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會眾資料是整個 WebOffice 系統最重要的部份,日後各樣操作諸如捐獻記錄、收據印發、聚會出席點名、圖書借還、主日學等均會依賴會眾資料。 == 基本資料 == # 從《WebOffice》右上方選「'''會眾'''」 # 按右方的「'''新增會眾'''」( [[File:BTN Add.jpg|border]]) #: #:[[File:SCR Member Add 1.png|border]] #: # 按畫面提示輸入中、英姓名、性別、婚姻狀況、謂謂、所屬教會、電話、電郵、傳真等資料 # 完成輸入後按「'''儲存'''」 [[File:SCR Member Add 2.png|border]] {{note}} * 「'''檔案類型'''」由系統預設,不用輸入。 * 「'''年齡'''」會按用戶所輸入的出生日期自動顯示。 * 「'''中文名稱'''」及「'''英文名稱'''」是必須要輸入的!其他欄位則可按需要輸入。 * 按「儲存」後會繼續停留在「'''新會眾'''」畫面,用戶可繼續輸入其他資料;若按「'''完成'''」則會儲存所輸入的資料並結束「'''新會眾'''」資料輸入。 * 資料儲存後方可加入相片。按相片下方的「'''上載'''」,然後選取所需的相片,再按「'''確定'''」。 * 資料儲存後會於畫面上半部份顯示一「'''時間軸'''」,稍後輸入有關日期資料後會自動於「'''時間軸'''」上顯示。 * 資料輸入完成後可按「列印」印出會友資料檔案。用戶也可以一次過列印多位會友的資料檔案,有關操作方法請參考「'''[[一般報表]]'''」介紹。 * 按「'''自動產生編號'''」([[File:BTN_GenCode.png]])可自動產生「'''會友編號'''」,操作方式請參閱「[[自動編號]]」。 * 「'''來賓編號'''」也可以由系統自動產生,操作方式跟自動產生「'''會友編號'''」相同,請參閱「[[自動編號]]」。 * 為了提高效率及提昇系統運行速度,系統便只會列出「'''個人.信仰'''」、「'''地址.通訊'''」、「'''奉獻.認獻'''」及「'''自定.備註'''」四個常用項目(稱為「'''精簡資料'''」)。要顯示所有會眾資料,可按螢幕下方的「'''詳盡資料'''」,系統隨即顯示另外五項會眾資料,包括「'''恩賜.事奉'''」、「'''培訓.課程'''」、「'''親屬.家譜'''」、「'''小組.出席'''」及「'''跟進.探訪'''」。 * 有關「'''會眾類別'''」、「'''會眾狀況'''」、「'''婚姻狀況'''」、「'''稱謂'''」、「'''籍貫'''」、「'''國籍'''」、「'''居留狀況'''」及「'''語言'''」之預設可參考「'''[[速查表]]'''」介紹,也可以在相關欄位名稱上雙按滑鼠左鍵 (Double-click)(滑鼠移至該等欄位名稱時,名稱會加上底線顯示,以滋識別),直接編輯該項目的預設值。 == 個人、信仰資料 == # 按下方「'''個人、信仰'''」標籤 # 輸入「'''籍貫'''」、「'''語言'''」、「'''國籍'''」、「'''居留狀況'''」、「'''智能卡 ID'''」欄位 # 按「'''証件號碼'''」會打開一空白欄位讓用戶輸入各項証件資料,輸入完成後再按一次「'''証件號碼'''」會把資料隱藏起來 # 完成後按「'''儲存'''」 {{note}} * 「'''語言'''」容許擇多項資料,只要按鍵盤上的[[File:BTN Ctrl.png|border]],再點選所需語言。有關語言設定可參考「'''[[速查表]]'''」介紹。 [[File:SCR Member Language.png|border]] ===「學歷」、「職業」及「特別日子」=== 「學歷」、「職業」及「特別日子」輸入方式相仿。現以「學歷」為例,介紹其輸入方式。 # 按學歷資料右方的「'''新增'''」([[File:BTN Add.jpg|border]]) # 若要在時間軸上顯示學歷資料,請勾選「'''時間軸'''」([[File:BTN Timeline Calendar.jpg|border]]) # 從「'''學歷類別'''」類別選擇合適的類別,用戶也可以直接輸入特定的學歷類別資料 # 輸入「'''畢業日期'''」或直接按「'''日曆'''」([[File:Icon Show Calendar.jpg|border]])選取日期 # 輸入「'''校名'''」 # 最後按「'''儲存'''」([[File:BTN Save.jpg|border]]) [[File:SCR Member Add 3.png|border]] {{note}} * 若直接輸入「'''學歷類別'''」,所輸入資料不會記錄在「'''[[速查表]]'''」內。 * 「'''時間軸'''」上只會顯示「'''學歷類別'''」及「'''畢業日期'''」的年份資料。 * 有關「'''學歷類別'''」之預設可參考「'''[[速查表]]'''」介紹。 == 地址、通訊資料 == # 按「'''地址.通訊'''」標籤 # 輸入「'''住宅地址'''」及「'''郵寄地址'''」 # 下半部份的欄位主要為郵寄標籤時用,可按需要自行輸入有關資料 # 完成輸入後按「'''儲存'''」 {{note}} * 若「'''郵寄地址'''」與「'''住宅地址'''」相同,只需勾選「'''郵寄地址'''」下方的「'''同上'''」,不用重覆輸入 * 會眾若轉換新地址,可按「'''將住宅地址加入到地址記錄'''」([[File:BTN Address Add.jpg|border]])或「'''將郵寄地址加入到地址記錄'''」([[File:BTN Address Add.jpg|border]])把舊地址資料加到「'''地址記錄'''」保存,方便日後參考。 * 若直接輸入「'''居住地區'''」、「'''工作地區'''」、「'''標貼組別'''」或「'''郵寄類別'''」資料,所輸入資料不會記錄在「'''[[速查表]]'''」內。 * 有關欄位「'''居住地區'''」、「'''工作地區'''」、「'''標貼組別'''」及「'''郵寄類別'''」之預設可參考「'''[[速查表]]'''」介紹,也可以滑鼠雙按 (Double-click) 相關欄位名稱(滑鼠移至該等欄位名稱時,名稱會加上底線顯示,以滋識別),直接設定該項目的預設值。 === 共用地址 === 若果輸入的地址資料與資料庫內其他的會眾相同,如會眾為同一家庭成員,那麼可設定地址資料為「共用」,用戶便不需要重覆輸入資料。 # 在「'''住宅地址'''」下勾選「'''共用'''」 # 在「'''姓名'''」輸入部份姓名或全名(中、英姓名皆可) # 按「'''尋找'''」查詢指定的會眾資料 # 點選會眾資料 # 按「'''確定'''」 # 共用者地址資料會複製到目前會眾的「'''住宅地址'''」上,並會以灰色顯示,用戶不能修改內容 [[File:SCR Member Adddress.png|border]] {{note}} * 檢索前可選擇「'''經常出席'''」或「'''非經常出席'''」篩選資料 * 設定好共用地址後,在「'''共用'''」旁會自動顯示會眾是與資料庫內那位會眾共用地址資料。 * 共用「'''郵寄地址'''」設定與共用「'''住宅地址'''」相同。 * 因地址是與他人共用的,所以用戶不能在此更改地址資料。若有需要請開啟「'''共用'''」者記錄,再修改地址資料。修改後所有其他共用地址者的資料會自動更新。 * 要取消共用地址資料,只需取消勾選「'''共用'''」即可。 == 恩賜、事奉資料 == === 恩賜資料 === # 按「'''恩賜.事奉'''」標籤 # 按「'''恩賜/才幹'''」右邊的的「'''新增'''」([[File:BTN Add.jpg|border]]) # 從「'''恩賜/才幹'''」類別選擇合適的類別,用戶也可以直接輸入特定的恩賜類別 # 在「'''說明'''」中輸入有恩賜的細資料 # 最後按「'''儲存'''」([[File:BTN Save.jpg|border]]) [[File:SCR Member Gift.png|border]] {{note}} * 按「'''取消'''」([[File:BTN Cancel.jpg|border]])可取消剛輸入的資料,不作儲存。 * 按「'''修改'''」([[File:BTN Edit.jpg|border]])可修改恩賜/才幹內容。 * 按「'''刪除'''」([[File:BTN Delete.jpg|border]])可刪除恩賜/才幹記錄。 * 若直接輸入「'''恩賜/才幹'''」類別資料,所輸入資料不會記錄在「'''[[速查表]]'''」內。 * 有關「'''恩賜/才幹'''」類別之預設可參考「'''[[速查表]]'''」介紹。 === 事奉資料 === # 按「'''事奉時期'''」右邊的「'''新增'''」([[File:BTN Add.jpg|border]]) # 輸入「'''開始日期'''」及「'''結束日期'''」或直接按「[[File:BTN Calendar.gif|border]]」選取日期 # 若要在時間軸上顯示事奉日期資料,請勾選「'''時間軸'''」([[File:BTN Timeline Calendar.jpg|border]]) # 若事奉崗位是一些重要的職事,如執事、部長、值理等,可勾選「'''重要'''」([[File:BTN Important.jpg|border]]) # 輸入事奉「'''名稱'''」 # 從「'''類別'''」選擇合適的類別,用戶也可以直接輸入特定的類別 # 從「'''部門'''」選擇合適的部門,用戶也可以直接輸入特定的部門 # 從「'''崗位'''」選擇合適的崗位,用戶也可以直接輸入特定的崗位 # 在「'''備註'''」欄位輸入相關資料 # 若事奉遞屬某個小組或單位,可在欄位「'''小組'''」輸入單位名稱 # 最後按「'''儲存'''」([[File:BTN Save.jpg|border]]) :[[File:SCR Member Ministry.png|border]] {{note}} * 按「'''取消'''」([[File:BTN Cancel.jpg|border]])可取消剛輸入的資料,不作儲存。 * 按「'''修改'''」([[File:BTN Edit.jpg|border]])可修改事奉內容。 * 按「'''刪除'''」([[File:BTN Delete.jpg|border]])可刪除事奉記錄。 * 「'''時間軸'''」上只會顯示「'''事奉時期'''」及「'''開始日期'''」的年份資料。 * 「'''日期'''」可以只輸入年份及/或年份+月份資料,例如「2013」或「2013/5」等,若使用「[[File:BTN Calendar.gif|border]]」選取日期則會顯示完整的年月日資料。 * 若直接輸入「'''事奉時期'''」、「'''部門'''」及「'''崗位'''」資料,所輸入資料不會記錄在「'''[[速查表]]'''」內。 * 有關欄位「'''事奉時期'''」、「'''部門'''」及「'''崗位'''」之預設可參考「'''[[速查表]]'''」介紹。 == 培訓、課程資料 == # 按「'''培訓.課程'''」右邊的「'''新增'''」([[File:BTN Add.jpg|border]]) # 若要在時間軸上顯示事奉日期資料,請勾選「'''時間軸'''」([[File:BTN Timeline Calendar.jpg|border]]) # 輸入「'''開始日期'''」及「'''結束日期'''」或直接按「[[File:BTN Calendar.gif|border]]」選取日期 # 從「'''培訓類別'''」選擇合適的類別,用戶也可以直接輸入特定的培訓類別 # 輸入課程「'''名稱'''」 # 輸入課程「'''主辦機構'''」 # 輸入課程「'''備註'''」 # 若課程已完結,請勾選「'''完成'''」 # 最後按「'''儲存'''」([[File:BTN Save.jpg|border]]) :[[File:SCR Member Training 1.png|border]] {{note}} * 按「'''取消'''」([[File:BTN Cancel.jpg|border]])可取消剛輸入的資料,不作儲存。 * 按「'''修改'''」([[File:BTN Edit.jpg|border]])可修改課程內容。 * 按「'''刪除'''」([[File:BTN Delete.jpg|border]])可刪除課程記錄。 * 「'''時間軸'''」上只會顯示課程的「'''培訓類別'''」及「'''開始日期'''」的年份資料。 * 「'''日期'''」可以只輸入年份及/或年份+月份資料,例如「2013」或「2013/5」等,若使用「[[File:BTN Calendar.gif|border]]」選取日期則會顯示完整的年月日資料。 * 若直接輸入「'''培訓類別'''」資料,所輸入資料不會記錄在「'''[[速查表]]'''」內。 * 有關欄位「'''培訓類別'''」之預設可參考「'''[[速查表]]'''」介紹。 * 「培訓、課程」下半部份的資料是連結到「'''[[主日學]]'''」的培訓記錄,此部份只供查閱,不能修改。 :[[File:SCR Member Training 2.png|border]] == 親屬、家譜資料 == === 新增親屬關係 === # 按左方「關係表」的「[[file:BTN Add.jpg]]」,系統顯示「'''新增關係'''」畫面 # 從「'''關係'''」選擇合適的關係 # 在「'''姓名'''」欄位輸入親屬姓名 # 按「'''尋找'''」 # 從列表中選取會眾 # 按「'''確定'''」 # 系統顯示確認訊息,按「'''確定'''」 # 可重覆步驟 2-7 來設定其他親屬關係 # 完成設定後按「'''關閉'''」([[file:BTN Cancel Red.jpg]]) # 若有需要,可按右方的「'''列印'''」印出關係圖表 [[File:SCR Member Family Tree 2.png|border]] ''範例:'' [[File:SCR Member Family Tree 1.png|border]] {{note}} * 若親屬並非會友,可在輸入姓名後直接按「'''確定'''」來加入親屬關係資料。 * 關係圖中會以圖片方式顯示各人資料,若會眾資料沒有上載圖像,則系統會以預設的黑色頭像顯示。非會友一律以黑色頭像顯示。 * 會眾在關係圖表中以藍色顯示姓名;身故的會眾會以深灰色顯示;非會友則會以黃色顯示。 * 在左方的關係列表中會眾姓名以白色顯示;非會友姓名會以黃色顯示;身故的會眾則以深灰色顯示。 * 編輯中的會眾圖像會較大,其他關係成員的圖像會較小,方便用戶識別。 * 可點按各人圖像直接編輯其資料,但這操作不適用於非會友(黃色顯示姓名者)。 * 關係圖表中會顯示會眾的上一代(長輩)及下一代(後輩)的直系親屬關係(包括會眾本人共三代)。超出三代的親屬或其他非直系親屬會在關係圖表下方顯示,並會以不同顏色圓點來表示: ::{| class="wikitable" |- !| 顏 色 !|代 表 |- |style="border-style:solid; border-width:0 1px 0 0" align="center"|[[File:Pink.gif]] |style="border-style:solid; border-width:0 1px 0 0" align="center"|長輩 |- |align="center"|[[File:Green.gif]] |align="center"| 同輩 |- |align="center"|[[File:Blue.gif]] |align="center"|後輩 |} * 左方的關係列表中右方的刪除欄代表兩種不同的關係建立方式: ::{| class="wikitable" |- !| 圖 示 !|意 義 |- |style="border-style:solid; border-width:0 1px 0 0" align="center"|[[File:BTN Delete.jpg|border]] |style="border-style:solid; border-width:0 1px 0 0" align="center"| 由用戶自行建立的關係 |- |align="center"|[[File:BTN Family.png|border|20px]] |align="center"|由系統自動建立的關係 |} :移除關係時也因此而有所不同,請參閱「'''[[新增會眾資料#刪除親屬關係|刪除親屬關係]]'''」介紹。 * 新增關係時,系統會同時會檢查這新設定的關係會否與其他會眾已建立了關係,若發現此等關係已建立,系統會自動連結這些關係到會眾記錄上(只限三代關係)。<br>'''例一:'''<br>A與B剛剛建立了父子關係,A與C先前也已建立了夫婦關係,那麼系統會在A與B建立關係後系統自動建立C與B的母子關係。系統在每一個關係建立後都會自動檢查與其他會眾的關係資料,並會自動建立相應的會眾關係記錄。<br>'''例二:'''<br>「旭華」與弟弟建立了兄弟關係,而弟弟也與他的兒子「明德」建立了父子關係,系統會因此自動建立了「旭華」與「明德」的「叔侄」關係。 ==== 範例一 ==== 設定非會友「陳忠烈」為會眾「陳強」的父親。 # 開啟「陳強」的記錄 # 按左方的「'''新增'''」([[File:BTN Add.jpg]]) # 從「'''關係'''」選擇「'''父親-自己的父親'''」 # 在「'''姓名'''」欄位輸入「'''陳忠烈'''」 # 按「'''確定'''」 # 系統顯示「'''新增 陳忠烈 為 陳強 的父親?'''」確認訊息,按「'''確定'''」 # 按「'''關閉'''」([[File:BTN Cancel Red.jpg]]) ==== 範例二 ==== 志強、志聰、志明為分別為大哥、二哥及三弟,在系統中設定三者親屬關係。 # 開啟「志強」之記錄 # 設定「志強、志聰」及「志強、志明」的兄弟關係,關係圖中到「志聰」及「志明」的兄長皆為「志強」 # 開啟「志聰」之記錄 # 設定「志聰、志明」的兄弟關係 {{note}} * 系統只能辨識同輩關係中不同的關係,如只按以上步驟2設定,系統不能辨識「志聰」與「志明」是何關係,故此必須要設定「志聰」與「志明」的兄弟關係(步驟3及4)。 ==== 範例三 ==== 承上例,設定三兄弟與外祖母的親屬關係。 # 開啟「志強」之記錄 # 設定「志強」與外祖母關係 # 開啟「志聰」之記錄 # 設定「志聰」與外祖母關係 # 開啟「志明」之記錄 # 設定「志明」與外祖母關係 {{note}} * 關係圖中只能顯示會眾的長輩及後輩三個層次關係,超出這三層次一律會在關係圖最下方顯示。 * 由於系統只能自動處理三個層次的親屬關係,所以同輩中必須要個別設定超出三個層次的關係,即必須個別設定「志聰」與外祖母及「志明」與外祖母的關係。否則只有在「志強」的記錄才看到外祖母的關係,在「志聰」及「志明」就會找不到與外視母的關係設定。 * 同一道理,若只按步驟1-2之設定,外祖母記錄中只有一個外孫--「志強」,而看不到「志聰」與「志明」這兩個外孫。 === 刪除親屬關係 === 刪除親屬關係時需要了解關係是否由用戶建立,或是由系統建立的。因為建立關係的方式不同,所以刪除關係時操作亦有分別。詳細步驟分述如下。 ===== i. 刪除由用戶直接建立的親屬關係 ===== # 點按左方的親屬列表中要刪除的親屬資料的「'''刪除'''」([[File:BTN Delete.jpg|border]]),系統顯示確認訊息 # 按「'''確定'''」確認刪除記錄 {{note}} 關係一旦刪除,不能復還,若有需要,請重新建立關係。 ===== ii. 刪除由系統建立的的親屬關係 ===== # 點按左方的親屬列表中要刪除的親屬資料的「'''刪除'''」([[File:BTN Family.png|border|25px]]) # 從「'''可刪除親屬關係'''」列表中點選要刪除的關係,系統顯示確認訊息 # 按「'''確定'''」確認刪除記錄 :[[File:SCR Member Family Tree 4.png|border]] {{note}} 關係一旦刪除,不能復還,若有需要,請重新建立關係。 == 小組、出席資料 == 「小組.出席」作用是顯示會友的聚會出席情況及可快速的加入或離開小組。 * 從左邊「'''小組'''」列表點選各小組(聚會),右方顯示會眾的聚會出席記錄。 :[[File:SCR Member Family Tree 5.png|border]] {{note}} * 登記出席前必須要先設定「'''[[小組資料|小組]]'''」。 * 聚會點名操作請參閱「'''[[出席]]'''」。 * 若出席記錄數量太多,則會以分頁方式逐頁顯示。 === 加入小組 === 用戶可直接從「'''[[新增會眾資料#小組、出席資料|小組、出席資料]]'''」把會友加到不同的小組。 # 按左邊「'''小組'''」列表下方的「'''顯示名單'''」 # 選擇要加入的小組 # 按右方的「'''參加小組'''」(「'''+'''」) :[[File:SCR Member Family Tree 6.png|border]] === 退出小組 === # 點按左邊「'''小組'''」列表要刪除的「'''移除'''」(「[[File:BTN Delete.jpg|border]]」),系統顯示確認訊息 # 按「'''確定'''」 {{note}} * 「'''小組'''」列表右方沒有顯示「[[File:BTN Delete.jpg|border]]」的代表會眾已退出了該小組。因先前有登記聚會出席,所以仍會顯示其出席狀況,其狀態為「靜止」(Inactive),系統會以淡灰色文字顯示,即不能在該聚會中再次登記出席。 == 奉獻、認獻資料 == === 設定奉獻的基本資料 === # 按「'''奉獻.認獻'''」標籤 # 在三項「'''預設名稱'''」欄位輸入「'''捐獻收'''據」、「'''徵信錄'''」及「'''證明書'''」名稱 # 從「'''捐獻界別'''」選擇合適的類別,用戶也可以直接輸入所需的界別 # 在「'''捐獻編號'''」欄位輸入編號資料(如適用) # 完成後按「'''儲存'''」 [[File:SCR Member Offering 1.png|border]] {{note}} *三項「'''預設名稱'''」分別為「'''捐獻收據'''」、「'''徵信錄'''」及「'''證明書'''」。用戶若沒有輸入這些名稱,系統會自動以中文姓名作為這三項目的預設名稱。 *系統預設「'''捐獻收據'''」、「'''徵信錄'''」及「'''證明書'''」三項都可列印,若用戶要取消列印項目,請在相關的項目上取消打勾。 *「'''捐獻編號'''」可由系統自動產生,操作方式可參閱「[[自動編號]]」。 *「'''捐獻界別'''」只為製作報表時作分析用。若直接輸入「'''捐獻界別'''」資料,所輸入資料不會記錄在「'''[[速查表]]'''」內。有關欄位欄位之預設可參考「'''[[速查表]]'''」介紹。另外也可以滑鼠雙按 (Double-click) 「'''捐獻界別'''」欄位名稱(滑鼠移至該等欄位名稱時,名稱會加上底線顯示,以滋識別),直接設定該項目的預設值。 === 瀏覽奉獻記錄 === 從左方的日期索引中選擇要顯示的奉獻月份或年份,右方會即時顯示相關的奉獻記錄資料 [[File:SCR Member Offering 2.png|border]] {{note}} * 奉獻記錄只供瀏覽,不能修改。 == 跟進、探訪資料 == [[File:SCR Membwe Follow-up 1.png|border]] {{note}} *「'''探訪類別'''」可在主畫面左邊的分類作篩選記錄之用。 === 新增探訪記錄 === # 按「'''跟進.探訪'''」標籤 # 按右方的「'''新增'''」([[File:BTN Add.jpg|border]]) # 系統自動顯示當天「'''日期'''」,用戶也可以按「'''日曆'''」([[File:Icon Show Calendar.jpg|border]])選取日期 # 設定記錄的「'''保密'''」層次 # 選擇探訪者的「'''性別'''」 # 輸入「'''對像'''」名稱、「'''年齡'''」、「'''住宅電話'''」、「'''流動電話'''」、「'''地址'''」及「'''電郵'''」 # 輸入「'''跟進者'''」名稱 # 從「'''性質'''」選擇合適的性質,用戶也可以直接輸入所需的性質 # 從「'''類別'''」選擇合適的類別,用戶也可以直接輸入所需的類別 # 從「'''原因'''」選擇合適的回應,用戶也可以直接輸入所需的原因 # 從「'''狀況'''」選擇合適的狀況,用戶也可以直接輸入所需的狀況 # 從「'''回應'''」選擇合適的回應,用戶也可以直接輸入所需的回應 # 從「'''轉介'''」選擇合適的轉介,用戶也可以直接輸入所需的轉介,可以輸入或按「'''日曆'''」([[File:Icon Show Calendar.jpg|border]])選取轉介日期 # 在「'''備註'''」欄位輸入相關資料 # 若受訪者有參加過迎新會,請勾選「'''迎新聚會'''」 # 最後按「'''儲存'''」 [[File:SCR Membwe Follow-up 2.png|border]] {{note}} *新增記錄時,系統會自動把會眾的「'''中文姓名'''」、「'''性別'''」、「'''住宅電話'''」、「'''流動電話'''」、「'''地址'''」及「'''電郵'''」自動填入,另外,會按眾的出生日期自動計算受訪者的「'''年齡'''」。 *若直接輸入探訪「'''性質'''」、「'''類別'''」、「'''原因'''」、「'''狀況'''」、「'''回應'''」及「'''轉介'''」資料,所輸入資料不會記錄在「[[速查表]]」內。有關這些欄位之預設可參考「[[速查表]]」介紹。 *若要刪除「'''轉介日期'''」,可按日期右方的「[[File:BTN Cancel.jpg|border]]」。 === 更改探訪記錄 === {{note}} === 刪除探訪記錄 === {{note}} == 自定、備註資料 == # # # # {{note}}
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