"小組資料" 修訂間的差異

於 2013年6月25日 (二) 04:52 的修訂

「小組」讓用戶設定不同的單位、聚會，也可以把會友資料加到「小組」內，方便進行聚會出席點名等操作。

設定小組資料

新增小組

直接新增小組

1. 從《WebOffice》右上方選「會眾」
2. 從左方的功能區選「小組」標籤
3. 按「小組名單」上右方的「新增小組」（）
4. 輸入「小組編號」及「小組名稱」
5. 選擇「聚會日子」
6. 輸入「聚會時間」資料
7. 輸入或選擇「聚會地點」
8. 輸入「成立日期」或直接按「日曆」（）選取日期
9. 輸入或選擇「小組部門」
10. 選擇「登記出席」方式
11. 選擇「小組類別」
12. 輸入「簡介」資料
13. 完成後按右下方的「儲存」

提示：

• 「生效」是指該小組是否已啟用 (Active)。已「生效」的小組在「小組名單」內名稱會以黑色文字顯示；未「生效」的小組名稱則會以灰色文字顯示。
• 若不需要在體系圖中顯示各小組的職員架構，請取消剔選「在體系圖中顯示」。有關「體系圖」的操作可參考這裏。
• 「小組名稱」欄位必須輸入的。
• 「登記出席」提供有三項選擇：

　－「無須記錄」：不用登記出席

　－「公開聚會」：出席者以條碼編號 (barcode) 來登記出席

　－「小組聚會」：出席者以固定組員形式來登記出席

「登記出席」一經設定為「公開聚會」或「小組聚會」就不能更改，否則需要刪除該小組，再重新建立。

• 若小組已完結可輸入「結束日期」或直接按「日曆」（）選取結束日期。
• 「聚會日子」預設了「星期日」至「星期六」七個日子。
• 若小組在「登記出席」設定為「無須記錄」，則不能加入任何組員。
• 若直接輸入「聚會地點」及「小組類別」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
• 可按「取消」來取消所輸入的資料。註：取消後的資料是不能復原 (Undo) 的。
• 「層次」用以表示小組的等級層次，用戶不用輸入。
• 「限選小姐」可限制會眾加入小組。參「在小組內增減會眾資料」解說。
• 有關欄位「聚會地點」及「小組類別」之預設可參考「速查表」介紹。
• 小組建立後會自動排列在架構圖的下方，若要改變小組位置，可參閱「更改小組排列次序或從屬關係」介紹或直接建立有從屬關係的小組。
• 「體系圖」會顯示各小組中的架構圖表，方便用戶以圖表方式瀏灠各小組資料，參「體系圖」介紹。
• 架構圖中最後部份為「<未定義>」代表沒有加入任何小組的會眾。有關加入會眾的操作可參「在小組內增減會眾資料」介紹。

建立從屬關係的小組

1. 從《WebOffice》右上方選「會眾」
2. 從左方的功能區選「小組」標籤
3. 點選要建立從屬關係的小組名稱
4. 右按滑鼠鍵，從列表中選擇「新增小組」
5. 其餘步驟與上文「直接新增小組」相同

提示：

• 「小組」能以層疊式的架構 (Hierarchial Style) 來設定。例如要設定各主日學班級，而主日學班級是遞屬主日學部的，那麼便先要設定主日學部，然後才可在主日學部名下設定各主日學班級。可先按「直接新增小組」步驟建立「主日學部」，然後再按本節介紹新增各主日學班別，如此類推。
• 用戶也可以透過「更改小組排列次序或從屬關係」功能來改變小組間的從屬關係。

更改小組資料

1. 從左方的功能區選「小組」標籤
2. 在列表上點選要更改的「小組」
3. 右按滑鼠鍵，然後選擇「更改小組」
4. 更新所需資料
5. 最後按右下方的「完成」結束操作

提示：

• 在「名單」的小組名稱上直接雙按滑鼠左鍵 (Double-click)，可即時打開編輯畫面，更改小組內容。

刪除小組

1. 從左方的功能區選「小組」標籤
2. 在列表上點選要刪除的小組
3. 右按滑鼠鍵，然後選擇「刪除小組」，系統顯示確認訊息
4. 按「確定」確認刪除記錄

提示：

• 刪除「小組」時系統會自動把小組內的組員資料移除，但不會刪除會眾資料。

在小組內增減會眾資料

加增會眾資料

i. 逐一加入會眾資料

1. 從左方的小組列表中點選要加入會眾的小組名稱
2. 右按滑鼠鍵，從列表中選擇「更改小組」
3. 按下方組員列表的「新增組員」
4. 在「新增組員」對話匣輸入中文或英文「姓名」或/及「電話」號碼，然後按「尋找」
5. 從名單中點選要加入的會友資料，然後按「確定」
6. 重覆以上步驟 3-5 加入其他會友資料
7. 加入所需組員後按右上方「」
8. 最後按右下方的「完成」結束操作

提示：

• 可直接雙按 (Double-click) 滑鼠鍵來更改小組資料。
• 若小組設定為「限選小姐」，同一個會眾不能加入另一組也是設定為「限選小姐」的組別。例如「執行委員會」及「長遠發展小組」分別設定為「限選小姐」，當會眾張天佑加入了「執行委員會」後，他就不能加入「長遠發展小組」成為組員。
• 用戶也可以在「更改」小組資料時使用上述方法加增會友資料到「小組」內。

ii. 從「會眾」直接把會眾加入「小組」

1. 按「查詢會眾資料」介紹列出所需會眾資料
2. 在會友列表中勾選要加入「小組」的會友
3. 從右下方的（）選擇「小組」
4. 從右下方列表中選擇要加入的「小組」名稱
5. 按右下方小組名稱旁邊的「＋」，系統顯示確認訊息
6. 最後按「確定」確認加增記錄到選定的「小組」

iii.直接從其他名單、小組或以條碼匯入資料

1. 從左方的小組列表中點選要加入會眾的小組名稱
2. 右按滑鼠鍵，從列表中選擇「更改小組」
3. 按螢幕下方的「匯入」
4. 從「資料來源」選擇：「名單」、「條碼」或「小組」

   甲、名單

   ．從名單列表中選取名單名稱

   ．按「確定」匯入名單內資料

   

   乙、條碼

   ．從「條碼來源」選「記錄號碼」、「會友編號」或「來賓編號」

   ．以條碼閱讀器 (Barcode Reader) 讀取條碼

   ．完成後按「確定」

   

   丙、小組

   ．從小組名單列表中選取小組名稱

   ．按「確定」匯入小組名單內資料

   

5. 畫面顯示名單人數及匯入人數量訊息，查看完畢按「確定」結束操作

提示：

• 可直接雙按 (Double-click) 滑鼠鍵來更改小組資料。
• 匯入資料時若遇有重覆的組員，系統會自動跳過該重覆資料。
• 不能個別選擇匯入的內容，執行匯入操作時會把整個名單、小組等資料匯入，若要篩選個別資料，請在匯入後整理有關記錄。
• 「私人」及「共用」的名單均可匯入小組內，有關「名單」操作請參考「名單製作」。

設定崗位

用戶可為「小組」組員設定為不同的崗位，方便管理或協調小組運作。

1. 在小組組員名單內剔選要設定為崗位的組員
2. 按「設定崗位」
3. 選擇「崗位」
4. 若崗位有管理權限，請勾選「管理」
5. 按「確定」，系統顯示確認訊息
6. 按「確定」

提示：

• 設定同一崗位時可同時選取多於一位組員。
• 帶有崗位的組員姓名右方會以方括號列示其崗位，如「張明嬌 [文書]」、「周志釗 [組長]」等。
• 若設定的「崗位」為管理性崗位，會員名稱及其崗位會以粗體字顯示。會員必須要擁有「系統登入」權限，方可管理該小組。有關登入設定可參閱「系統登入」。
• 有關欄位「崗位」之預設可參考「速查表」介紹。
• 「體系圖」會顯示有管理權限的組員相片。若多於一位管理員擁有管理權限，則體系圖會顯示姓名筆劃最少的組員名稱。有關「體系圖」的操作請參「小組資料#體系圖|這裏」。

刪除會眾資料

i. 更改「小組」資料時刪除會眾資料

1. 從左方的小組列表中點選要更改的「小組」
2. 右按滑鼠鍵，然後選擇「更改小組」
3. 在小組名單中勾選要刪除的會眾名稱
4. 按右下方的「刪除組員」，系統顯示確認訊息
5. 按「確定」確認刪除記錄

提示：

• 可直接雙按 (Double-click) 滑鼠鍵來更改小組資料。
• 刪除功能只把會眾資料從「小組」中移除，並不會刪除資料庫中的會眾記錄資料。

ii. 從「會眾」資料直接刪除「小組」中的會眾資料

1. 從左方的小組列表中點選小組名稱
2. 在會友列表中剔選要刪除的會友
3. 按右下方的「－」，系統顯示確認訊息
4. 按「確定」確認從「小組」刪除會友記錄

提示：

• 刪除功能只把會眾資料從「小組」中移除，並不會刪除資料庫中的會眾記錄資料。

更改小組排列次序或從屬關係

小組資料設定後，可按需要，移至不同的位置來改變排列次序或從屬關係。

1. 在「小組」標籤下按「整理」
2. 以滑鼠拖曳「小組名稱」至合適位置
3. 完成後按「儲存」

提示：

• 若沒有按「儲存」直接關閉視窗或按「取消」，所有設定不會保留。
• 右上方提供開合層次選擇：「收合所有」、「第一層」、「第二層」、「第三層」或「展開所有」來快速的顯示或隱藏各小組的體系圖表。
• 小組內的成員會自動跟隨小組一起移到新位置。
• 小組設定內的「小組部門」欄位與體系圖沒有關連，改變欄位並不會改變體系圖之排列位置或從屬關係，同樣地，改變排列位置也不會自動更改「小組部門」欄位內容。
• 用戶也可以透過「建立從屬關係的小組」功能直接建立有從屬關係的小組架構。

體系圖

編輯整理中……