"捐獻輸入" 修訂間的差異
出自 WebOffice
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* 所有「'''奉獻項目'''」項目預設都是可扣稅的。 | * 所有「'''奉獻項目'''」項目預設都是可扣稅的。 | ||
* 奉獻記錄儲存後，系統會自動為這筆記錄加上「'''記錄序號'''」的流水號。 | * 奉獻記錄儲存後，系統會自動為這筆記錄加上「'''記錄序號'''」的流水號。 | ||
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* 已刪除的記錄會被標註為「'''作廢'''」，並從批次名單內移除。 | * 已刪除的記錄會被標註為「'''作廢'''」，並從批次名單內移除。 | ||
* 已刪除的記錄也可以查詢，請參考「'''[[捐獻查詢#按特定條件查詢|按特定條件查詢]]'''」介紹有關操作。 | * 已刪除的記錄也可以查詢，請參考「'''[[捐獻查詢#按特定條件查詢|按特定條件查詢]]'''」介紹有關操作。 | ||
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* 印出收據後，奉獻記錄上的「列印」記錄欄位會自動累加列印次數。同時，系統會發給該筆奉獻記錄一個「'''收據編號'''」，也會在「[[File:BTN Print Receipt.jpg|border]]」下方提示收據列印次數。 | * 印出收據後，奉獻記錄上的「列印」記錄欄位會自動累加列印次數。同時，系統會發給該筆奉獻記錄一個「'''收據編號'''」，也會在「[[File:BTN Print Receipt.jpg|border]]」下方提示收據列印次數。 | ||
* 收據一經列印，所有捐獻內容不能再修改，若必須更改內容，請參考「'''[[捐獻輸入#特別修改|特別修改]]'''」方法處理。 | * 收據一經列印，所有捐獻內容不能再修改，若必須更改內容，請參考「'''[[捐獻輸入#特別修改|特別修改]]'''」方法處理。 | ||
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| + | [[捐獻記錄]] | ||
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| + | [[Category:捐獻]] | ||
| + | [[Category:編輯]] | ||
| + | [[Category:報表]] | ||
於 2015年6月8日 (一) 04:25 的最新修訂
輸入捐獻
會眾捐獻
- 按「輸入」標籤
- 從檢索欄位「
」中選擇「姓名/編號/電話」、「損獻編號」或「會友編號」 - 按上一步揀選項目輸入相關的鑰字 (keywords)
- 按「
」，系統列出符合條件的記錄 - 從符合條件的名單中選取一個合適的會眾，下方顯示該會眾的電話、電郵、地址、捐獻界別、捐獻編號等個人資料
- 選擇「付款方式」，若有需要，可在右方空格內輸入「票據編號」或備註資料
- 選擇「貨幣」單位
- 輸入或「
」選擇「捐獻日期」 - 按需要修改各項損獻預設
- 輸入「收據備註」
- 選擇「入數批次」
- 從右方選擇「奉獻」或「費用」標籤
- 在適當的「奉獻項目」或「費用項目」右方輸入「金額」
- 若有需要，可在「金額」右可方輸入備註資料
- 若項目為非扣稅項目，請取消勾選項目最右方的「扣稅」
- 完成後按「
」
.png){kind=small}
.jpg){kind=small}
提示：
- 「捐獻日期」的輸入格式為「YYYY/MM/DD」。
- 用戶也可以選擇使用「損獻編號」或「會友編號」來尋找指定的會眾資料。
- 有關捐獻者的捐獻預設可參考「奉獻、認獻資料」設定。
- 「入數批次」建議在輸入奉獻前已先建立，用戶也可以輸入捐獻時即時建立「批次」，請參考「即時建立入數批次」介紹。
- 「奉獻類別」若為非免稅項目（如活動收費等），則其項目名稱會以藍色顯示。
- 系統預設了使用「HKD」（港幣）作為捐獻貨幣。
- 「捐獻貨幣」右方會自動顯示所有奉獻的總金額。
- 每筆捐獻記錄只可使用一種貨幣，若同一位捐獻者以不同的貨幣來捐獻不同的項目，那麼每種貨幣需要獨立輸入一筆捐獻記錄。
- 每筆捐獻記錄只能使用一種付款方式，若同一位捐獻者以不同的付款方式捐獻，那麼需要按付款方式分開輸入捐獻記錄。
- 所有「奉獻項目」項目預設都是可扣稅的。
- 奉獻記錄儲存後，系統會自動為這筆記錄加上「記錄序號」的流水號。
- 有關「奉獻項目」、「付款方式」及「捐獻類別」之設定可參考「設定捐獻項目」。
非會眾捐獻
- 按「輸入」標籤
- 在檢索欄位輸入捐獻者姓名
- 按右上方的「
」 - 系統顯示確認訊息，按「
」 - 按需要輸入的「捐獻日期」、「捐獻界別」、「捐獻名稱」、「捐獻編號」、「收據名稱」及「收據地址」資料
- 其餘步驟按「會眾捐獻」步驟 6-16 執行
提示：
- 非會眾的捐獻者資料不會記錄在資料庫內，下次輸入同一非會眾捐獻記錄時需要重新輸入有關捐獻者資料。
即時建立批次
輸入奉獻時，若未有預先加增新的「批次」，可按以下步驟即時新增一個「批次」：
- 按欄位「入數批次」右方的「新增批次」（
） - 輸入或從「」選擇「批次日期」
- 輸入或從欄位選擇「批次名稱」
- 若有選用《會計》系統，可選擇「入數帳戶」
- 按「」
修改捐獻記錄
修改捐獻記錄時，要注意該記錄是否已列印了收據或進行了過帳操作。若未有列印或過帳可以直接執行「一般修改」操作；若已列印了收據或執行了過帳操作則需要按「特別修改」步驟操作。
一般修改
- 按「捐獻查詢」操作選取需要修改的捐獻記錄
- 若要修改奉獻者，請按「修改捐獻者」步驟操作
- 按需要修改右方的奉獻項目/金額
- 若要更改批次，則直接從「入數批次」選擇合適的批次或「即時建立新的批次」
- 完成後按「」
提示：
- 按「
」會放棄更新記錄，若記錄尚未儲存，系統會顯示提示訊息。 - 若畫面下方捐獻記錄各欄位以灰色顯示，表示這記錄曾列印收據或已進行了奉獻過帳手續，那麼便不能直接更改記錄，需要按「特別修改」步驟來更新這筆捐獻記錄。
修改捐獻者
- 按「選擇捐獻者」（
） - 在檢索欄位輸入捐獻者姓名
- 可選擇會眾是「經常出席」或「非經常出席」
- 按「
」 - 從列表中點選合適捐獻者名稱
- 按「」
- 系統顯示確認取代捐獻者訊息，按「」
.jpg){kind=small}
提示：
特別修改
- 按「捐獻查詢」操作選取需要修改的捐獻記錄，留意捐獻記錄上的「列印」欄位，若當中的數字並非「0」代表記錄曾列印過收據
- 點選要修改的捐獻記錄,然後右按滑鼠鍵 (Right-click)
- 選「修正奉獻資料」
- 下方可供修改的欄位由灰色轉為白色，可按需要修改內容
- 輸入修正「原因」
- 完成後按「」
提示：
- 列印欄的前後兩組數字分別代表列印「奉獻收據」及「奉獻證明書」的次數。
- 若要知道批次是否已過帳，需要查看批次內容的「過帳狀況」，可參「批次處理」介紹。
- 必須輸入修正「原因」，否則系統不容許儲存已更新的記錄。
刪除捐獻記錄
- 按「捐獻查詢」操作選取需要刪除的捐獻記錄
- 按右下方的「
」 - 系統顯示確認訊息，按「」確認
提示：
- 已刪除的記錄會被標註為「作廢」，並從批次名單內移除。
- 已刪除的記錄也可以查詢，請參考「按特定條件查詢」介紹有關操作。
列印收據
- 按「捐獻查詢」操作選取需要列印的捐獻記錄
- 按下方的「
」 - 用戶可按系統提示輸入檔案名稱及選擇儲存位置
範例
提示：
- 報表預設了以 PDF 格式輸出至檔案，要列印檔案，請以任何 PDF 閱讀器開啟檔案。
- 印出收據後，奉獻記錄上的「列印」記錄欄位會自動累加列印次數。同時，系統會發給該筆奉獻記錄一個「收據編號」，也會在「」下方提示收據列印次數。
- 收據一經列印，所有捐獻內容不能再修改，若必須更改內容，請參考「特別修改」方法處理。
