"新增會眾資料" 修訂間的差異

於 2013年5月27日 (一) 09:14 的修訂

會眾資料是整個 WebOffice 系統最重要的部份，日後各樣操作諸如捐獻記錄、收據印發、聚會出席點名、圖書借還、主日學等均會依賴會眾資料。

基本資料

1. 從《WebOffice》右上方選「會眾」
2. 按右方的「新增會眾」（ ）

   　

   

   　

3. 按畫面提示輸入中、英姓名、性別、婚姻狀況、謂謂、所屬教會、電話、電郵、傳真等資料
4. 完成輸入後按「儲存」

提示：

• 「檔案類型」由系統預設，不用輸入。
• 「年齡」會按用戶所輸入的出生日期自動顯示。
• 「中文名稱」及「英文名稱」是必須要輸入的！其他欄位則可按需要輸入。
• 按「儲存」後會繼續停留在「新會眾」畫面，用戶可繼續輸入其他資料；若按「完成」則會儲存所輸入的資料並結束「新會眾」資料輸入。
• 資料儲存後方可加入相片。按相片下方的「上載」，然後選取所需的相片，再按「確定」。
• 資料儲存後會於畫面上半部份顯示一「時間軸」，稍後輸入有關日期資料後會自動於「時間軸」上顯示。
• 資料輸入完成後可按「列印」印出會友資料檔案。用戶也可以一次過列印多位會友的資料檔案，有關操作方法請參考「一般報表」介紹。
• 按「自動產生編號」（）可自動產生「會友編號」。

  ．系統預設三個字首編號格式，編號字數可選擇3-6位（不包括字首）：

  

  　　－英文名稱（首個字母）

  　　－英文名稱（首兩字的首個字母）

  　　－自選編號

  ．「自選編號」可自訂最多3位數字或字母作編號字首。

  ．按「儲存」，可把設定存為預設 (default)，方便下次使用。

• 「來賓編號」也可以由系統自動產生，操作方式跟自動產生「會友編號」相同，請參上文解說。
• 為了提高效率及提昇系統運行速度，系統便只會列出「個人．信仰」、「地址．通訊」、「奉獻．認獻」及「自定．備註」四個常用項目（稱為「精簡資料」）。要顯示所有會眾資料,可按螢幕下方的「詳盡資料」，系統隨即顯示另外五項會眾資料，包括「恩賜．事奉」、「培訓．課程」、「親屬．家譜」、「小組．出席」及「跟進．探訪」。
• 有關「會眾類別」、「會眾狀況」、「婚姻狀況」、「稱謂」、「籍貫」、「國籍」、「居留狀況」及「語言」之預設可參考「速查表」介紹，也可以在相關欄位名稱上雙按滑鼠左鍵 (Double-click)（滑鼠移至該等欄位名稱時，名稱會加上底線顯示，以滋識別），直接編輯該項目的預設值。

個人、信仰資料

1. 按下方「個人、信仰」標籤
2. 輸入「籍貫」、「語言」、「國籍」、「居留狀況」、「智能卡 ID」欄位
3. 按「証件號碼」會打開一空白欄位讓用戶輸入各項証件資料，輸入完成後再按一次「証件號碼」會把資料隱藏起來
4. 完成後按「儲存」

提示：

• 「語言」容許擇多項資料，只要按鍵盤上的，再點選所需語言。有關語言設定可參考「速查表」介紹。

「學歷」、「職業」及「特別日子」

「學歷」、「職業」及「特別日子」輸入方式相仿。現以「學歷」為例，介紹其輸入方式。

1. 按學歷資料右方的「新增」（）
2. 若要在時間軸上顯示學歷資料，請勾選「時間軸」（）
3. 從「學歷類別」類別選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的學歷類別資料
4. 輸入「畢業日期」或直接按「日曆」（）選取日期
5. 輸入「校名」
6. 最後按「儲存」（）

提示：

• 若直接輸入「學歷類別」，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
• 「時間軸」上只會顯示「學歷類別」及「畢業日期」的年份資料。
• 有關「學歷類別」之預設可參考「速查表」介紹。

地址、通訊資料

1. 按「地址．通訊」標籤
2. 輸入「住宅地址」及「郵寄地址」
3. 下半部份的欄位主要為郵寄標籤時用，可按需要自行輸入有關資料
4. 完成輸入後按「儲存」

提示：

• 若「郵寄地址」與「住宅地址」相同，只需勾選「郵寄地址」下方的「同上」，不用重覆輸入
• 會眾若轉換新地址，可按「將住宅地址加入到地址記錄」（）或「將郵寄地址加入到地址記錄」（）把舊地址資料加到「地址記錄」保存，方便日後參考。
• 若直接輸入「居住地區」、「工作地區」、「標貼組別」或「郵寄類別」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
• 有關欄位「居住地區」、「工作地區」、「標貼組別」及「郵寄類別」之預設可參考「速查表」介紹，也可以滑鼠雙按 (Double-click) 相關欄位名稱（滑鼠移至該等欄位名稱時，名稱會加上底線顯示，以滋識別），直接設定該項目的預設值。

共用地址

若果輸入的地址資料與資料庫內其他的會眾相同，如會眾為同一家庭成員，那麼可設定地址資料為「共用」，用戶便不需要重覆輸入資料。

1. 在「住宅地址」下勾選「共用」
2. 在「姓名」輸入部份姓名或全名（中、英姓名皆可）
3. 按「尋找」查詢指定的會眾資料
4. 點選會眾資料
5. 按「確定」
6. 共用者地址資料會複製到目前會眾的「住宅地址」上，並會以灰色顯示，用戶不能修改內容

提示：

• 檢索前可選擇「經常出席」或「非經常出席」篩選資料
• 設定好共用地址後，在「共用」旁會自動顯示會眾是與資料庫內那位會眾共用地址資料。
• 共用「郵寄地址」設定與共用「住宅地址」相同。
• 因地址是與他人共用的，所以用戶不能在此更改地址資料。若有需要請開啟「共用」者記錄，再修改地址資料。修改後所有其他共用地址者的資料會自動更新。
• 要取消共用地址資料，只需取消勾選「共用」即可。

恩賜、事奉資料

恩賜資料

1. 按「恩賜．事奉」標籤
2. 按「恩賜/才幹」右邊的的「新增」（）
3. 從「恩賜/才幹」類別選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的恩賜類別
4. 在「說明」中輸入有恩賜的細資料
5. 最後按「儲存」（）

提示：

• 按「取消」（）可取消剛輸入的資料，不作儲存。
• 按「修改」（）可修改恩賜/才幹內容。
• 按「刪除」（）可刪除恩賜/才幹記錄。
• 若直接輸入「恩賜/才幹」類別資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
• 有關「恩賜/才幹」類別之預設可參考「速查表」介紹。

事奉資料

1. 按「事奉時期」右邊的「新增」（）
2. 輸入「開始日期」及「結束日期」或直接按「」選取日期
3. 若要在時間軸上顯示事奉日期資料，請勾選「時間軸」（）
4. 若事奉崗位是一些重要的職事，如執事、部長、值理等，可勾選「重要」（）
5. 輸入事奉「名稱」
6. 從「類別」選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的類別
7. 從「部門」選擇合適的部門，用戶也可以直接輸入特定的部門
8. 從「崗位」選擇合適的崗位，用戶也可以直接輸入特定的崗位
9. 在「備註」欄位輸入相關資料
10. 若事奉遞屬某個小組或單位，可在欄位「小組」輸入單位名稱
11. 最後按「儲存」（）

提示：

• 按「取消」（）可取消剛輸入的資料，不作儲存。
• 按「修改」（）可修改事奉內容。
• 按「刪除」（）可刪除事奉記錄。
• 「時間軸」上只會顯示「事奉時期」及「開始日期」的年份資料。
• 「日期」可以只輸入年份及／或年份＋月份資料，例如「2013」或「2013/5」等，若使用「」選取日期則會顯示完整的年月日資料。
• 若直接輸入「事奉時期」、「部門」及「崗位」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
• 有關欄位「事奉時期」、「部門」及「崗位」之預設可參考「速查表」介紹。

培訓、課程資料

1. 按「培訓．課程」右邊的「新增」（）
2. 若要在時間軸上顯示事奉日期資料，請勾選「時間軸」（）
3. 輸入「開始日期」及「結束日期」或直接按「」選取日期
4. 從「培訓類別」選擇合適的類別，用戶也可以直接輸入特定的培訓類別
5. 輸入課程「名稱」
6. 輸入課程「主辦機構」
7. 輸入課程「備註」
8. 若課程已完結，請勾選「完成」
9. 最後按「儲存」（）

提示：

• 按「取消」（）可取消剛輸入的資料，不作儲存。
• 按「修改」（）可修改課程內容。
• 按「刪除」（）可刪除課程記錄。
• 「時間軸」上只會顯示課程的「培訓類別」及「開始日期」的年份資料。
• 「日期」可以只輸入年份及／或年份＋月份資料，例如「2013」或「2013/5」等，若使用「」選取日期則會顯示完整的年月日資料。
• 若直接輸入「培訓類別」資料，所輸入資料不會記錄在「速查表」內。
• 有關欄位「培訓類別」之預設可參考「速查表」介紹。
• 「培訓、課程」下半部份的資料是連結到「主日學」的培訓記錄，此部份只供查閱，不能修改。

親屬、家譜資料

新增親屬關係

1. 按左方「關係表」的「」，系統顯示「新增關係」畫面
2. 從「關係」選擇合適的關係
3. 在「姓名」欄位輸入親屬姓名
4. 按「尋找」
5. 從列表中選取會眾
6. 按「確定」
7. 系統顯示確認訊息，按「確定」
8. 可重覆步驟 2-7 來設定其他親屬關係
9. 完成設定後按「關閉」（）
10. 若有需要，可按右方的「列印」印出關係圖表

範例：

提示：

• 若親屬並非會友，可在輸入姓名後直接按「確定」來加入親屬關係資料。
• 關係圖中會以圖片方式顯示各人資料，若會眾資料沒有上載圖像，則系統會以預設的黑色頭像顯示。非會友一律以黑色頭像顯示。
• 會眾在關係圖表中以藍色顯示姓名；身故的會眾會以深灰色顯示；非會友則會以黃色顯示。
• 在左方的關係列表中會眾姓名以白色顯示；非會友姓名會以黃色顯示；身故的會眾則以深灰色顯示。
• 編輯中的會眾圖像會較大，其他關係成員的圖像會較小，方便用戶識別。
• 可點按各人圖像直接編輯其資料，但這操作不適用於非會友（黃色顯示姓名者）。
• 關係圖表中會顯示會眾的上一代（長輩）及下一代（後輩）的直系親屬關係（包括會眾本人共三代）。超出三代的親屬或其他非直系親屬會在關係圖表下方顯示，並會以不同顏色圓點來表示：

顏　色	代　表
	長輩
	同輩
	後輩

• 左方的關係列表中右方的刪除欄代表兩種不同的關係建立方式：

圖　示	意　　　義
	由用戶自行建立的關係
	由系統自動建立的關係

移除關係時也因此而有所不同，請參閱「刪除親屬關係」介紹。

• 新增關係時，系統會同時會檢查這新設定的關係會否與其他會眾已建立了關係，若發現此等關係已建立，系統會自動連結這些關係到會眾記錄上（只限三代關係）。
  例一：
  Ａ與Ｂ剛剛建立了父子關係，Ａ與Ｃ先前也已建立了夫婦關係，那麼系統會在Ａ與Ｂ建立關係後系統自動建立Ｃ與Ｂ的母子關係。系統在每一個關係建立後都會自動檢查與其他會眾的關係資料，並會自動建立相應的會眾關係記錄。
  例二：
  「旭華」與弟弟建立了兄弟關係，而弟弟也與他的兒子「明德」建立了父子關係，系統會因此自動建立了「旭華」與「明德」的「叔侄」關係。

範例一

設定非會友「陳忠烈」為會眾「陳強」的父親。

1. 開啟「陳強」的記錄
2. 按左方的「新增」（）
3. 從「關係」選擇「父親-自己的父親」
4. 在「姓名」欄位輸入「陳忠烈」
5. 按「確定」
6. 系統顯示「新增 陳忠烈 為 陳強 的父親？」確認訊息，按「確定」
7. 按「關閉」（）

範例二

志強、志聰、志明為分別為大哥、二哥及三弟，在系統中設定三者親屬關係。

1. 開啟「志強」之記錄
2. 設定「志強、志聰」及「志強、志明」的兄弟關係，關係圖中到「志聰」及「志明」的兄長皆為「志強」
3. 開啟「志聰」之記錄
4. 設定「志聰、志明」的兄弟關係

提示：

• 系統只能辨識同輩關係中不同的關係，如只按以上步驟２設定，系統不能辨識「志聰」與「志明」是何關係，故此必須要設定「志聰」與「志明」的兄弟關係（步驟３及４）。

範例三

承上例，設定三兄弟與外祖母的親屬關係。

1. 開啟「志強」之記錄
2. 設定「志強」與外祖母關係
3. 開啟「志聰」之記錄
4. 設定「志聰」與外祖母關係
5. 開啟「志明」之記錄
6. 設定「志明」與外祖母關係

提示：

• 關係圖中只能顯示會眾的長輩及後輩三個層次關係，超出這三層次一律會在關係圖最下方顯示。
• 由於系統只能自動處理三個層次的親屬關係，所以同輩中必須要個別設定超出三個層次的關係，即必須個別設定「志聰」與外祖母及「志明」與外祖母的關係。否則只有在「志強」的記錄才看到外祖母的關係，在「志聰」及「志明」就會找不到與外視母的關係設定。
• 同一道理，若只按步驟１－２之設定，外祖母記錄中只有一個外孫－－「志強」，而看不到「志聰」與「志明」這兩個外孫。

刪除親屬關係

刪除親屬關係時需要了解關係是否由用戶建立，或是由系統建立的。因為建立關係的方式不同，所以刪除關係時操作亦有分別。詳細步驟分述如下。

i. 刪除由用戶直接建立的親屬關係

1. 點按左方的親屬列表中要刪除的親屬資料的「刪除」（），系統顯示確認訊息
2. 按「確定」確認刪除記錄

提示： 關係一旦刪除，不能復還，若有需要，請重新建立關係。

ii. 刪除由系統建立的的親屬關係

1. 點按左方的親屬列表中要刪除的親屬資料的「刪除」（）
2. 從「可刪除親屬關係」列表中點選要刪除的關係，系統顯示確認訊息
3. 按「確定」確認刪除記錄

提示： 關係一旦刪除，不能復還，若有需要，請重新建立關係。

小組、出席資料

「小組．出席」作用是顯示會友的聚會出席情況及可快速的加入或離開小組。

• 從左邊「小組」列表點選各小組（聚會），右方顯示會眾的聚會出席記錄。

提示：

• 登記出席前必須要先設定「小組」。
• 聚會點名操作請參閱「出席」。
• 若出席記錄數量太多，則會以分頁方式逐頁顯示。

加入小組

用戶可直接從「小組、出席資料」把會友加到不同的小組。

1. 按左邊「小組」列表下方的「顯示名單」
2. 選擇要加入的小組
3. 按右方的「參加小組」（「＋」）

退出小組

1. 點按左邊「小組」列表要刪除的「移除」（「」），系統顯示確認訊息
2. 按「確定」

提示：

• 「小組」列表右方沒有顯示「」的代表會眾已退出了該小組。因先前有登記聚會出席，所以仍會顯示其出席狀況，其狀態為「靜止」(Inactive)，，系統會以灰色顯示，即不能在該聚會中再次登記出席。

奉獻、認獻資料

提示：

跟進、探訪資料

提示：

自定、備註資料

提示：