稱」等資料自動填入各相關欄位，所有預設之欄位均在「小組資料」內設定。
- 「選擇設施」（
）功能只適用於有申請《設施》系統的用戶。 - 建立好聚會資料後必須先「儲存」然後才可以進行登記出席操作。
- 用戶可預先建立好各個聚會資料，方便介時登記出席資料。
修改聚會
- 從《WebOffice》右上方選「出席」
- 從左方的功能區選「出席」標籤
- 在「公開聚會」名單下點選修改的聚會名稱
- 點按一個聚會日期
- 右按鼠鍵（Right-click），選「更改公開聚會」
- 按需要修改各項聚會資料
- 完成後按右下方的「完成」
提示：
- 用戶也可以直接在要修改的聚會日期上雙按滑鼠鍵（Double-click）來作修改。
刪除聚會
方法一
- 從《WebOffice》右上方選「出席」
- 從左方的功能區選「出席」標籤
- 在「公開聚會」名單下點選要刪除的聚會名稱
- 點按需要刪除的聚會日期
- 右按鼠鍵（Right-click），選「刪除公開聚會」
- 按「
」來確認刪除
方法二
- 從《WebOffice》右上方選「出席」
- 從左方的功能區選「出席」標籤
- 在「公開聚會」名單下點選要刪除的聚會名稱
- 點按需要刪除的聚會日期
- 右按鼠鍵（Right-click），選「更改公開聚會」
- 按下方的「
」來刪除出席記錄 - 按「」來確認刪除
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提示：
- 聚會一經刪除，就不能再復原 (Undo)。
- 刪除聚會料會一併刪除該次聚會的所有出席者記錄。
登記出席
建立好聚會資料後可以開始登記出席，「公開聚會」的登記出席方式有四個，分別是「實時登記」、「別個登記」、「集體登記」及「匯入登記」。各個操作方式請參考以下說明。
1. 實時登記
「實時登記」功能只可於聚會當天使用，執行此功能時系統會檢查所設定的聚會「日期」是否與系統日期相同，若兩者日期不相同則會顯示「實時登記只適用於今日的聚會／活動」信息，並終止登記操作。
登記會眾出席
- 按「
」 - 若登記者為來賓，請勾選「來賓」
- 若登記者已遲到，請勾選「遲到」
- 從「輸入條碼」選擇一個項目：「自動分辨」、「記錄號碼」、「會友編號」、「來賓編號」、「智能咭號碼」或「新來賓姓名」
- 在右方的空格內輸入或以條碼閱讀器 (Barcode Scanner) 讀入條碼，登記完成系統會顯示「登記成功」訊息
- 重覆以上步驟登記其他出席者資料
- 完成所有登記出席後按右上方的「
」 - 按「完成」結束登記
提示：
- 系統自動顯示「到達時間」，不能更改。
- 若「輸入條碼」選擇「自動分辨」，系統會一併檢查「記錄號碼」、「會友編號」、「來賓編號」、「智能咭號碼」四個資料，可能需要較多時間來辨識所輸入之編號。
另外，若遇有相同的條碼，例如甲出席者的「會友編號」與乙出席者的「來賓編號」相同，使用「自動分辨」功能時系統會列出所有相同的出席者記錄，用戶必須選用另一個條碼辨認方式來重新輸入。 - 若用戶自行輸入條碼，需要按「確定」作實；若以條碼閱讀器讀入條碼，則無需按「確定」。
- 若「輸入條碼」選擇「新來賓姓名」，用戶必須輸入新來賓姓名後再按「確定」作實。
- 除「新來賓姓名」外，所有輸入的條碼或號碼資料都會經系統核對無誤後才會作記錄，否則會顯示「找不到記錄」訊息。
- 若重覆登記同一位出席者，系統會顯示「登記失敗」訊息，提示出席者已作登記。
登記新來賓出席
- 按「」
- 若登記者已遲到，請勾選「遲到」
- 從「輸入條碼」選擇「新來賓姓名」
- 在右方的空格內輸入新來賓姓名
- 系統顯示確認加入新來賓提示，按「確定」
- 重覆以上步驟登記其他出席者者資料
- 完成所有登記出席後按右上方的「」
- 按「完成」結束登記
提示：
- 若「輸入條碼」選擇「新來賓姓名」，系統會自動勾選「來賓」。
- 新來賓在出席登記表上會以黃色標示。
2. 個別登記
登記會眾出席
- 按「
」 - 輸入「到達時間」
- 若登記者為來賓，請勾選「來賓」
- 若登記者已遲到，請勾選「遲到」
- 選擇一個登記方式：「姓名/電話」、「記錄號碼」、「會友編號」、「來賓編號」或「智能咭號碼」
- 然後在右方的欄位按先前選擇的登記方式輸入相關資料，登記完成系統會顯示「登記成功」訊息
- 重覆以上步驟登記其他出席者記資料
- 完成所有登記出席後按右上方的「」
- 按「完成」結束登記
提示：
- 系統預設了「到達時間」為聚會開始時間。
- 各個登記方式皆可使用條碼閱讀器 (Barcode Scanner) 讀入條碼，選「姓名/電話」除外。
- 若用戶自行輸入條碼，需要按「確定」作實；若以條碼閱讀器讀入條碼，則無需按「確定」。
- 所有輸入的電話或號碼資料都會經系統核對正確後才會作記錄，否則會顯示「找不到記錄」訊息。
- 若重覆登記同一位出席者，系統會顯示「登記失敗」訊息，提示出席者已登記。
- 若要登記新來賓，可選擇登記方式：「姓名/電話」，然後輸入新來賓姓名後按「確定」，再確認一次即可登記新來賓出席資料。
註：這種登記新來賓方式只記錄新來賓姓名一次，若該來賓需要登記其他聚會出席，介時需要再次輸入姓名。
登記新來賓出席
- 按「」
- 輸入「到達時間」
- 若登記者為來賓，請勾選「來賓」
- 若登記者已遲到，請勾選「遲到」
- 選擇一個登記方式：「姓名/電話」
- 然後在右方的欄位輸入新來賓姓名
- 重覆以上步驟登記其他新來賓資料
- 完成所有登記出席後按右上方的「」
- 按「完成」結束登記
3. 集體登記
登記會眾出席
- 按「
」 - 輸入「到達時間」
- 若登記者已遲到，請勾選「遲到」
- 若登記者為來賓，請勾選「來賓」
- 選擇「資料來源」：「記錄號碼」、「會友編號」、「來賓編號」、「智能咭號碼」或「新來賓姓名」
- 然後在下方的「登記資料」輸入相關資料，輸入完成後按「
- 重覆以上步驟６登記其他出席者記資料
- 所有登記完成後按「」，系統會在右方顯示所輸入的資料是否成功
- 完成所有登記出席後按右上方的「」
- 按「完成」結束登記
提示：
- 系統預設了「到達時間」為聚會開始時間。
- 各個登記方式皆可使用條碼閱讀器 (Barcode Scanner) 讀入條碼，選「新來賓姓名」除外。
- 若用戶自行輸入條碼，需要按「確定」作實；若以條碼閱讀器讀入條碼，則無需按「確定」。
- 所有輸入的號碼資料均會經系統核對正確後才會作記錄。若輸入有誤，系統會顯示「登記失敗」訊息。
- 若重覆登記同一位出席者，系統會顯示「登記失敗」訊息，提示出席者已登記。
- 若「資料來源」選擇「新來賓姓名」，欄位「來賓」會自動勾選，用戶必須輸入新來賓姓名。
登記新來賓出席
- 按「」
- 輸入「到達時間」
- 若登記者已遲到，請勾選「遲到」
- 若登記者為來賓，請勾選「來賓」
- 從「資料來源」選擇「新來賓姓名」
- 然後在下方的「登記資料」輸入新來賓姓名後按「
- 重覆以上步驟登記其他出席者記資料
- 所有登記完成後按「」，系統會在右方顯示所輸入的資料是否成功
- 完成所有登記出席後按右上方的「」
- 按「完成」結束登記
4. 匯入登記
「匯入登記」可一次過把已記錄的資料匯入到系統內，省時方便。用戶可透過有記憶功能的條碼閱讀器（Memory Barcode Scanner）來記錄出席者資料，然後再把資料直接匯入到系統內登記。
- 按「
」 - 輸入「到達時間」
- 選擇「資料來源」：「自動分辨」、「會友編號」、「來賓編號」或「智能咭號碼」
- 按「
」選取資料檔案 - 選定資料檔後系統會即時匯入資料，按右上方的「」
- 按「完成」結束登記
提示：
- 若用戶知道「資料來源」採用甚麼編號格式，直接選用該編號格式會有助提升執行效率；採用「自動分辨」因會逐一比對資料是屬於哪個編號格式，相對來說所花費時間較多。
- 資料檔案大小不能超過 2MB，且檔案必須由一行一個編號組成的文字檔（text file），其他格式檔案未能兼容。
- 「匯入登記」只可處理會眾的出席資料，新來賓出席登記請使用其他三項登記方法。
修改出席記錄
加入出席者
可按「登記出席」介紹來加入出席記錄。
提示：
刪除出席者
- 點選要刪除出席者的聚會日期
- 從出席者名單選出要刪除的記錄
- 按記錄右方的「刪除」（
） - 按「確定」確認刪除
提示：
- 記錄一經刪除，就不能再復原 (Undo)。
