"新增會眾資料" 修訂間的差異
出自 WebOffice
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於 2013年6月20日 (四) 08:35 的修訂
會眾資料是整個 WebOffice 系統最重要的部份，日後各樣操作諸如捐獻記錄、收據印發、聚會出席點名、圖書借還、主日學等均會依賴會眾資料。
目錄
基本資料
- 從《WebOffice》右上方選「會眾」
- 按右方的「新增會眾」（
）
- 按畫面提示輸入中、英姓名、性別、婚姻狀況、謂謂、所屬教會、電話、電郵、傳真等資料
- 完成輸入後按「儲存」
提示：
- 「檔案類型」由系統預設，不用輸入。
- 「年齡」會按用戶所輸入的出生日期自動顯示。
- 「中文名稱」及「英文名稱」是必須要輸入的！其他欄位則可按需要輸入。
- 「中文名稱」及「英文名稱」可以用任何中、英、數字或符號輸入，但不能用「/」，因為這符號會用作檢索之用，請參考「查詢會眾資料」說明。
- 按「儲存」後會繼續停留在「新會眾」畫面，用戶可繼續輸入其他資料；若按「完成」則會儲存所輸入的資料並結束「新會眾」資料輸入。
- 資料儲存後方可加入相片。按相片下方的「上載」，然後選取所需的相片，再按「確定」。
- 資料儲存後會於畫面上半部份顯示一「時間軸」，稍後輸入有關日期資料後會自動於「時間軸」上顯示。
- 資料輸入完成後可按「列印」印出會友資料檔案。用戶也可以一次過列印多位會友的資料檔案，有關操作方法請參考「一般報表」介紹。
- 按「自動產生編號」（
）可自動產生「會友編號」，操作方式請參閱「自動編號」。 - 「來賓編號」也可以由系統自動產生，操作方式跟自動產生「會友編號」相同，請參閱「自動編號」。
- 為了提高效率及提昇系統運行速度，系統便只會列出「個人．信仰」、「地址．通訊」、「奉獻．認獻」及「自定．備註」四個常用項目（稱為「精簡資料」）。要顯示所有會眾資料,可按螢幕下方的「詳盡資料」，系統隨即顯示另外五項會眾資料，包括「恩賜．事奉」、「培訓．課程」、「親屬．家譜」、「小組．出席」及「跟進．探訪」。
- 有關「會眾類別」、「會眾狀況」、「婚姻狀況」、「稱謂」、「籍貫」、「國籍」、「居留狀況」及「語言」之預設可參考「速查表」介紹，也可以在相關欄位名稱上雙按滑鼠左鍵 (Double-click)（滑鼠移至該等欄位名稱時，名稱會加上底線顯示，以滋識別），直接編輯該項目的預設值。
個人、信仰資料
- 按下方「個人、信仰」標籤
- 輸入「籍貫」、「語言」、「國籍」、「居留狀況」、「智能卡 ID」欄位
- 按「証件號碼」會打開一空白欄位讓用戶輸入各項証件資料，輸入完成後再按一次「証件號碼」會把資料隱藏起來
- 完成後按「儲存」
提示：
- 「語言」容許擇多項資料，只要按鍵盤上的
，再點選所需語言。有關語言設定可參考「速查表」介紹。
學歷
- 按學歷資料右方的「新增」（）
- 若要在時間軸上顯示學歷資料，請勾選「時間軸」（
） - 從「學歷類別」類別選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的學歷類別資料
- 輸入「畢業日期」或直接按「日曆」（
）選取日期 - 輸入「校名」
- 最後按「儲存」（
）
提示：
職業
特別日子
地址、通訊資料
「地址．通訊」讓用戶輸入有會友的地址資料，方便製作郵遞標籤、通訊錄等名單。
- 按「地址．通訊」標籤
- 輸入「住宅地址」及「郵寄地址」
- 下半部份的欄位主要為郵寄標籤時用，可按需要自行輸入有關資料
- 完成輸入後按「儲存」
提示：
- 若「郵寄地址」與「住宅地址」相同，只需勾選「郵寄地址」下方的「同上」，不用重覆輸入
- 會眾若轉換新地址，可按「將住宅地址加入到地址記錄」（
）或「將郵寄地址加入到地址記錄」（）把舊地址資料加到「地址記錄」保存，方便日後參考。 - 若直接輸入「居住地區」、「工作地區」、「標貼組別」或「郵寄類別」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
- 有關欄位「居住地區」、「工作地區」、「標貼組別」及「郵寄類別」之預設可參考「速查表」介紹，也可以滑鼠雙按 (Double-click) 相關欄位名稱（滑鼠移至該等欄位名稱時，名稱會加上底線顯示，以滋識別），直接設定該項目的預設值。
共用地址
若果輸入的地址資料與資料庫內其他的會眾相同，如會眾為同一家庭成員，那麼可設定地址資料為「共用」，用戶便不需要重覆輸入資料。
- 在「住宅地址」下勾選「共用」
- 在「姓名」輸入部份姓名或全名（中、英姓名皆可）
- 按「尋找」查詢指定的會眾資料
- 點選會眾資料
- 按「確定」
- 共用者地址資料會複製到目前會眾的「住宅地址」上，並會以灰色顯示，用戶不能修改內容
提示：
- 檢索前可選擇「經常出席」或「非經常出席」篩選資料
- 設定好共用地址後，在「共用」旁會自動顯示會眾是與資料庫內那位會眾共用地址資料。
- 共用「郵寄地址」設定與共用「住宅地址」相同。
- 因地址是與他人共用的，所以用戶不能在此更改地址資料。若有需要請開啟「共用」者記錄，再修改地址資料。修改後所有其他共用地址者的資料會自動更新。
- 要取消共用地址資料，只需取消勾選「共用」即可。
恩賜、事奉資料
「恩賜．事奉」讓用戶輸入有關會眾的恩賜、才幹資料，讓教會可按會眾不同的恩賜安排事奉崗位，協助推展各項聖工。同時亦可記錄會眾的事奉歷程，讓教會了解會眾的事奉經歷，為教會聖工發展提供寶貴的資源。
恩賜資料
- 按「恩賜．事奉」標籤
- 按「恩賜/才幹」右邊的的「新增」（）
- 從「恩賜/才幹」類別選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的恩賜類別
- 在「說明」中輸入有恩賜的細資料
- 最後按「儲存」（）
提示：
- 按「取消」（
）可取消剛輸入的資料，不作儲存。 - 按「修改」（
）可修改恩賜/才幹內容。 - 按「刪除」（
）可刪除恩賜/才幹記錄。 - 若直接輸入「恩賜/才幹」類別資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
- 有關「恩賜/才幹」類別之預設可參考「速查表」介紹。
事奉資料
- 按「事奉時期」右邊的「新增」（）
- 輸入「開始日期」及「結束日期」或直接按「
」選取日期 - 若要在時間軸上顯示事奉日期資料，請勾選「時間軸」（）
- 若事奉崗位是一些重要的職事，如執事、部長、值理等，可勾選「重要」（
） - 輸入事奉「名稱」
- 從「類別」選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的類別
- 從「部門」選擇合適的部門，用戶也可以直接輸入特定的部門
- 從「崗位」選擇合適的崗位，用戶也可以直接輸入特定的崗位
- 在「備註」欄位輸入相關資料
- 若事奉遞屬某個小組或單位，可在欄位「小組」輸入單位名稱
- 最後按「儲存」
提示：
- 按「取消」（）可取消剛輸入的資料，不作儲存。
- 按「修改」（）可修改事奉內容。
- 按「刪除」（）可刪除事奉記錄。
- 若事奉記錄右方沒有顯示「」及「」，即表示該事奉崗位是由其他途徑建立的，例如在「小組」中建立或設定的事奉崗位，故此不能在會眾記錄內作修改或刪除。
- 「時間軸」上只會顯示「事奉時期」及「開始日期」的年份資料。
- 「日期」可以只輸入年份及／或年份＋月份資料，例如「2013」或「2013/5」等，若使用「」選取日期則會顯示完整的年月日資料。
- 若直接輸入「事奉時期」、「部門」及「崗位」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
- 有關欄位「事奉時期」、「部門」及「崗位」之預設可參考「速查表」介紹。
培訓、課程資料
「培訓．課程」讓用戶輸入有關會眾接受培訓記錄，讓教會可以了解會眾接受裝備造就的情況，為教會儲備人才，發展聖工。
- 按「培訓．課程」右邊的「新增」（）
- 若要在時間軸上顯示事奉日期資料，請勾選「時間軸」（）
- 輸入「開始日期」及「結束日期」或直接按「」選取日期
- 從「培訓類別」選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的培訓類別
- 輸入課程「名稱」
- 輸入課程「主辦機構」
- 輸入課程「備註」
- 若課程已完結，請勾選「完成」
- 最後按「儲存」（）
提示：
- 按「取消」（）可取消剛輸入的資料，不作儲存。
- 按「修改」（）可修改課程內容。
- 按「刪除」（）可刪除課程記錄。
- 「時間軸」上只會顯示課程的「培訓類別」及「開始日期」的年份資料。
- 「日期」可以只輸入年份及／或年份＋月份資料，例如「2013」或「2013/5」等，若使用「」選取日期則會顯示完整的年月日資料。
- 若直接輸入「培訓類別」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
- 有關欄位「培訓類別」之預設可參考「速查表」介紹。
- 「培訓、課程」下半部份的資料是連結到「主日學」的培訓記錄，此部份只供查閱，不能修改。
親屬、家譜資料
「親屬．家譜」讓用戶輸入有關會眾的親屬關係及家譜資料，並以層級關係圖表 (Hierarchy Chart) 方式列示，無論會眾或非會眾也可以一併加入表列中，方便教牧同工了解會眾在教會內、外的親屬成員狀況。
新增親屬關係
- 按左方「關係表」的「」，系統顯示「新增關係」畫面
- 從「關係」選擇合適的關係
- 在「姓名」欄位輸入親屬姓名
- 按「尋找」
- 從列表中選取會眾
- 按「確定」
- 系統顯示確認訊息，按「確定」
- 可重覆步驟 2-7 來設定其他親屬關係
- 完成設定後按「關閉」（
） - 若有需要，可按右方的「列印」印出關係圖表
範例：
提示：
- 若親屬並非會友，可在輸入姓名後直接按「確定」來加入親屬關係資料。
- 關係圖中會以圖片方式顯示各人資料，若會眾資料沒有上載圖像，則系統會以預設的黑色頭像顯示。非會友一律以黑色頭像顯示。
- 會眾在關係圖表中以藍色顯示姓名；身故的會眾會以深灰色顯示；非會友則會以黃色顯示。
- 在左方的關係列表中會眾姓名以白色顯示；非會友姓名會以黃色顯示；身故的會眾則以深灰色顯示。
- 編輯中的會眾圖像會較大，其他關係成員的圖像會較小，方便用戶識別。
- 可點按各人圖像直接編輯其資料，但這操作不適用於非會友（黃色顯示姓名者）。
- 關係圖表中會顯示會眾的上一代（長輩）及下一代（後輩）的直系親屬關係（包括會眾本人共三代）。超出三代的親屬或其他非直系親屬會在關係圖表下方顯示，並會以不同顏色圓點來表示：
顏 色 代 表 
長輩 
同輩 
後輩
- 左方的關係列表中右方的刪除欄代表兩種不同的關係建立方式：
圖 示 意 義
由用戶自行建立的關係 
由系統自動建立的關係
- 移除關係時也因此而有所不同，請參閱「刪除親屬關係」介紹。
- 新增關係時，系統會同時會檢查這新設定的關係會否與其他會眾已建立了關係，若發現此等關係已建立，系統會自動連結這些關係到會眾記錄上（只限三代關係）。
例一：
Ａ與Ｂ剛剛建立了父子關係，Ａ與Ｃ先前也已建立了夫婦關係，那麼系統會在Ａ與Ｂ建立關係後系統自動建立Ｃ與Ｂ的母子關係。系統在每一個關係建立後都會自動檢查與其他會眾的關係資料，並會自動建立相應的會眾關係記錄。
例二：
「旭華」與弟弟建立了兄弟關係，而弟弟也與他的兒子「明德」建立了父子關係，系統會因此自動建立了「旭華」與「明德」的「叔侄」關係。
範例一
設定非會友「陳忠烈」為會眾「陳強」的父親。
- 開啟「陳強」的記錄
- 按左方的「新增」（）
- 從「關係」選擇「父親-自己的父親」
- 在「姓名」欄位輸入「陳忠烈」
- 按「確定」
- 系統顯示「新增 陳忠烈 為 陳強 的父親？」確認訊息，按「確定」
- 按「關閉」（）
範例二
志強、志聰、志明為分別為大哥、二哥及三弟，在系統中設定三者親屬關係。
- 開啟「志強」之記錄
- 設定「志強、志聰」及「志強、志明」的兄弟關係，關係圖中到「志聰」及「志明」的兄長皆為「志強」
- 開啟「志聰」之記錄
- 設定「志聰、志明」的兄弟關係
提示：
- 系統只能辨識同輩關係中不同的關係，如只按以上步驟２設定，系統不能辨識「志聰」與「志明」是何關係，故此必須要設定「志聰」與「志明」的兄弟關係（步驟３及４）。
範例三
承上例，設定三兄弟與外祖母的親屬關係。
- 開啟「志強」之記錄
- 設定「志強」與外祖母關係
- 開啟「志聰」之記錄
- 設定「志聰」與外祖母關係
- 開啟「志明」之記錄
- 設定「志明」與外祖母關係
提示：
- 關係圖中只能顯示會眾的長輩及後輩三個層次關係，超出這三層次一律會在關係圖最下方顯示。
- 由於系統只能自動處理三個層次的親屬關係，所以同輩中必須要個別設定超出三個層次的關係，即必須個別設定「志聰」與外祖母及「志明」與外祖母的關係。否則只有在「志強」的記錄才看到外祖母的關係，在「志聰」及「志明」就會找不到與外視母的關係設定。
- 同一道理，若只按步驟１－２之設定，外祖母記錄中只有一個外孫－－「志強」，而看不到「志聰」與「志明」這兩個外孫。
刪除親屬關係
刪除親屬關係時需要了解關係是否由用戶建立，或是由系統建立的。因為建立關係的方式不同，所以刪除關係時操作亦有分別。詳細步驟分述如下。
i. 刪除由用戶直接建立的親屬關係
- 點按左方的親屬列表中要刪除的親屬資料的「刪除」（），系統顯示確認訊息
- 按「確定」確認刪除記錄
提示：
關係一旦刪除，不能復還，若有需要，請重新建立關係。
ii. 刪除由系統建立的的親屬關係
- 點按左方的親屬列表中要刪除的親屬資料的「刪除」（
） - 從「可刪除親屬關係」列表中點選要刪除的關係，系統顯示確認訊息
- 按「確定」確認刪除記錄
提示：
- 關係一旦刪除，不能復還，若有需要，請重新建立關係。
小組、出席資料
「小組．出席」作用是顯示會眾的聚會出席情況及可快速的加入或退出小組。
- 從左邊「小組」列表點選各小組（聚會），右方顯示會眾的聚會出席記錄。
提示：
加入小組
用戶可直接從「小組、出席資料」把會友加到不同的小組。
- 按左邊「小組」列表下方的「顯示名單」
- 選擇要加入的小組
- 按右方的「參加小組」（「＋」）
退出小組
- 點按左邊「小組」列表內要退出的小組的「移除」（「」）圖示，系統顯示確認訊息
- 按「確定」
提示：
- 「小組」列表右方沒有顯示「」的代表會眾已退出了該小組。因先前有登記聚會出席，所以仍會顯示其出席狀況，其狀態為「靜止」(Inactive)，系統會以淡灰色文字顯示，即不能在該聚會中再次登記出席。
奉獻、認獻資料
「奉獻．認獻」功能讓使用者設定奉獻者（會眾）的基本奉獻資料如捐獻收據、徵信錄、證明書等名稱，另可設定是否需要列印收據、證明書等項目，亦可顯示會眾過往的奉獻記錄。
設定奉獻的基本資料
- 按「奉獻．認獻」標籤
- 在三項「預設名稱」欄位輸入「捐獻收據」、「徵信錄」及「證明書」名稱
- 從「捐獻界別」選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入所需的界別
- 在「捐獻編號」欄位輸入編號資料（如適用）
- 完成後按「儲存」
提示：
- 欄位「預設名稱」分別為「捐獻收據」、「徵信錄」及「證明書」。用戶若沒有輸入這些名稱，系統會自動以中文姓名作為這三項目的預設名稱。
- 系統預設「捐獻收據」、「徵信錄」及「證明書」三項都可列印，若用戶要取消列印項目，請在相關的項目上取消打勾。
- 「捐獻編號」可由系統自動產生，操作方式可參閱「自動編號」。
- 「捐獻界別」只為製作報表時作分析用。若直接輸入「捐獻界別」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。有關欄位欄位之預設可參考「速查表」介紹。另外也可以滑鼠雙按 (Double-click) 「捐獻界別」欄位名稱（滑鼠移至該等欄位名稱時，名稱會加上底線顯示，以滋識別），直接設定該項目的預設值。
瀏覽奉獻記錄
從左方的日期索引中選擇要顯示的奉獻月份或年份，右方會即時顯示相關的奉獻記錄資料
提示：
- 奉獻記錄只供瀏覽，不能修改。
跟進、探訪資料
「跟進．探訪」讓你輸入會眾探訪及聯絡跟進等記錄，使教會可以更全面的關顧會眾，增加會眾對教會的投入及歸屬感。
提示：
- 可從左上方的「年份」、「性質」及「類別」三項來篩選記錄。
- 「探訪類別」可在主畫面左邊的分類作篩選記錄之用。
新增跟進、探訪記錄
- 按「跟進．探訪」標籤
- 按右方的「新增」（）
- 系統自動顯示當天「日期」,用戶也可以按「日曆」（）選取日期
- 設定記錄的「保密」層次
- 選擇探訪者的「性別」
- 輸入「對像」名稱、「年齡」、「住宅電話」、「流動電話」、「地址」及「電郵」
- 輸入「跟進者」名稱
- 在「備註」欄位輸入相關資料
- 從「性質」選擇合適的性質，用戶也可以直接輸入所需的性質
- 從「類別」選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入所需的類別
- 從「原因」選擇合適的回應，用戶也可以直接輸入所需的原因
- 從「狀況」選擇合適的狀況，用戶也可以直接輸入所需的狀況
- 從「回應」選擇合適的回應，用戶也可以直接輸入所需的回應
- 從「轉介」選擇合適的轉介，用戶也可以直接輸入所需的轉介，可以輸入或按「日曆」（）選取轉介日期
- 若受訪者有參加過迎新會，請勾選「迎新聚會」
- 最後按「儲存」
提示：
- 新增記錄時，系統會自動把會眾的「中文姓名」、「性別」、「住宅電話」、「流動電話」、「地址」及「電郵」自動填入，另外，會按眾的出生日期自動計算受訪者的「年齡」。
- 基於資料保安理由，若設定了「保密」的級別，用戶必須賦予查詢保密資料權限方可查閱有關跟進、探訪資料。「保密」分「高」、「中」及「低」三個級別。例如用戶只賦予「低」級權限，那麼他不能處理或查閱屬於「高」及「中」級別的記錄。詳細解說表列如下：
級別 權 限 高 可新增、查閱、修訂、刪除所有跟進記錄 中 可新增、查閱、修訂、刪除「中」、「低」級別及沒有設定保密的跟進記錄 低 可新增、查閱、修訂、刪除「低」級別及沒有設定保密的跟進記錄 － 可新增、查閱、修訂、刪除沒有設定保密的跟進記錄
- 若直接輸入探訪「性質」、「類別」、「原因」、「狀況」、「回應」及「轉介」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。有關這些欄位之預設可參考「速查表」介紹。
- 若要刪除「轉介日期」，可按日期右方的「」。
- 按「」可更新跟進記錄，唯用戶必須要賦與查詢保密資料權限方可修改跟進記錄。
- 按「」可刪除跟進記錄，唯用戶必須要賦與查詢保密資料權限方可刪除跟進記錄。
自定、備註資料
「自定．備註」資料讓用戶輸入一些系統沒有提及的資料，如血型、性格等。用戶也可以把其他資料輸入。
自定資料
- 按「自定．備註」標籤
- 按右方的「新增」（）
- 從「自定欄位」選擇合適的欄位名稱，用戶也可以直接輸入所需的名稱
- 從「內容」選擇合適的內容，用戶也可以直接輸入所需的內容
- 最後按「儲存」
提示：
- 所輸入的「自定欄位」及「內容」資料均會自動保存起來，方便下次直接選取。
- 按「」可更新自定記錄。
- 按「」可刪除自定記錄。
備註資料
- 按「自定．備註」標籤
- 在「備註」欄位輸入相關資料
- 完成後按右下方的「儲存」
提示：
- 「備註」可輸入多行資料，用戶可按「
」來於新行輸入備註資料。
系統、登入
系統登入容許會眾登入系統，執行管理小組組員、聚會出席等資料。
- 按「系統．登入」標籤
- 勾選「容許網上登入」
- 設定「登入帳戶」名稱
- 設定「密碼」
- 勾選「儲存後電郵通知」
- 完成後按「儲存」
提示：
- 「登入帳戶」名稱及「密碼」都必須輸入。
- 若不勾選「儲存後電郵通知」，系統不會向會眾發出有關登入資料電郵。
- 若會眾忘記了密碼，可通知系統管理員重發密碼電郵（勾選「儲存後電郵通知」再按「儲存」）。
- 系統會自動記錄會眾的登入次數及最後登入日期、時間資料。
- 有關會眾登入後操作請參閱「會員登入」。
